会计电算化信息系统试运行

　　会计电算化信息系统试运行是新建会汁电算化信息系统使用的最初阶段．是指单位在建立会计电算化信息系统后，用手工和计算机同时处理会计业务的过程，也称之为并运行。由于试运行要对需要电算化的会汁业务进行双重操作和处理，因而增加了试运行期间的会计工作量。

　　1、检查和调整科目体系是否能适应核算要求、报表要求、管理要求和会计制度要求，科目体系是否完整等：

　　2、检查和调整各种核算方法的可行性和准确性。试运行阶段是人机并行工作的阶段，两者核算结果必须一致。但是，由于电算化核算精度很高，会在诸如利息计算、折旧计算、材料分配、成本分摊等核算上出现数值差异，这是合理的。在记账部分，则绝不能出现差别。

　　3、检查工作程序，主要检查在准备阶段所制定的一些规定、各个核算方案之间的结构安排、财务核算的工作程序等是否畅通。

　　4、对软件完善程度检查。

　　在试运行阶段，对软件的各个功能进行全面综合测试，可使潜在的问题充分暴露出来，尤其是在会计数据的安全性和可靠性方面，以保证实际运行中的正常使用。对会计工作来说，月末处理的各种数据量最大，而且存在着大量的会计数据结转工作，因此，会计软件试运行应至少有2—3个月时间来检验。运行时间最好选择在年末至次年初，即11月至次年1月。这主要是因为会计业务在接近年底时数据量大，而且涉及面广，多数的会计初始工作都要发生，如年终结算，各种报表的编制都是在12月最为完整全面。

　　新建立的会计电算化信息系统能否顺利运行．只有经过实际运作才能做出结论。因此．试运行的作用主要包括以下几个方面：

　　1．检查会计软件的功能

　　试运行可以检查会计软件所具有的功能是否达到了规划预定的目标和要求，能甭满足本单位的需要等。例如：每月最多编制记账凭证的张数是多少、有无自动银行对账、现金流量表编制与外币核算功能、数据能否正常备份和打印、最多能建立几套账及其软件的工作界面是否满足操作人员的需求等。

　　2．检查会计软件的合法性、安全性和可靠性

　　试运行可以检查会计软件是否符合财政部关于会计软件的几项规定的有关要求．是否符合财政部门制定的财务会计制度；检查整个系统在运行过程巾是否安令可靠．能否保证会计核算工作的正常进行，能否防止一些意外事故等。

　　3．检查会计软件处理数据的正确性

　　试运行可以检查每一功能模块是否按规定的处理程序及方法完成核算业务，通过手工与电算化两种方式核算结果的比较．检验在记账、编制报表、成本核算、工资计算等业务处理的一致性和正确性。

　　4．检验电算化会计人员的工作能力

　　试运行可以检查电算化会计人员是否经过相关培训、是否懂得会计软件的基本工作原理和要求、能否正确和熟练操作会计软件、能否根据系统提示的错误信息及时排除一般性的操作故障。

　　5．检查的新建系统的完善情况

　　试运行可以检查有关工作准备是否充分和周到，有无一些没有预料到的问题和措施，例如在计算机硬件质量和内部管理制度等方面。

　　组织和实施会计电算化信息系统的试运行．一方面能够较早发现会计电算化信息系统建立过程中存在的问题和错误．及时解决系统问题、排除系统隐患、完善系统功能；另一方面能使电算化会计人员熟悉系统的工作流程和操作方法．适应电算化工作环境。可见．试运行是一个人机及其系统相互适应、不断完善的过程．是会汁信息系统从手工到电算化平稳过渡的保证措施。

　　虽然不同电算化会计信息子系统试运行的详细内容和具体步骤有所区别。但其基本内容和步骤可概括如下：

　　第一步：建立核算单位(账套)；

　　第二步：进行系统初始设置；

　　第三步：输入采集整理的会计数据；

　　第四步：用计算机加工处理会计数据；

　　第五步：输出会计信息；

　　第六步：对比与评价试运行结果。

　　试运行前．用户必须根据本单位会计工作的特点，结合会计软件特别是商品化通用会计软件处理会计、业务的功能和要求，做好手工与计算机衔接的各项准备工作。主要有包括以下几个方面：

　　一、选择试运行的起始时间

　　试运行起始时间的选择，直接影响到试运行目标的实现。为了全面测试新建会汁电算化信息系统及其选配会计软件的质量．一般最好选择第三季度开始试运行。理由如下：

　　1．可以测试软件日常处理数据的最大容量

　　通常会计业务在接近年底时，数据量相对较大．业务类型较为全面。

　　2．可以测试软件跨年度处理数据的功能

　　只有到年度终了，才能检查会计软件中“年结”功能处理数据的安全性和正确性。

　　3．可以减少软件正式运行时的初始工作量

　　一旦六个月成功试运行，有利于下一年年初的正式运行工作。

　　二、确定会计核算方法

　　不同单位的管理要求、生产组织方式和工艺流程各有特点。因此，工资核算、成本计算、材料计价、同定资产折旧和销售核算等方法不尽相同，必须事先确定。例如：工资核算就有计时、计件工资，有工效挂钩的效益工资，奖励浮动工资等；成本计算也分有品种法、分批法、分步法等；材料日常计价采用实际成本计价还是计划成本计价；同定资产折旧采用综合折旧，还是个别折旧，采用年限平均方法，还是加速折旧方法等等。

　　三、规范记账凭证与账簿的格式

　　为了使记账凭证和账簿的格式更适合于计算机处理，必须对手工会计中的有关格式进行重新规定。它决定了会计电算化信息系统数据录入形式、存储方式和输出格式。例如：记账凭证采用通用凭证还是分类凭证或更详细的分类；哪些科目的账簿格式需要选择三栏式、数量金额式、复币式、数量外币式等。当会计软件不提供多栏式账户格式时，可将手工多栏账中的栏目采用设立明细账的方法来弥补软件功能的不足。

　　四、整理手工会计业务数据

　　在手工会计中，有些单位特别是会计基础工作较差的单位，难免出现一些错账或乱账，因此，事先必须认真进行整理。主要包括以下四项内容：

　　1．核对数据

　　将手工会计中的账证表进行账账、账证、账实、账表核对，并要求取得一致，确保试运行初始数据的正确性。

　　2．整理科目余额及发生额

　　凡是本单位在本年度内处理会计业务使用的总账科目和明细科目，都必须将涉及的本位币、数量和外币的年初余额及其本年启用月以前各月(不在年初试运行时)的借贷方发生额一一整理出来。它通常与建立的“会计科目体系”及其编码合编成一览表。

　　3．清理往来账户

　　往来业务通常涉及单位较多，变动性强，金额较大，在会计电算化信息系统中，如果对往来业务单独进行核算和管理．不仅要整理出往来总账科目的年初余额和启用月以前各月的发生额．而且还要清理出在系统启用月初仍未核销的每笔往来业务的发生情况，例如金额、时间、经手人等。为了便于录入初始数据，通常整理成一览表，即未核销往来业务一览表。

　　4．清理银行账户

　　将本单位的银行存款日记账与银行对账单进行详细核对，把系统启用月的上一月末账单中的余额和未达账项编制成“银行存款余额调节表”，为会计电算化信息系统自动“银行对账”提供初始数据。

　　五、建立会计科目体系

　　电算化会计功能的增强，使其会计科目体系与手工会计有所不同。因此，应根据单位需要和会计软件要求建立会计电算化信息系统的会计科目体系。一般包括：

　　1．会计科目的名称

　　确定系统核算需要的一级科目、中问级科目和明细级科目。

　　2．会计科目的属性

　　确定每一个会计科目的性质、类别和账户格式。

　　3．辅助核算的会计科目

　　 确定哪些会计科目需要进行往来核算、部门核算、项目核算、现金流量核算、银行对账和自动结汇等辅助核算。

　　六、制定编码规则

　　会计电算化信息系统主要是用代码来区别不同内容的会计信息，而且同类会计信息的编码不能重复。因此，在试运行前必须制定编码规则，为科目、部门、往来、项目和现金流量等进行具体编码提供依据。编码规则主要包括分级级数、每级位长和具体编码，例如：会计科目的编码分为四级，一级位长为4，二级位长为2，三级位长为2，四级位长为2，那么，C产品的直接材料就可以用41010301代码来表示。

　　一、严把输入数据的质量关

　　输入数据的质地是保证试运行成功的关键。南于试运行阶段．操作员不太熟悉系统操作方法和规程、数据的错输、蓖输和漏输是不可避免的。冈此，数据输入前不仅要按会计软件的要求进行整理和审核，而且在正式记账前还要对录八的数掂进行逐笔复核，确保机内原始数据的正确与完整。

　　二、加强试运行的组织管理

　　在试运行阶段由于要同时提供两套核算资料，工作量较大．不能旷日持久。尽管试运行不是正式运行，也应在思想上、组织上和技术上高度重视．力争试运行一次成功。如果准备匆忙、试运行草率，必然导致试运行失败。

　　三、合理确定试运行的时间

　　财政部颁布的《会汁电算化丁作规范》中明确指出：替代手工己账之前，各单位必须试运行三个月以上，一般不超过六个月。看来．时间既不能太短、也不宜太长。太短不能充分暴露有些问题而形成隐患．太长会计人员会麻痹大意而影响工作质量。

　　四、适时转移试运行的工作重点

　　在刚开始试运行时，应以手工核算为主，计算机核算为辅，经过一段时问试运行后，应当逐渐将工作重点转移到汁算机核算上来。变成以计算机为主，以手工核算为辅．为彻底甩掉手工核算做好准备。

　　五、及时备份试运行数据

　　初次运行会计电算化信息系统．由于操作技能、软件质量本身等原因，难免出现故障而造成系统数据的破坏和丢失。考虑到通用会汁软件的初始化工作量较大、会汁业务的连续性要求、减少恢复系统的工作量．建议最好及时备份试运行的会计数据。

　　六、客观评价试运行的结果

　　在试运行过程中，要注意收集整理试运行的文档资料，及时检查和总结。在试运行结束后，要对试运行的具体情况和结果作出客观真实的评价，如果试运行效果不理想，应向有关专业公司或专家咨询，解决存在的问题。不要自欺欺人，否则将会贻误会计电算化工作按期正常进行。