赠品管理

　　赠品管理是指与赠品仓的仓存业务相关的单据的新增及其它相关处理，包括赠品入库、出库单，即虚仓入出库单。

　　赠品作为企业资产和商品价值的组成部分，其管理的具体目的和意义主要体现在：

　　一是增强企业整体管理水平，有利于企业规范运作和稳健持续发展；

　　二是提高市场销售份额，增强企业竞争力，扩大企业知名度；

　　三是保持合理库存结构，提高资产运营效率等。

　　就一般性企业而言，赠品管理存在的主要问题集中表现在：一是管理意识淡薄。赠品的管理过程中人为随意性较大，有的企业从中层到库工相互串通勾结，利用职务之便与管理漏洞将赠品人情出库或变卖，或者未将赠品纳入资产盘点范围的现象更是比比皆是；二是管理体系不健全。就赠品实物流转而言，从赠品入库、出库及消费者领取等环节缺乏具体程序性管理规定；就价值流转而言，相关授权不清、票据流转及归档混乱等问题严重；三是管理手段落后。没有纳入ERP进销存系统管理，不分库不分区导致出入库及期末盘点人工劳动强度加大。对赠品没有进行科学分类和统一编码，对赠品数据缺乏理性分析，更没有将赠品数据与相关数据结合分析，使得赠品管理中出现效率低下、账实不符等等问题。存在上述问题的，更多地集中在成长型或非成熟型企业。赠品管理虽然事小，一旦出现纰漏给企业造成的麻烦却不小。从企业管理角度而言，由于赠品是无成本商品且种类繁多流动性强，要求企业在管理中不仅要遵循商品管理的常规办法，更要结合企业自身所处行业与赠品本身特点进行特殊管理。

　　1．提高管理意识。提高企业管理者对赠品管理理念，从战略高度决定企业的长远发展及对相关事项的管理环境。是实现赠品管理目标的前提条件。实现利润最大化是每一个企业追求的终极目标，管理见水平、管理出效益。

　　2．健全管理体系。建立与之相匹配的赠品管理体系，制定相应的管理制度是实现企业赠品管理目标的有力保证。诸如：入库要有入库单；出库要有凭据；完善资产安全保养保管制度，健全不同的赠品授权审批权及审核义务；单据填制要书写流畅、字迹工整、信息完整；各类票据单证应当按照规定制作并打印；明确盘点工作的具体要求及各级人员职责分工等具体规定。制定赠品的各项实施细则性规章制度，不留缺口、不留死角，没有所谓的真空地带和缝隙，以保证赠品管理有序进行、资产安全完整。

　　3．进行分别管理和分类编码管理。由于赠品的特殊性，首先应将其分库分区分别管理。进行分别分类管理可以缩短货物挑选及收发作业的时间、合理使用仓容提高仓库容量的使用率、利于保管员熟悉货物的性能提高保管养护的技术水平、根据需要可合理配制和使用机械设施有效提高机械化自动化操作程度、利于仓储货物的安全，减少损耗。对赠品进行编码，赋予商品以一定规律的代表性符号，符号可以由字母、数字、特殊标记等构成，商品编码与商品分类关系密切。

　　4．制定具体措施强化入库管理。赠品入库与正常商品入库无异，都需经过审该、验收、签收、出据等程序。由于赠品为无成本商品，因此赠品入库单应为无金额、有数量及其他相关信息的入库单据。验收中，按照证件及票据验收与实物验收相结合的原则，核对赠品数量、规格、质量等各项要求是否与国家标准及供货合同规定一致。对发现问题，诸如证件票据不全、数量短缺、单货不符、质量异常、包装不符、磅差、残损潮污等情况时，处理要做到及时、准确、有效、有序，以免问题遗留。严格履行入库时的工作职责赠品数量和质量方面的问题就可能及时发现。否则，超过索赔期，即使发现问题，也难以与供应商交涉，如此就会给企业造成损失。

　　5．强化出库管理杜绝舞弊发生。出库时，要坚决杜绝任何情况下的凭信誉或非正常手续的赠品出库。由于赠品的特殊性，强化出库时授权及票据流转管理是控制赠品问题出现的有效途径。诸如：销售供应品时，将所附赠品另外填制赠品请售单。赠品请售单为无金额式单据，该请售单除了应填制赠品政策，还应由销售人员、客户、企业相关授权人员签批后，方可持票办理供应品付款业务。

　　6．建立完善的赠品盘存管理制度。制定盘点工作的范围、时点、人员、差异处理办法等具体准则。盘点前，将赠品按品类、型号整齐码放，残损过季作废等次品类应当单独码放单独处理；统计整理当日出人库单据、清理系统内未达账、打印空白数量的盘点表；盘点时，按照实物摆放顺序依次清点、盘点人员唱报点数、财务人员记录做好监盘工作；所有数据均应以实际盘点数为准。盘点结束后，将盘点数与系统数据进行核对，对盘点差异产生的原因及时上报，以确定是系统或是人为因素，根据产生的问题提出后继整改建议，及时改进赠品管理制度。

　　7．账册、票据、授权、记录清晰明了。在出人库过程中的赠品按照供应合同的规定进行类别、品种、规格等项目的核对登记时，还要根据企业管理需要及现场情况进行备注说明。如：发现数量不足、规格不符、质量不符情况的，除了应做到应有的登记外，有时还应有必要的备注说明和与相关部门的沟通。进行详细记录是各个部门明确责任的依据，也是杜绝账外资产私下交易，减少企业损失的途径之一。出入库发生的各种票据及形成的账册应当有严格的交接手续；按照不同类别不同时期予以分别装订并且定期封库，作为企业长期文档保管。通过赠品业务发生过程中产生的交易轨迹可以检查出授权审批管理制度是否完善、赠品流转是否顺畅、有无滥用职权、徇私舞弊、人情出入库等行为。

　　8．科学系统的管理技术方法。使用现代计算机系统是提高管理效率的有效途径。启用适合于企业的库存商品进销存ERP系统和财务软件系统，对赠品应该结合企业自身情况在启用库存商品进销存时同时启用赠品模块，帮助企业随时了解库存的动态信息。