管理软件

管理软件(Management Software)

　　管理软件是建立在网络平台和数据库平台之上，对经济活动中的物流、资金流和信息流进行管理的应用平台。它的主要任务是获取企业经营活动全过程的数据，通过加工、存储、检索、整理将数据转换为信息，并将这些信息及时、准确、高效和经济地提供给企业的各级管理人员、投资人、债权人、政府部门。

　　管理软件与网络和数据库不同，它在设计时要充分考虑不同企业的类型、管理模式、管理思想对管理软件应用的影响。因此，这种应用软件是伴随着网络和数据库技术的发展，特别是伴随着企业管理模式、管理思想、管理方法的发展而不断发展和完善的。管理软件是将管理思想、管理方法和信息技术有机融合的产物。

　　目前，国内的大型管理软件已经出现了“百花齐放”的现象，其功能随着企业需求的增长而不断增加。

　　从横向看，企业管理的各个方面都有相应的管理软件或子系统的支持，这些子系统可以相对独立运行，解决企业管理某一方面的问题(如工资管理、财务管理)；同时这些子系统又可以集成起来，相互联系、相互作用，共同为企业管理提供支持。

　　从纵向看，管理软件可以分为三个层次：业务执行层、管理控制层、决策支持层。业务执行层处于这金字塔式层次结构的最底层，其主要功能包括对企业经营全过程的反映，即供应链(采购、库存、销售)、生产、薪资福利、财务会计、客户资源管理等环节的信息获取、加工、输出等，实时、动态反映经营活动的实际情况，实现物流、资金流、信息流的有效集成；管理控制层为中层结构，主要功能包括对企业经营全过程的管理和实时控制，通过管理模型或模式利用业务层的信息对资金、资源、成本等进行有效管理或控制，从而达到降低风险、控制成本的目的。例如：财务管理过程中，应用滚动预算等方法对资金进行动态管理，提高资金的使用效率和效益；决策支持层位于金字塔的顶端，其主要是通过数据挖掘，及时、准确的获取可供决策的信息(企业内部当前数据和历史数据以及企业外部的合作伙伴、互联网上的信息等等)，利用决策模型(筹资决策模型、投资决策模型、企业经济价值评估模型等)实时得出各种方案，快速总结业务运作的实际情况以及客户的趋向，从而做出正确、及时的决策。引进财务软件结合管理会计的思想和控制方法(如预算控制、标准控制等)锯决核算和管理会计的问题，提高财务管理水平，利用会计信息或非会计信息支持企业决策活动。

　　实用的管理软件，规模都较大，甚至很大。大型软件复杂，接口信息多，对其设计方法应着重考虑。要设计一个好的应用软件系统，应当遵循下列各项基本原则：

　　1．简单化原则

　　在完成同一功能的前提下，软件应尽量采用简单、清晰的结构。尽管有时简单化的结构可能导致程序量的增加，但总体开发效率却会提高。应特别注意，尽量少用递归、嵌套等繁琐、复杂、易引起错误的结构；能用一维数组的地方，尽量不用二维数组；能用数据库和高级语言解决的问题，不用汇编语言。结构简单化将显著提高软件的可读性和易维护性，降低软件编写和调试的难度。

　　2．模块化原则

　　软件结构的模块化，是指对软件的结构进行规划，将复杂的管理软件系统逐级划分为若干模块，每个模块只是用来解决相对简单或十分简单的问题，模块之间是相对独立的。这些模块通常设计成子程序或过程。

　　模块化的软件易于编写和调试，也易于修改和扩充，有利于课题组若干人员协同研制。在进行模块化软件的方案设计和功能划分时，通常由上向下进行，即首先考虑总体方案，再逐级向下划分，越向下的模块，功能越具体，直至最基层的各个具体模块；但到程序编写和调试时，则由下向上进行，先将最基层的各个模块编写并基本调试好之后，再按照一定的结构，并运用接口法，逐层向上编写和联试，直至组合成完整的管理软件系统。

　　模块化是软件设计的重要原则，确定软件的总体逻辑和设计系统的模块结构，是软件设计的主要任务。软件只有模块化，才能实现结构简单化，才能为软件的开发、调试和维护带来更大方便。

　　3．标准化原则

　　实用的管理软件通常由于规模较大，需由若干人联合编写，必须进行标准化管理，才能协同一致，使研制工作顺利进行。另一方面，为了把研制的软件推广应用，创造更好的社会效益和经济效益，也必须重视标准化原则，尽量向标准化靠拢。

　　标准化工作包括数据模型的统一，软件描述方法的统一，模块接口方法的统一和输出格式的统一等。

　　4．实用化原则

　　管理软件的服务对象是广大用户，要精细地考虑用户使用中的问题，使他们能够接受并乐于使用你的软件。必须方便用户的使用，具有良好的用户界面，使得即便不具备微机应用知识的用户，也能满意地运行软件、解决问题。为此，应注意：

　　(1)应用软件要尽可能汉化，以方便多数用户的使用。

　　(2)软件运行时应适当增加与用户的交互信息，提示用户进行正确操作；程序中并应适当多加注释信息，以方便用户的阅读和理解。

　　(3)程序应具有良好的容错能力，当用户输入了超出范围的数字、字符，或按错了键时，程序能够给出错误提示，并返回重做；在发生错误时，提示重做，而不致于死机或退出。

　　(4)软件应有良好的用户界面。良好的用户界面不仅包括绚丽的色彩和生动醒目的屏幕菜单；而且，还应功能灵活、操作简单，对输入的数据有校验功能，输出方式多样化；具有符合要求的、比较完善的输入、输出格式；除屏幕显示外，根据需要，还可以具有打印、绘图等项功能。

　　(5)宁可把程序编写得稍长一些，也要为用户考虑得尽量周到些，并应尽量采用通俗易懂的算法或实现途径。这是当今管理软件编写的重要原则。万不可故弄玄虚，热衷于所谓“技巧”，追求程序的精练，而不顾用户的方便。

　　总之，一定要站在用户立场，才能研制出受用户欢迎的软件。

　　5．最优化原则

　　软件编写和初步调试后，还必须进行逐步优化和完善工作，以提高软件质量和运行可靠性，达到真正实用。

　　管理软件通常按照下述基本方法和步骤进行设计：

　　1．调研和系统分析

　　首先应对所需解决的问题进行调研，并由此进行必要性和可行性分析。

　　可行性分析大致包括下述内容：

　　(1)分析待处理数据的类型，以及所要求达到的处理结果，看是否适合于由FoxBASE系统进行处理；

　　(2)分析软件的规模和设计难度，以及研制人员和管理人员的素质，看能否胜任此项工作，等等。

　　2．数据模型的确定

　　确定数据管理的模型是编写整个管理软件的基础，十分重要。其中最主要的是数据库文件结构的确定，即合理地设计数据库的字段结构，精细地确定各字段的字段名、类型和宽度，在能够满足应用问题要求的前提下，要进一步以方便操作和节约存储容量这两个方面认真权衡。

　　实际应用中，需要入库的数据量通常都较大，库的记录条数很多，这样将影响数据库操作的效率，检索、查询起来都较慢。因此，应注意库的规模不要太大。当数据量多时，可根据具体情况，把本应建成的大库划分为若干小库。例如，一个大单位的人事档案库，可按部门建成数个小库，查询时，首先根据部门号，打开相应的部门库，再在部门库中进行查找操作，效率显然要快得多。当需要查找另外部门的人员时，再打开另一个库。

　　数据库结构确定以后，还要考虑一些从属文件的设计，例如，索引文件、格式文件、内存变量文件等。

　　3．功能分解(模块的划分)和系统逻辑结构的设计

　　如上述，软件设计必须遵循结构化原则，即把系统的功能进行逐级分解，由若干程序模块分别予以实现。在功能分解时，除了要全面考虑，不要遗漏外，还应该注意突出重点，根据管理对象的不同，功能重点也不同，例如，人事档案库常用的功能是检索，而工资管理库最常用的功能是统计打表，等等。应对重点功能进行更为完善精细的设计。模块划分的主要依据是功能，同时还要考虑到结构本身的需要。

　　系统划分为模块的工作，应该按层次进行。首先将整个系统看作一个大模块，之后把它按照功能，分解为若干个第一层模块，它们各担负一定的局部功能，互相配合；然后，对第一层模块再进一步分析，并分解为更简单的第二层模块；如此继续分解，直至实际上不能再分，程序的细节都明确为止。这样就形成了一种多层次的模块结构。越往上的模块，其功能越笼统、抽象；越往下的模块，其功能越简单具体。

　　每一模块应尽可能地独立，除必要的关系外，尽量减少与其它模块的联系，以便于编写和调试。

　　还应特别注意模块间参数的传递，对实现参数传递的接口、所用变量及其属性进行合理设计，使分散的各模块在逻辑上联结为一个完美、良好的有机整体。

　　根据具体情况，对于系统的逻辑结构，有时也可采用由下而上的设计方法。这通常是有现成的程序模块可以利用，或者是某些功能模块的设计规范已经十分成熟，此时，就可以在这些成熟的模块基础上构筑较大的模块。在实际工作中，通常都采用由上而下为主，适当结合由下而上的设计方法。

　　软件的逻辑结构通常用框图来描述。框图的绘制也应遵循由上而下的原则，在总框图中，每个功能模块都画成一个框，而每个功能模块又可单独展开而画成一个较细致的图。

　　4．程序的编写

　　软件的模块划分和逻辑结构确定之后，就可以动手用具体的语句编制程序。这个阶段的工作比较细致。有许多模块的设计方法已十分成熟，可以作为借鉴。在下一节中，我们将讲解一些常用模块的设计方法。

　　5．软件的优化与完善

　　软件初步编写之后，还要仔细推敲，对之进行优化和完善。

　　6．软件的调试与修改。

　　7．软件的运行与维护。