采购过程

采购过程(Adoption Process)

　　采购过程是指从采购计划开始，到采购询价、采购合同签定，一直到采购材料进场为止的过程。

　　1、询价(Solicitation)

　　询价就是从可能的卖方那里获得谁有资格完成工作的信息，该过程的专业术语叫供方资格确认(SourceQualification)。获取信息的渠道有：招标公告、行业刊物、互联网等媒体、供应商目录、约定专家拟定可能的供应商名单等。通过询价获得供应商的投标建议书。

　　2、供方选择(Source Selection)

　　这个阶段根据既定的评价标准选择一个承包商。评价方法有以下几种：

　　合同谈判：双方澄清见解，达成协议。这种方式也叫“议标”。

　　加权方法：把定性数据量化，将人的偏见影响降至最低程度。这种方式也叫“综合评标法”。

　　筛选方法：为一个或多个评价标准确定最低限度履行要求。如最低价格法。

　　独立估算：采购组织自己编制“标底”，作为与卖方的建议比较的参考点。

　　一般情况下，要求参与竞争的承包商不得低于三个。选定供方后，经谈判，买卖双方签订合同。

　　3、合同管理

　　合同管理是确保买卖双方履行合同要求的过程，一般包括以下几个层次的集成和协调。

　　1)授权承包商在适当的时间进行工作。

　　2)监控承包商成本、进度计划和技术绩效。

　　3)检查和核实分包商产品的质量。

　　4)变更控制，以保证变更能得到适当的批准，并保证所有应该知情的人员获知变更。

　　5)根据合同条款，建立卖方执行进度和费用支付的联系。

　　6)采购审计。

　　7)正式验收和合同归档。

　　一般而言，采购过程应当从以下几个方面进行控制：

　　1、制定详尽的价格表(含价格上限和相关政策)

　　2、采用符合企业特点的采购策略(如常用的经济批量采购策略)

　　3、规定严格的采购流程(含申请制度、归口部门、订单审批制度、订单跟踪等过程)

　　4、制定合理的质检与验收流程等。除此之外，采购付款也应当涵盖在采购过程管理中，何时付款和如何付款同样需要进行成本与效益的平衡，因为资金同样是有成本的(资金成本)。

　　一、两者的区别

　　1、目的有所不同

　　对外包过程进行控制和管理的目的，是确保其满足质量管理体系所要求的过程能力。承包方必须按照组织对过程事先策划的安排(遵循所提供的程序或相关文件)进行运作。

　　对采购过程进行控制的目的，是确保组织所采购的产品在质量要求、交付和服务等方面符合己规定的采购要求。尤其对于影响组织最终产品质量的产品的采购，有效进行供方选择、评价和重新评价的控制至关重要。

　　2、对象有所不同

　　对外包过程的控制和管理，侧重于过程的监视和测量，控制对象是过程，当然也包括对过程的结果(提供的产品)进行验证。否则，无法充分证明其过程具备的能力。

　　对采购过程的控制，侧重于产品的监视和测量，控制对象是产品。控制的主要方式是进货验证，只有在"适当时"(包括特殊过程、关键过程或对最终产品构成重要影响时)，可向供方提出某些方面的要求(7.4.2条款)，目的是使供方持续提供符合组织所要求的产品。

　　3、控制方法有所不同

　　对外包过程既要实施控制，又要进行管理，涉及从输入到输出的整个运作过程(包括其子过程)。如对产品制造过程的外包，不仅应对其过程实施必要的监视，还应从原材料验证开始，直至最终产品的监视和测量，都保持相应的记录。采购过程一般不涉及供方产品实现过程的管理，其控制方法紧紧围绕供方所提供的产品、交付和服务等方面进行验证，除"适当外"，很少要求供方必须进行原材料进货验证、半成品检验和提供记录或报告。

　　4、实施部门有所不同

　　对采购过程实施控制，主要责任者是组织的采购部门或供应部门。若把设计和开发过程、产品防护过程(如成品的储藏和运输)、产品的监视和测量过程(如房地产商委托监理部门实施建房跟踪)、服务过程(如旅行社委托异地景点导游)等外包过程，一律有采购部门或供应部门进行控制和管理，显然不合适。只有将外包过程授权对口部门或由分管负责人实施控制和管理，才能取得预期的效果。

　　二、两者的联系

　　外包过程和采购过程具有一定的内联系。如采购过程中的选择、评价和重新评价供方的方式，组织与合格供方签订相关合同或协议的形式以及在"适当时"对供方提出其他要求等，外包过程都可以借鉴。尤其是产品制造过程的外包，很多要求都和采购过程的要求相类似，只是在控制程度和管理要求方面有所不同，稍加补充和完善即可实施。