开卷管理

开卷管理（open-book management）

　　开卷管理，是一种提升员工士气的管理策略，寻求获得某种平衡的绩效管理体系。

　　就此种体系而言,它主要是对如下两种需求进行平衡:获取竞争力和赢利滚滚的需求,以及人性化需求.此种体系之所以被称作"开卷管理",主要是因为它遵循的哲学是: 如果企业能够展示它的账簿的话---展示利润,损失,收入和费用——那么员工的参与度将大大增强,他们将变得更具商业头脑,将积极参与企业运作,共同沿着正确的方向努力将上述数字体现的绩效搞好。有些公司甚至走得更远,他们基于员工提升上述数字的努力程度,与员工共享公司的利润。这一体系要想获得成功,极大依赖于企业如何向员工传授业务知识.如果员工没有获得任何有助于理解企业财务状况的工具,那么员工的参与度将大受影响。

　　显而易见,对于能够并且愿意将公司的财务信息与员工进行分享的公司而言,他们都可以采纳这一绩效管理体系.上市公司比较容易实施这一模式。透过公开企业的各种关键数据，解释两项重要信息：一、个人怎样改善表现？二、为甚么要改善表现？因为员工付出更多努力和时间，便会改善企业的业绩，而最终企业与员工得相当的权力，对鼓励工作士气有一定帮助。

　　美国管理大师道格拉斯·麦格雷戈在其重要著作《企业的人性面》中指出,每一位管理者均有自己的一套管理哲学,其管理哲学取决于对人性行为的看法。

　　麦格雷戈将这些传统管理哲学归类为X理论和Y理论,其中X理论认为一般人皆生性怠惰,缺乏大志、厌恶责任、宁愿受人指挥,因此员工的行动有赖于指引,管理有赖于说服、奖励、惩罚及控制;而Y理论则认为人的发展潜力、肩负责任的能力、朝向组织目标以及引导其行为的能力,都是其本性所固有的,管理的责任,则是使员工认识其固有的特性,从而自行发展这些特性。开卷管理就是以Y理论为基础的一种科学管理,管理的核心作用体现为:促进学习、激发灵感和洞察未来。激励、综合、协调一线人员的努力与贡献,以更高的视野兼顾全局,并将一线人员的创新理念整合到企业发展的统一战略框架之中,从而促进企业的发展。而这一切的前提即是对企业信息的公开化,使员工的主动权得到尊重。

　　开卷管理作为提升企业内部凝聚力和感召力的有效途径,将员工的个人愿望、理想、价值观和企业的战略思想、战略目标、经营理念有机地结合在一起,发挥员工个人的主观能动性和集体的智慧,为企业创造价值。其最大特点在于它主要不是依靠外力(如发号施令),而是依靠人性解放、权力平等、民主管理,从内心深处来激发每个员工的内在潜力、主动性和创造精神,使他们能真正做到心情舒畅、不遗余力地为企业开拓优良业绩,成为企业在全球激烈的市场竞争中取得竞争优势的力量源泉。

　　要使开卷管理发挥到效用，企业必须符合三个条件：

　　一、改变以往分配资料的形式，从此部门主管须把手上的资料公开，包括了营业额、财政目标和预算等。因为这些数据都可作企业的温度计，量度成绩起跌，而且解释了企业某种行为和策略的动机，使员工在数据中预测到他们的表现对企业的影响。

　　二、让员工自定工作进度，增加他们的责任，令产品和服务达到一定水准外，还需要让他们计划成本预算和利润目。在开卷管理的企业内，所有员工都会学习评估、分析和衡量财政数字。

　　三、企业必须设立完善的酬金制度，包括花红奖励和认股权计划。开卷管理的特点之一，是奖励制度与部门表现挂钓，使之更易量度。在这透明度高的制度下，员工对决定企业成功的数据有一定的理解，在一般情况下，会改善他们的表现来影响数量。而且未达到目标以前，员工会预先得知应得的奖励。

　　采取开卷式管理有以下4个步骤；

1、让信息透明化、公开化

　　就是让营运和财务数字说话，把所有数据包括收入、成本、利润、现金流量、应收和应付账款，客户合约等都让员工知道，让他们知道如何把工作做得更好，更有效率。这些数字可以印出来，做成报表或图表，或上网让员工查询。

2、教员工基本的财务知识

　　让所有员工都了解基本的财务知识，透过训练让他们知道每个名词的意义。并且能够意识到公司目前经营的好坏。史塔克经常强调经营企业就像打球，要先懂得游戏规则。一旦懂得规则，才知道球要怎么打。把追求目标当成上篮得分，要如何克服困难，寻找机会，过程是相当有趣的。一旦员工了解数字代表的意涵，就会工作得起劲。

3、员工要对其掌控的数字负责

　　许多公司成立项目小组、混合任务小组或其它作业小组，却没有让他们共享财务信息。因此最好方式是让一起作业的人定期（每周或每月）在一起讨论相关的财务数字，知道经营的成果和改进方法。每个人都要对自己掌控的数字负责，同一单位内的各个成员不但了解自己也了解别人的绩效表现，彼此互相信任和合作。

4、根据员工的表现给予奖励

　　如果你要员工像合伙人一样思考，你也要给予相同的奖励。传统的企业虽然也会给予员工分红，但员工只是被动的根据公司政策得到奖励。推行开卷式管理的员工则清楚他们的表现和公司的营运有密切关系，做得好，他们就会得到该有的奖赏，做不好，他们也了解公司目前营运的困难，为何奖金或薪资缩水。

　　改革开放以来,我国中小企业迅速成长,已经成为推动国民经济和社会发展以及构建和谐社会的重要力量。但是不少中小企业的寿命不长,原因主要是管理不善。要么延续了工业时期过于苛刻的管理模式,要么就是采用了家庭式父爱型管理模式,总之没有形成一套科学系统的管理方式。我国中小型企业存在诸如企业组织结构中存在高度集权化现象、企业内部沟通机制中缺乏合作和协调意识、企业人才战略中表现短视和浮躁等问题。因此,我国中小企业应用开卷式管理应采取自上而下进行变革的方式,并通过以下途径将开卷管理的理论与方法运用到企业的各个方面。

　　(一)用开卷管理改造企业文化

　　企业最高层次的竞争已经不再是人、财、物的竞争,而是文化的竞争。最先进的管理思想是用文化进行管理,因此,企业经营者越来越注重企业文化的建设和价值观的塑造,开卷式企业文化正成为企业核心竞争力的有力保障。

　　企业文化是个看不见、摸不着的东西,不少人都感觉“虚”,不知道文化建设从哪入手,重点在哪,因而,一些企业的文化建设却总是不入门,在门外徘徊。企业文化建设的关键在于要让文化经历从理念到行动、从抽象到具体、从口头到书面的过程,要得到员工的理解和认同,转化为员工的日常工作行为。如让员工参与企业开卷文化建设、高层管理人员以身作则从点滴做起、通过理念故事化和故事理念化等形式进行宣传。

　　(二)按开卷管理要求变革企业组织结构

　　针对传统的职能型垂直的等级化企业组织结构的缺陷,适应快速变化的市场竞争环境的需要,开卷式管理理论提出了通过减少中间管理层,压缩职能机构,下放权限等,以建立一种紧凑而富有弹性的新型学习型网络式组织,实现敏捷、灵活、快速和柔性化等优点。

　　为此,做到管理分权化、以虚拟实践社团作为创新的源泉(即组建虚拟实践社团,为企业的发展提供创新性的建议与方案)、以网络式组织取代层级组织。

　　(三)用开卷管理改进企业内部沟通激励机制

　　随着国内企业业务领域的不断扩张,组织机体日益庞大。为保证组织的有效运作,国内企业虽也在不断调整企业的组织架构和管理流程,力图压缩管理层次,提高企业管理效率,但不少企业还是忽略了构建高效执行力的重要一环———内部沟通机制。内部沟通机制的不畅直接导致企业反应迟钝,严重影响了企业的灵活性和决策效率。开卷管理最大的特点就是信息交流透明方便,所以它设计了多种沟通方式,着力解决组织扩展过程中的信息阻塞问题。因此要强化内部培训、增加公共交流场所、建立完整高效的网络系统等,以改善企业的软硬件条件。

　　(四)用开卷管理理论改造企业人力资源管理

　　开卷管理的环境,是为组织培育经营者而设计的。因此人力资源管理部门在征才、选才、育才、用才、留才等方面会受到新的挑战:在教育训练方面,不仅仅是培训同仁有关于业务工作之技能,也要让他们知道企业经营的基础以及财务报表上数字的意义。在工作授权方面,则是针对员工经营企业及以财务为目标之工作来授权,而不只是工作上操作的目标。当然,这就需要有人负起责任去管理这改变的过程,并主动去考虑设计一个弹性的人力资源管理系统,主要体现在甄选雇用、绩效评估和教育训练等方面。

　　(五)在企业财务管理中贯彻开卷管理的原理

　　如果企业向其所有员工都开放账目,让他们在想看的时候就能看到,并同时教会员工更好地理解这幅巨大的财务图画,那么企业将会更有效率。为此,必须加强组织联系,并实现变动的薪资报酬。

　　美国春田再制公司（Springfield Re Manufacturing）的前身是国际丰收公司（International Harvester）旗下一个零件再制中心，主要从事柴油引擎、水帮浦等零件的再制。1979年由于经营不善，年营收2600万美元，却亏损200万美元，面临倒闭威胁。公司决定裁员并缩减2／3的生产线以度过危机。当时工厂负责人杰克．史塔克（Jack Stack）和其它12位经理筹资了900万美元在1982年买下公司，经过4年努力，公司转亏为盈，1986年营收为4200万美元，年成长率30%。

　　在这段时间，史塔克推出了员工入股计划，让员工占有31%的股份，史塔克仍为最大股东。其次，他召开每周一次部门主管会议，检讨公司经营成果，会后把重要的财务数据让所有员工知道。员工和经理在下班后会聚在一起讨论公司的营运状况。此外，他建立起20几种根据绩效表现所设定的奖励办法，有效激励员工提升士气和生产力。但是在1986年底，因为最大的客户通用汽车取消了5千个引擎的订单，使得它次年的业绩流失40%，因此史塔克积极投入新产品开发，避免裁减员工。

　　到1998年，春田和全美最大的农业和建筑设备公司Deere ＆ Company合资成立再制科技公司（ReGen Technologies L.L.C.）专门生产柴油引擎。来年，春田年营收达5千万美元，开始朝多元化经营，避免受到景气循环的影响。到2000年以后，春田成长为拥有22家子公司，年营收1.5亿美元，年成长率15%的企业，是否美国中小企业的典范之一。

　　春田转败为胜的关键在于史塔克倡导的“开卷管理”（open-book management）方式，即是把公司的帐簿公开，把财务数据和员工分享，这些数据包括损益平衡表、资产负债表、盈亏数字、预算、营业预估等。和传统管理最大不同在于，过去一般员工对公司的经营状况，尤其是财务状况都只能用猜测的，因此员工只把自己视为受雇者，公司经营好坏、赚不赚钱和他不相干，但是开卷式管理把员工视为合伙人，一起帮助公司成长。推行开卷式管理的公司建立起一个互信和互重的组织环境，让所有人都了解和关心公司目标和发展。