管理沟通

管理沟通(Management Communication)

　　管理沟通是指社会组织及其管理者为了实现组织目标，在履行管理职责，实现管理职能过程中的有计划的、规范性的职务沟通活动和过程。换言之，管理沟通是管理者履行管理职责，实现管理职能的基本活动方式，它以组织目标为主导，以管理职责、管理职能为基础，以计划性、规范性、职务活动性为基本特征。

　　管理沟通的特殊性主要表现在如下几个方面：

　　首先，从管理沟通的性质来看。诚然，管理沟通是一种沟通，并且也一定是管理活动中的沟通。但正象沟通发生在任何其他情况下都会形成相应的沟通类型或形式一样，发生在。管理活动中的沟通，也必然是一种独特类型或形式的沟通。这种类型的沟通是管理者在履行管理职责的过程中，为了有效地实现管理职能两进行的一种职务沟通活动。因此，管理沟通不仅是与管理有联系，其实它本身就是管理的内容。

　　其次，从管理沟通的内容来说。作为管理活动之内容的沟通有别于任何随意的、私人的、无计划的、非规范的沟通。尽管管理沟通也可能是信息、思想、观点、感情、意见等任何内容的交流，但这些交流却与组织目标、任务和要求等密切相关。管理沟通的任何内容的实施和展开都是受组织目标导引的一种有计划的自觉的规范性的活动和过程。

　　第三，就管理沟通的形式来看。管理沟通非但会表现为诸如人际沟通、组织沟通抑或止式沟通、非正式沟通等等，它更应该包括现代组织信息活动与交流的一般管理要求和现代管理方式在内。这意味着管理沟通不仅是一种活动，同时也是一种制度或体制。具体说来，就是组织结构的选择和组织制度、体制的建设要成为为了有效沟通和有利于组织特定管理沟通要求的形式或模式。

　　另外，就其必要性来说，毫无疑问，管理沟通是管理活动的本质要求。管理最一般地讲，就是组织大家共同完成某个任务，实现某种目标的活动过程。这个过程以持续的、复杂的、大量的沟通活动为基础。据统计，沟通占据了管理者的大部分时间和精力。所以，管理沟通是管理者的基本职责之一。是管理行为的基本构成要素。不仅如此，管理沟通作为一种新兴的现代管理理念，在当代文化管理、软管理以及学习型组织、团队合作、忠诚、共赢、共同成长和复杂系统建构与运作等一系列新兴的管理理论与理念的支撑下， 已经凸显为整个管理的核心内容。这应该引起我们的高度重视和深入思考。

　　1.沟通有助于改进个人作出的决策

　　任何决策都会涉及到干什么、怎么干、何时干等问题。每当遇到这些急需解决的问题，管理者就需要从广泛的企业内部的沟通中获取大量的信息情报，然后进行决策，或建议有关人员作出决策，以迅速解决问题。下属人员也可以主动与上级管理人员沟通，提出自己的建议，供领导者作出决策时参考，或经过沟通，取得上级领导的认可，自行决策。企业内部的沟通为各个部门和人员进行决策提供了信息，增强了判断能力。

　　2.沟通促使企业员工协调有效地工作

　　企业中各个部门和各个职务是相互依存的，依存性越大，对协调的需要越高，而协调只有通过沟通才能实现。没有适当的沟通，管理者对下属的了解也不会充分，下属就可能对分配给他们的任务和要求他们完成的工作有错误的理解，使工作任务不能正确圆满地完成，导致企业在效益方面的损失。

　　3.能激励员工，改善工作绩效

　　沟通有利于领导者激励下属，建立良好的人际关系和组织氛围。除了技术性和协调性的信息外，企业员工还需要鼓励性的信息。它可以使领导者了解员工的需要，关心员工的疾苦，在决策中就会考虑员工的要求，以提高他们的工作热情。人一般都会要求对自己的工作能力有一个恰当的评价。如果领导的表扬、认可或者满意能够通过各种渠道及时传递给员工，就会造成某种工作激励。同时，企业内部良好的人际关系更离不开沟通。思想上和感情上的沟通可以增进彼此的了解，消除误解、隔阂和猜忌，即使不能达到完全理解，至少也可取得谅解，使企业有和谐的组织氛围，所谓“大家心往一处想，劲往一处使”就是有效沟通的结果。

• 管理沟通的的形式

　　(1) 正式沟通与非正式沟通: 从组织系统来看, 正式沟通就是通过组织明文规定的渠道进行信息传递和交流。非正式沟通是在正式沟通外进行的信息传递或交流。它起着补充正式沟通的作用, 因为人们的真实思想和动机都是在非正式的沟通中表露出来的, 且信息传递快、不受限制。

　　(2) 上行沟通、下行沟通和平行沟通: 上行沟通是指下级的意见、信息向上级反映。下行沟通是组织中的上层领导按指挥系统从上而下的情报沟通。平行沟通是指组织中各平行部门人员之间的信息交流, 这包括一个部门的人员与其他部门的上级、下级或同级人员之间的直接沟通。

　　(3) 单向沟通和双向沟通: 作报告、发指示、作讲演等是单向沟通; 交谈、协商、会谈等是双向沟通。如果需要迅速地传达信息, 单向沟通的效果好, 但准确性较差; 如果需要准确地传递信息, 双向沟通较好, 但速度较慢。

　　(4)口头沟通和书面沟通: 口头沟通就是指人们之间的言谈, 或通过别人打听, 询问其他人的情况, 也可以是委托他人向第三者传达自己的意见等。书面沟通则是用图、文的表现形式来联络沟通。前者的优点是具有迅速和充分交换意见的潜力, 能够当面提出或回答问题。后者使传递的情报作为档案或参考资料保存下来, 往往比口头情报更仔细、更正式。

• 管理沟通的方法

　　(1) 发布指示: 指示是指导下级工作的重要方法, 可使一个活动开始着手、更改或制止, 具有强制性的意思。如果下级拒绝执行或不恰当地执行指示, 而上级主管人员又不能对此使用制裁办法, 那么今后的指示可能失去作用, 他的地位将难以维持。

　　(2) 会议制度: 从历史上看, 会议是有史以来就存在的。人们之所以经常聚会。因为会议的确可以满足人们的某种需要。会议是整个活动包括社会活动的一个重要反映, 会议集思广益。会议可使人们彼此了解共同的目标, 明确自己怎样为组织作出贡献。通过会议对每一位与会者产生一种约束力。通过会议能发现人们所未注意到的问题。例如工作汇报会、专题讨论会、职工座谈会等。

　　(3) 个别交谈: 个别交谈就是指领导者用正式的或非正式的形式, 在组织内或组织外, 同下属或同级人员进行个别交谈, 征询谈话对象中存在的问题和缺陷, 提出自己的看法, 对别人或其他的上级, 包括对主管人员自己( 谈话者) 的意见。这种方法在认识、见解、信心诸方面易取得一致, 这也是政治思想工作的表现形式之一。

　　(4) 建立沟通网络: 沟通网络实际上是对各种沟通形式的概括。有链式、圆周式、轮式和“Y”式。

　　查尔斯·E·贝克提出了管理沟通的十条经典原则。这十条原则是：

　　1．组织是一个系统；组织中任何一个部分的变化或变动都会对整个系统产生连带影响。

　　2．沟通是指组织中被理解的信息而非发出的信息。

　　3．组织中的人们不可能不进行沟通，即使沉默也传达了组织的态度。

　　4．沟通是一个包括状况、假设、意图、听众、方式、过程、产物、评价和反馈的修饰过程。

　　5．沟通是一个涉及思想、信息、情感、态度或印象的互动过程；互动的影响取决于它所影响的重要层面：策略的、战略的或整体的。

　　6．沟通是一个涉及个体、组织和外部社会多个层面的过程。

　　7．沟通是组织的生命线，穿体组织的发展发祥、期望、过程、产物和态度。

　　8．组织中的沟通氛围[无论是介于个体之间的或个体与组织(即管理者)之间]将会促成鼓励性或防御性沟通氛围。

　　9．鼓励性沟通是与个体进行开放式的交流，促进组织和个体的发展。防御性沟通是与个体进行封闭式的交流，对个体是一种威胁，从而会降低组织的效率。

　　10．管理者对组织内沟通氛围有着重要的影响。通过了解沟通过程和沟通氛围，管理者不仅可以促进有效沟通，而且还能提高管理的有效性。