物业管理投标

物业管理投标(Property Management Tender)

　　物业管理投标是指物业管理企业为开拓业务，依据物业管理招标文件的要求组织编写标书，并向招标单位递交投标书和投标文件，参加物业管理竞标，以求通过市场竞争获得物业管理项目的过程。

　 　　1.法律法规规定的要求

　　根据相关法律、法规的要求。参与物业管理投标应当是具有相应物业管理企业资质和承担招标项目能力的法人企业。物业管理企业在国内参与投标业务的，必须取得《企业法人营业执照》和政府行政主管部门颁发的《物业管理企业资质证书》。具体可参照建设部2004年3月颁布的中华人民共和国建设部令第125号《物业管理企业资质管理办法》的相关规定。　　

　　2.招标方规定的要求

　　在物业管理招标投标中，招标方在招标条件中除要求投标人具备相应的物业管理企业资质，一般还会要求投标方具有管理与投标物业类似项目的经验与业绩，并对投标人在资金、管理和技术实力，投标人的商业信誉，派驻项目的负责人、管理团队的条件，物业管理服务内容和服务标准，投标书的制作、技术规范和合同条款等方面作出明确具体的要求。

　　物业管理投标应遵守真实性原则与正当竞争原则。

　　所谓真实性，即投标书内容要真实，不能弄虚作假。所谓正当竞争，一是参加投标的物业管理企业要反对其他参与竞投的物业管理企业进行不正当竞争行为，倡导物业管理投标企业遵守商业道德；二是参加竞投的物业管理企业要约束自己不作不正当竞争。

　　1.获取招标信息　　

　　根据招标方式的特点，投标人获取招标信息一般来自两个渠道：一是从公共媒介上采集公开招标信息，二是来自招标方的邀请。　　

　　2.项目评估与风险防范　　

　　在获取招标信息后，投标人应首先组织经营管理、专业技术和财务等方面的人员对招标物业进行项目评估，预测中标成功的可能性和存在的风险，对投标活动进行策划，制订相应的投标策略和风险控制措施，确保投标的成功或避免企业遭受损失。　　

　　(1)项目评估　　

　　项目评估一般分为两个阶段，即初选阶段，准备和实施阶段。初选阶段的评估主要是在调查、研究资料的基础上对项目进行分析、预测和评定，目的是确定是否参与投标；准备和实施阶段的评估主要是对投标物业进行深入的调查和进行技术、经济论证，并在此基础上确定最佳投标策略和管理方案。　　

　　项目评估主要包括以下几个方面的内容：　　

　　①投标物业的基本情况　　

　　投标人在分析招标物业项目的基本情况时，主要是从物业的性质、类型人手，着重了解物业的建筑面积和投资规模、使用周期、建筑设计规划、配套设施设备等具体情况。属于新建物业的，就要了解物业的建设周期和进度，分析物业现有条件对实施物业管理服务的利弊，如在早期介入和前期物业管理的项目中，要关注现有规划设计及建筑施工中是否存在不符合物业管理要求的问题，以便在方案中提出相应的解决或建议方案；属于已投入使用的物业的，则应收集物业使用过程中的具体资料，如历年大中修计划实施情况、配套设施功能改造方案等；　　

　　属于商业类型物业的，则应了解商业物业的使用功能和规模；对公用事业类型物业，除了解物业的基本情况外，还应该关注现有规划或已配置的设施中是否具备预防及应对紧急事件的条件等。　　

　　物业管理企业可以通过招标文件、现场踏勘、标前会议等渠道获取招标物业项目的基本资料，为项目的组织架构设计、人员及岗位的设置、费用测算等提供准确的依据。　　

　　②招标物业项目的定位　　

　　分析招标物业项目的定位要从投标物业项目的内部条件和外部环境人手，了解物业的功能定位、形象定位和市场定位，调查物业所在地域的人文环境、经济环境、政治及法律环境，具体包括物业所在地域的法规政策，政府管理，社会文化传统与风俗习惯，居民收人与消费水平，物业所在区域的位置、交通条件、商业状况、人口流动状况，同类物业的服务费用标准等。　　

　　③业主的需求　　

　　招标物业项目的业主对物业管理服务的需求包括业主需求的内容、物业管理消费的承受能力等。目前设计得较为规范的物业管理招标文件中对物业管理服务需求都有明确具体的规定，物业管理企业应认真分析招标文件的相关内容。对于非单一业主l生质的招标项目，物业管理企业还应通过市场调研的方式了解招标物业业主(包括预售或现售性质物业的潜在客户)的文化层次、生活需求、对物业管理服务的期望与要求，从而为制订物业管理方案中的服务重点和管理措施提供决策依据。　　

　　④建设单位、物业产权人(含业主)、物业使用人的基本情况　　

　　建设单位、物业产权人(含业主)、物业使用人的基本情况包括其背景资料以及是否具有诚意合作并具备履行合同的实力。属于新建物业的，要详细调查了解建没单位的资金实力、技术力量和商业信誉等，并通过对建设单位以往所承建的物业质量，以及有关物业管理公司与之合作情况的调查，分析判断招标物业建设单位的可靠性；属于重新选聘物业管理企业的招标项目，应调查解聘原管理方的原因、物业产权人是否与原建设单位或管理方存在法律纠纷；对于已投入使用一定年限的招标物业，需详细了解物业的使用情况、产权人的背景、资金实力和信誉，物业是否存在重大隐患；属于要求投标人参与物业合作经营的招标项目，应另作具体的投资可行性分析论证。　　

　　⑤招标条件和招标过程　　

　　对招标方要求的条件要进行深入分析，预测中标的可能性。对在招标文件和招标过程中出现的异常要求和情况要进行分析判断，调整招标策略，避免因招标方或竞争对手使用违规手段操纵招标活动，使企业蒙受不必要的损失。如有的招标文件会由于招标者的利益趋向而呈现出某种明显偏向。在阅读标书时，物业管理公司应特别注意招标公告中的特殊要求，以便作出正确判断，还应对招标方增加的合同特殊条款作出其是否符合《物业管理条例》规定的判断，从而评估企业若承担特殊条款可能存在的风险。　　

　　⑥竞争对手　　

　　对竞争对手的分析评估包括了解竞争对手的规模、数量和企业综合实力；费争对手现接管物业的社会影响程度；竞争对手与招标方是否存在背景联系，在移业招标前双方是否存在关联交易；竞争对手对招标项目是否具有绝对优势；竞每对手可能采取的投标策略等。

　　⑦企业自身条件的分析　　

　　对企业自身条件的分析内容包括：招标项目的性质，所在区域、规模是否符合企业发展规划；项目类型是否符合企业确定的目标客户；常规预测的盈利；巧目风险控制是否在企业可以承受的范围内；投标企业现有的人、财、物等资源条件满足项目需求的能力。　　

　　物业管理企业只有通过对项目进行合理的分析和正确的评估，并结合物业管理企业自身的优势条件，才能确定招标项目的选择和招标活动的具体实施。　　

　　(2)投标风险的防范与控制　　

　　物业管理投标的主要风险来自于招标人和招标物业、投标人、竞争对手等三个方面。　　

　　①来自于招标人和招标物业的风险有：招标方提出显失公平的特殊条件，　　

　　招标方未告知可能会直接影响投标结果的信息，建设单位可能出现资金等方面的困难而造成项目无法正常进行，因物业延迟交付使用而造成早期介入期限延长，招标方与其他投标人存在关联交易等。　　

　　②来自于投标人的风险主要有：未对项目实施必要的可行性分析、评估、论证，从而造成投标决策和投标策略的失误；盲目作出服务承诺；价格测算失误造成未中标或中标后亏损经营；项目负责人现场答辩出现失误；接受资格审查时出现不可预见或可预见但未作相应防范补救措施的失误；投标资料(如物业管理方案、报价等)泄露；投标人采取不正当的手段参与竞争，被招标方或评标委员会取消投标资格；未按要求制作投标文件或送达投标文件造成废标等。　　

　　③来自竞争对手的风险主要有：采取低于成本竞争、欺诈、行贿等不正当的竞争手段；具备相关背景或综合竞争的绝对优势；窃取他人的投标资料和商业秘密等。　　

　　对上述风险的防范与控制的具体措施有：严格按照相关法律法规的要求参与投标活动；对项目进行科学合理的分析、评估，周密策划、组织、实施投标活动；完善企业自身的管理；选择信誉良好的招标方和手续完备盈利优势明显的物业；充分考虑企业的承受能力，制订可行的物业管理方案，选择经验丰富的项目负责人；慎重对待合同的附加条款和招标方的特殊要求等。　　

　　1.投标的组织策划　　

　　物业管理企业在获取招标信息后应组织相关人员组成投标小组，对投标活动进行策划实施，其主要任务是项目分析评估、标书编制、投标策略的制订、参与现场踏勘、开标、评标、现场答辩、签约谈判等。　　

　　(1)根据招标物业项目的情况选择企业骨干力量组成投标小组，投标小组成员的选择、配备，尤其是项目负责人的选择是确保投标活动的质量和效率的基础。　　

　　(2)对招标方、招标物业基本情况和竞争对手要进行深入细致的调查，正确评估，预测并降低投标的风险。　　

　　(3)正确编制标书。编制标书要根据招标文件的要求进行，在透彻掌握招标文件内容和进行细致深入的市场调查基础上，确定管理项目的整体思路(包括物业管理工作重点、服务特色、管理目标、管理方式及实施措施等)，制订物业管理方案。　　

　　(4)在科学分析和准确计算的前提下测算管理服务成本并制订合理报价。　　

　　(5)灵活运用公共关系，多渠道获取相关信息，确保报价的合理性。　　

　　(6)选择最能体现企业优势的物业作为招标方考察的对象。　　

　　(7)加强与招标方的沟通，了解招标方的需求，及时掌握投标过程中出现的变化情况并采取相应的应对措施。　　

　　(8)周密安排招标方的资格预选和评标过程中的现场答辩活动。　　

　　2.项目的现场踏勘　　

　　在踏勘现场过程中，招标人还会就投标公司代表提出的问题作出口头回答，但这种口头答复并不具备法律效力，只有在投标者以书面形式提出问题并由招标人作出书面答复时，才能产生法律约束力。投标人应对现场物业进行详细的踏勘，查勘现场物业与投标报价是否存在外在风险条件。具体包括以下方面：　　

　　(1)物业建筑及安装施工进度(新建物业)，物业当前使用情况及陈旧老化程度(旧有物业)；物业配套设施设备及其分布情况；周边道路交通及停车场情况；园林绿化及环境标识情况；内部公共使用区域及通道分布情况；物业管理用房等。　　

　　(2)主要业主情况，包括客户定位、主要服务要求与所需特殊服务、物业服务费的承受能力等。这些情况可由投标人自行安排人员与时间进行调查。　　

　　(3)物业所在地的气候条件、经济环境、人文环境、消费需求和市场变化情况以及与物业管理相关的政策法规等。　　

　　3.投标文件的编写　　

　　物业管理投标文件除了按规定格式要求响应招标文件外，最主要的内容是介绍物业管理要点和物业管理服务内容、服务形式和费用。　　

　　(1)投标文件编写的基本要求。　　

　　作为评标的基本依据，投标文件必须具备统一的编写基础，以便于评标工作的顺利进行。　　

　　①使用国家统一的行业标准计量单位，避免在定标和履约中出现混乱。　　

　　②使用统一的货币。国内物业管理投标书规定使用的货币应为“人民币”，而国际投标中所使用货币则应按招标文件的规定执行。　　

　　③使用国家统一颁布的行业标准与规范。如果某些业主由于特定需要要求提供特殊服务，也应按照国家正式批准的统一的服务行业标准规范。若招标文件要求采用国外的服务标准与规范，应将所使用的标准规范译成中文，并在投标文件中说明。　　

　　④使用准确的表述方式。投标书的文字与图纸是投标者借以表达其意图的语言，必须能准确表达投标公司的投标方案。投标文件要使用简洁、明确、文法通畅、条理清楚、言简意赅的表述方式，最大限度地减少招标单位的误解和可能出现的争议。图纸、表格的编写要做到前后一致、风格统一、符合招标文件的要求。最好能以索引查阅方式将图纸表格装订成册，并和投标文件中的文字表述保持一致。　　

　　⑤确保资料的真实性。投标文件的内容应符合招标文件的所有条款、条件和规定，且无重大偏离与保留。投标人应按招标文件的要求提供投标文件，并保证所提供全部资料的真实性。　　

　　(2)投标文件编写中应注意的问题。　　

　　①确保填写无遗漏，无空缺。投标文件中的每一空白都需填写，如有空缺，则被认为放弃意见；重要数据未填写，可能被作为废标处理。　　

　　②不可任意修改填写内容。投标人所递交的全部文件均应由投标方法人代表或委托代理人签字；若填写中有错误而不得不修改，则应由投标方负责人在修改处签字。　　

　　③填写方式规范。除投标方对错处作必要修改外，投标文件中不允许出现加行、涂抹或改写痕迹。　　

　　④不得改变标书格式。若投标人认为原有招标文件规定的格式不能表达投标意图，可另附补充说明，但不得任意修改原招标文件规定的格式。　　

　　⑤计算数字必须准确无误。投标公司必须对单价、合计数、分步合计、总标价及其大写数字进行仔细核对。　　

　　⑥报价合理。投标人应对招标项目提出合理的报价。　　

　　⑦包装整洁美观。投标文件应保证字迹清楚，文本整洁，纸张统一，装帧美观大方。　　

　　⑧做好投标文件的保密措施。　　

　　4.投标报价的策略和技巧　　

　　投标报价是技术性、技巧性极强的工作，在投标的过程中，需要不断调整策略，使报价更接近标底。投标报价的策略主要有：　　

　　(1)对项目运作的经营管理成本进行准确测算，确定项目运作的盈亏平衡点和利润空间，在此基础上预测标底和竞争对手的报价范围。　　

　　(2)密切关注、正确分析竞争对手的报价。　　

　　(3)补充一些投标人有能力承担的优惠条件作为报价的附加。　　

　　在投标过程中，投标人采取的报价技巧主要有：　　

　　①多方案报价。在邀请招标或议标的方式中，由于招标文件不明确或项目本身有多方案存在，投标人对项目原方案提出在经济上、技术上更合理可行的方案，即准备两个或两个以上的报价，最后与招标方进行协商处理。　　

　　②保本报价。即按成本报价，适用于规模大、远景效益好的项目或业主大会委托业主委员会组织的招标项目。　　

　　5.现场答辩的技巧　　

　　(1)应选择经验丰富、性格沉稳、对项目情况熟悉的答辩人。在开标前应对答辩人员进行模拟演练，正确把握招标文件的要点、投标文件的重点内容、对项目的熟悉程度等，对重点问题、难点问题、普遍性的问题一一准备答辩要点。　　

　　(2)开标前，答辩人员应该保持良好的精神状态。　　

　　(3)在正式开标时，一般要求在规定的时间内完整地将标书主要内容、特点作一概要性介绍，答辩人员应当围绕招标方和评委普遍关注的问题集中阐述，重点突出，难点讲透，特色鲜明，从而体现投标企业的信心和实力，感染并打动招标方和评委。在现场发挥时要果断、明确，避免匆忙回答或含糊其辞。　　

　　6.签约谈判的技巧　　

　　(1)在签约谈判时要准确把握对方的真实意图，准确判断对方履行合同的诚意和能力，对进驻物业和实施常规物业管理必备的条件应明确约定。　　

　　(2)慎重考虑物业管理目标、前期投入费用及奖罚条件等方面的任何承诺。如对管辖区域刑事案件、业主(或物业使用人)人身和财产安全损失等的承诺。　　

　　(3)预测承接物业后可能出现的各种风险，将其列入相应的合同条款中加以规避。