电子数据处理系统

电子数据处理系统(Electronic Data Processing System，EDPS)

　　电子数据处理系统(以下简称EDPS)是实现数据处理计算机化，以提高数据处理的效率为主要目标的系统，它处理的问题高度结构化、功能单一、涉及范围小，如订票系统、会计成本核算系统、库存物资统计系统、员工工资发放系统等。它所提供的信息是企业的实时信息，即对企业状况的直接反映。

　　从发展阶段来看，它可分为单项数据处理和综合数据处理两个阶段。

　　1．单项数据处理阶段(20世纪50年代中期到60年代中期)

　　单项数据处理是电子数据处理的初级阶段，主要是用计算机代替部分手动劳动，进行一些简单的单项数据处理工作，如工资计算、统计产量等。1954年，通用电气公司利用计算机进行工资计算成为基于计算机的企业信息系统应用的开端。

　　此阶段的数据处理方式一般为批处理(即用人工收集原始数据，间隔一定时间集中一批数据，记录在信息载体上再输入到计算机处理)。此阶段的基本特征是：数据不是独立的，是应用程序的组成部分。修改数据必须要修改程序。数据之间是独立的、无关的。程序之间也是独立的，不能共享数据，在功能上不能对数据进行管理。

　　利用计算机进行数据处理，计算机就被用到了企业信息管理之中，由此产生了最早的管理软件，即最简单的信息系统。

　　2．综合数据处理阶段(20世纪60年代中期到70年代初期)

　　在综合数据处理阶段的计算机技术有了很大发展，出现了大容量直接存取的外存储器，同时一台计算机能够带动若干终端，可以对多个过程的有关业务数据进行综合处理。这就给将若干分散的单个计算机数据处理终端用联机方式进行综合处理提供了可能，这时各类信息报告系统应运而生，即按事先规定的要求提供各类状态报告。此阶段的数据处理方式是以实时操作为主，并能随机地对数据进行存取和处理(即把输入数据从发生地直接输入到计算机，经运算后的输出数据直接传送给用户)。此阶段的基本特征是：数据不再是程序的组成部分，修改数据不需要修改程序。数据有结构、有组织地构成文件，存储在磁带、磁盘等外存储器上，可以反复地使用和保存。程序已构成一个系统，其作用是对数据进行内、外存交换，通过一套复杂的文件处理技术，如排序、合并、检索等对数据进行管理、处理和计算，同时也出现了一套保证可靠性、准确性的技术，出现了广泛利用人机对话和随机操作技术的实时操作功能。文件系统由于使用上的灵活性和不需要更复杂的数据库管理系统软件，因此可广泛地应用于各种领域。

　　信息报告系统是管理信息系统的雏形，其特点是按事先规定要求提供各类状态报告，如生产状态控制报告系统、服务状态报告系统和研究状态报告系统等。例如，IBM公司的生产状态报告系统。IBM公司生产计算机时，由状态报告系统监视每一个元件生产的进度，大大加快了计划调度的速度，减少了库存。还有美国航空公司的Sabre预约订票系统。20世纪70年代，为应对航空业激烈的竞争，美国航空公司开发了一套名为Sabre的计算机订票系统。该系统的应用为航空公司带来了极大的竞争优势，使美国航空公司几乎垄断了所有的机票销售渠道，为公司带来了巨额的利润。但是随着时间的推移，Sabre系统的局限性暴露出来。系统只能完成数据更新、统计、查询等功能，而没有任何预测和控制作用，更不能改变系统已有的行为，如从历史同期机票预订速度的规律和现有的订票速度来预测可能发生的问题，以及采取何种补救措施等。由此来看，EDPS只能完成单纯的数据处理工作，缺乏分析预测功能，不能满足组织经营管理的需要。

　　从管理层次角度看，EDPS是处于企业组织管理层次中最低层的、最基础的信息系统，是支持企业作业层日常操作的系统。就一个生产企业而言，其作业层主要有生产、销售、采购、库存、运输、财务、人事等日常事务，相应的EDPS可称为生产信息子系统、销售信息子系统、采购信息子系统、库存信息子系统、运输信息子系统、财务信息子系统和人事信息子系统。一般的EDPS基本上都包含有数据的输入、处理和输出三大功能，主要完成数据的收集、输入、数据库的管理、查询、基本运算、日常报表的输出等操作。

　　EDPS的特点是：

　　1．单项的数据处理任务的专用计算机程序；

　　2．使用范围小，主要用于商业、银行、仓库管理等；

　　3．面向低层次的管理事务信息处理和辅助服务工作；

　　4．面向结构化问题。

　　由于EDPS处理的问题处于最低的管理层，因而面对的是高度结构化的问题，即处理步骤比较固定。所以系统的开发可以采用结构化生命周期法进行。

　　电子数据处理系统是以计算机为处理手段的信息系统，该系统包括以下基本要件：

　　1．硬件：硬件是指构成一部计算机的实体装置或设备，包括CPU、内存、硬盘、光驱、键盘等各种数据储存以及数据输入输出设备。

　　2．软件：软件是由一系列计算机指令所构成的计算机程序，以指导计算机完成预定的任务。软件分为系统软件和应用软件。

　　3．数据：在计算机系统中被输人、储存、处理的各种信息。

　　4．文件：对系统和控制结构的输入、处理、输出、报告、逻辑以及操作的描述。

　　上述电子数据处理系统的组成要件可以构成一个简单的系统，也可以构成复杂的系统。在简单的电子数据处理系统中，会计数据储存在主文件中，它们被分批输入计算机中进行更新处理，处理后的数据分批输出，对这样的系统进行审计是比较容易的。但是在科技发达的现代企业中，其电子数据处理系统往往以复杂系统的形式存在，例如：通过联机处理，将若干个终端联系在一起，允许直接使用终端输入、输出，实时处理主文件；通过分布处理，将输入会计数据和编制报表等不同的功能由不同的物理单元执行；通过数据库管理系统，对每一数据元素只储存一次，减少冗余数据，提高文件空间的利用效率。在复杂系统下，技术难度以及内控内容与简单系统有较大的不同，因此需要更复杂的、技术含量更高的审计方法。

　　建立、健全内部控制是管理当局的责任，而电子数据处理环境特有的控制政策程序是这些责任的一部分。审计人员的责任是对电子数据处理环境及手工信息处理环境的控制风险进行评价，在进行实质性测试后发表审计意见。会计责任和审计责任并不会因为电子数据处理环境和手工会计处理环境的差别而有所不同。同样，在审计工作中有些原则是保持不变的：

　　1．审计的目标不变。不论在什么环境中，独立审计的总目标是对财务报表发表审计意见，在此总目标之下的各个项目的具体目标、管理当局的认定也不会由于计算机环境而改变。

　　2．审计的依据不变。审计人员在审计过程中进行审计判断、执行审计程序的标准是审计准则，不论在什么环境下，审计准则都是审计的依据。

　　3．对审计证据的要求不变。收集、评价审计证据是审计过程的核心。审计人员发表审计意见要以充分数量且具有一定证明力的适当的审计证据为基础，无论在什么环境下，对审计证据的要求是不变的。

　　但是，由于计算机的广泛使用，审计人员在对内部控制进行调查了解、进行控制测试、评估控制风险时，会遇到一些特别的情况，这些情况对审计技术和方法会产生影响。同时，为了提高审计效率，审计人员在审计过程中往往要借助计算机工具，这一特殊的工具同样会影响审计技术和方法。

　　EDPS是信息系统的最初形式，管理信息系统(MIS)就是在EDPS的基础上发展建立起来的。我们可以把EDPS看作是一个企业的信息生成器，信息就是通过EDPS自下而上依次到达知识层、管理层和战略层的，可以说，没有EDPS，就没有企业的MIS。

　　从系统的观点考虑，EDPS通常处于企业系统与外界环境的边界位置，起到了连接企业与外界环境的桥梁作用。因此，EDPS的故障将使企业(如银行、超市、航空订票处等)的工作中断，造成极大的损失。

　　另外，EDPS所处理的数据量巨大，是人用手工无法完成的。例如一个银行营业所白天8小时所积累的业务，用手工至少加班4小时才能处理完，而现代的计算机只需几分钟就能完成。利用计算机EDPS系统，一个人一天可以处理500笔业务，如不用计算机可能要50人才能完成。因此，EDPS已成为现代企业无法离开的系统。

　　EDPS的典型成功案例是美国航空公司的SABRE机票预订系统。

　　20世纪50—60年代，美国航空运输业处于激烈的竞争状态。美国航空公司在本土和世界各地有1008个预约订票点，每个预约订票点按一定比例分配着该公司1008个航班、7．6万个座位。由于彼此互不联系，常常造成某一处机票十分紧张，而另几处机票售不出去的现象，导致航班载客率很低。为了改变这种状态，美国航空公司及时地开发了计算机联网订票系统SABRE。该系统可以实现数据的自动更新、自动调配各预约定票点之间的余缺，并能查询旅客和航班的变动情况(包括60万个旅客记录和2．7万个飞行航班记录等等)。

　　系统投入使用后，飞机乘客可以在各个售票点、旅行社通过美国航空公司的计算机终端查询全国范围航班的时刻、票价、空位情况等信息，并可以通过终端订票。因此，SABRE系统不仅给乘客购票带来了方便，也解决了各售票点航班座位分配不均匀的问题，航空公司可以不用考虑座位调配的问题了。SABRE系统使美国航空公司的航班满员率一下子遥遥领先于其他各公司，带来了巨大的经济效益。逐渐地各航空公司都通过SABRE系统出售自己的机票。

　　今天，SABRE系统不仅为公司带来将近5亿美元的年收入，还使美国航空公司拥有在旅行社显示航班信息的控制权。