日常事务型公共关系
目录
|
什么是日常事务型公共关系
日常事务型公共关系是指在组织运行中，各个环节要注意形象问题，始终如一地贯彻公共关系目标，争取公众，扩大影响，努力树立形象的公共关系活动模式。
日常事务型公共关系的特点
1．多样性
可以这样说，组织所有的公关工作都可以归入日常事务型或者至少说离不开日常性的工作。日常公关工作的范围极其广泛，几乎涉及组织与社会交往的方方面面。
2．长期性、不间断性
这是日常公关工作最显著的特征，也是区别于专门公关实务之处。专门公关活动是短期的、阶段性的，日常公关工作则是长期的、不间断进行的，是组织每一天都要处理的事务。
3．整体性
无论何种日常事务，其作用是大还是小，社会影响是否广泛，都是组织整个公关工作的组成部分，是不可缺少的，是局部与整体的关系。而组织的全部公关工作是组织整体工作的重要组成部分，所以日常的公关工作必须与组织的其他工作相互协调，相互配合，在整体的统辖下发挥自己的作用，促进组织的整体工作。
4．目的性
尽管日常公关事务多种多样，都有自己的具体目的，但最终目的都是为了建立、协调和改善组织与公众的关系，提高组织的知名度和美誉度，树立组织的良好形象。具体公关工作的目的必须服务于组织的总的公关目标。组织的整体公关工作作为组织整体工作的组成部分，其目标也受制于组织的总目标。
5．技术性、技巧性
日常的公关工作看似简单、琐碎，但是要想真正做好并非易事，需要掌握和运用一系列专门的技术、技巧。例如进行公关调查来收集信息，不同的调查方法需要不同的技术。在进行与公众面对面的访谈调查时，要发挥公关人员的主观能动性，分析受访者的心理活动，采取相应的问话技巧，取得对方的配合。访谈技巧的运用好坏将直接影响到收集信息的可靠性。并非所有的人都可以胜任公关工作，公关对公关人员的素质有较高标准和要求。
日常事务型公共关系的功能
1．采集信息
在当今社会，信息扮演着日益重要的角色，是一个组织实现工作目标、进行科学决策的重要依据。组织的内外环境因受到多种因素的影响而不断地发生变化，组织要通过日常公关工作，收集对组织有影响的各种信息，为组织的发展提供服务，其中包括组织形象信息、产品形象信息、社会环境信息等。信息的采集应通过多种渠道。可以从新闻媒介和文献中采集。新闻媒介是最重要的渠道，其信息量大、信息面广；各种公开的出版物和刊物都是可供采集的，并要在广泛收集的基础上进行整理、分类、分析、归档，作为向组织管理层提供咨询建议的依据。
通过收集有关组织内部的信息资料，如组织的工作计划、年度报表、内部调查资料、组织的公文文件等，可以掌握组织的运行状态。对外部信息的收集可以使组织把握有关的社会信息及其走向，以监视和预测公众的态度及其变化方向，从而监测组织的公关状态，并适时采取必要的措施，使组织运行保持在相对平衡状态，保证公关总目标和组织整体目标的实现。从这个意义上讲，日常公关有“预警”的功能，能使组织在即将面临的危机之前预先采取措施，避免危机的发生或减少危机对组织造成的影响。
3．对组织的经营决策提供咨询建议
咨询建议实际上是公关工作人员有选择、有分析地向组织的管理层传递有关公众的信息的过程，是信息处理工作的延伸，有利于组织决策的科学化，减少决策的风险。公关人员从事日常性的公关工作，接触和了解的信息最多，也最了解公众的需求和要求，最具有咨询建议的发言权。公关人员还可以根据决策者的要求搜集信息，为组织的管理层提供有关公众方面的可靠情况，为具体决策提供科学的依据，其主要内容有：关于组织形象的评估，关于社会公众心理的分析和预测，关于实施组织目标的策略、办法等的建议，关于本组织方针、政策、计划的评议等。
4．组织的内外协调沟通
组织内部的协调表现为协调干群间、部门间、员工间的内部关系。日常公关工作中，公关人员通过经常向领导者反映员工的情绪、意见和要求，使下情上达；同时及时向员工宣传组织的目标、管理方针、决策，使上情下达，做好领导与下级员工间的沟通工作，消除可能产生的误会。另外公关部门通过与组织内各部门的联系，使信息畅通，协调各部门之间的矛盾冲突。
组织外部协调表现为组织与社会各界公众相互沟通、相互理解，从而减少摩擦，预防组织与公众间纠纷的发生或在发生纠纷后以诚信为核心，采取各种措施，使纠纷得到及时的处理，重树组织与公众的良好关系，达到协调的目的。
5．增强组织的凝聚力
公关作为一种内求团结、外求发展的艺术，具有凝聚的功能。它使得组织内部上下一心，团结一致，为了共同的目标和利益而同舟共济。组织内部员工间关系的和谐一致，并不仅仅取决于经济因素，还常常依赖于内在的情感沟通和心理认同。公关工作人员日常与员工的谈心、座谈，为员工举办的一些公关活动，如联谊会、邀请员工家属参观访问组织等，能够使员工对组织产生认同和感情，发挥其主观能动性和创造性，增强组织的向心力和凝聚力。相比于政治手段和经济手段，这种效果更为持久和牢固。
作为公关活动的一部分，公关日常事务还具有宣传功能、间接的促销功能和策划专题活动的功能等。
日常事务型公共关系的要点
在日常事务型公共关系中，要把握两大要点：
第一，培训和强化全体员工的公关意识。只有明确的重视公众的公关意识，才会有相应的言语、表情和姿势等行为表达重视顾客之意，才会有真正的“顾客第一”的公关行为。反之，如果没有公关意识，所谓的公关行为也会形似而神不似。在各行业提倡“微笑服务”的今天，可以听到有些工作人员一句冷漠的“欢迎光临”，这是没有公关意识的体现。全员公关需要全员具有明确的公关意识。
第二，将公共关系行为规范化、制度化。组织的管理者应该树立文明经营、诚信经营的思想，即从原材料的采购、加工到生产出顾客满意的优质产品到提供良好的服务过程中一直要贯穿诚信的理念。其次，组织对所属各部门、各工种等必须制定合理、全面的规章制度，强化公关效果。