发包规划

发包规划(Plan Contracting)

　　发包规划是针对需要招标的物品或服务，制作成供应商或包商参考，以获得他们的报价或建议书的招标文件，并产出采购文件及评估标准。发包规划是确定采购和增购何物，以及何时与如何采购和增购所必须的过程。

　　发包规划的依据有：

　　1．采购管理计划

　　2．合同工作说明书

　　3．自制或外购决策

　　自制或外购决策在签发的需外购项目和项目团队自制项目清单中予以记录。

　　4. 项目管理计划

　　项目管理计划提供了作为采购文件制定过程的组成部分的其他规划成果文件，但需要对这些文件进行审查和修改。特别是，采购文件的制定与项目进度计划中规划的交付日期紧密相关，

• 风险登记册 包含与风险相关的信息，例如，识别的风险、风险根本原因、风险负责人、风险分析结果、风险优先排序、风险分类和风险应对策略等风险管理过程。
• 与风险相关的合同协议包括用以规定各方在具体风险发生时应就其承担的责任的保险、服务和其他协议。
• 资源要求。
• 项目进度计划。
• 活动费用估算。
• 费用基准。

　　1．标准表格

　　标准表格包括标准合同、标准采购事项描述、保密协议、报价评标标准核对表，或所需的招标文件的全部或者部分标准版本。大量从事采购的组织应把大多数上述文件加以标准化。进行知识产权交易的买卖双方应在向对方提供任何具体的知识产权信息之前批准和接受保密协议。

　　2．专家判断

　　1．采购文件

　　采购文件用于获得潜在卖方的报价建议书。标价与报价这两个术语通常用于选择卖方的决策以价格作为基本考虑因素（例如，购买商业产品或标准产品时），而建议书这个术语则通常用于以技术能力或技术方法等作为主要考虑因素。但人们常常交替使用这些术语，因此必须注意不要对所用术语的含义做出缺乏根据的假设。不同类型的采购文件包括:投标邀请书（IFB）、征求建议书（RFP）、询价书（RFQ）、招标通知、洽谈邀请，以及承包商初步建议征求书。

　　买方采购文件的结构应便于潜在的卖方准确、完整地应答，以及参加投标文件的评标。此类文件应包括相关的合同工作说明书，对所期望的应答方式的描述，以及所需的合同条款（例如，一份合同范本、保密条款）。政府机构合同发包时，采购文件的部分或全部内容以及编排格式，可能要依据相关的条例与法规。

　　采购文件的复杂程度以及详细程度应与采购项目的价值和风险水平相一致。采购文件的严格程度，既要足以保证做出一致和具有可比性的应答，又要具有足够的灵活性，以便更好地满足需求和考虑卖方的建议。可以通过以下方法实现: 邀请卖方完全按照投标邀请书提交建议书，并在另外的建议书中提供推荐的可选择方案。

　　按照买方组织的相关政策，以正式的方式向潜在卖方发出投标邀请，包括在报纸、杂志、因特网或公共登记机关进行公告。

　　2．评估标准

　　评估标准用于评定卖方的建议书或为其评分。这些标准可以是客观的（如“所推荐的项目经理必须是PMP”）；或者是主观的（如“所推荐的项目经理必须具有记录在案的以往管理类似项目的经验”）。评估标准经常作为采购文件的组成部分列入其中。

　　如果所采购产品很容易从若干个可接受的卖方取得，则评估标准可以只限于采购价格。采购价格在此既包括所采购物品的费用，也包括运输等附加费用。如果情况并非如此，则应确定其他选择标准并将其形成文字，以便在评估时有所依据。例如，

• 对需求的理解：卖方的建议书对合同工作说明书的响应情况如何。
• 总费用或生命期费用：所选择的卖方能否提出最低的总费用（采购费用加运营费用）。
• 技术能力：卖方是否具备或合理预期能取得所需的技术能力与知识。
• 管理方案：卖方是否具备或合理预期能制定提出保证项目成功所需的管理过程和程序。
• 技术方案：卖方建议的技术方法、技术、解决方案和服务是否满足采购文件的要求，或者他们能提供比预期更好的结果。
• 财务实力：卖方是否具备或合理预期能取得所需的资金来源。
• 生产能力和兴趣：方是否有能力和兴趣满足潜在的未来要求。
• 业务规模和类型：卖方企业是否满足买方定义的或政府机关规定的作为中标条件的业务类型或规模标准，如小型企业、妇女拥有的企业或弱势小型企业。
• 业绩：卖方是否可提供先前客户的意见，以证明卖方的工作经验以及履行合同要求方面的情况。
• 知识产权：卖方是否就其为项目使用的过程或服务，或为项目生产的产品要求知识产权。
• 专有权利：卖方是否就其为项目使用的过程或服务，或为项目生产的产品要求专有权利。

　　3．合同工作说明书（更新）

　　在发包规划中可能会对一项或多项合同工作说明书进行修改。