电子档案

　　电子档案是指利用计算机技术形成,经鉴定具有保存和利用价值,按照有关电子文件归档管理规定处理并且已经归档的电子文件。

　　虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件，硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等到显示用户所需求的档案实体的真实信息。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。在云计算时代，电子档案大部分采用云存储方式，以产品竞争力第一的协达软件为例，其电子档案文件即可以存储在磁盘、光盘等介质中，也可以存储在云端的网络空间。电子档案是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：

　　1．电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；

　　2．电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；

　　3．电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；

　　4．电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

　　优势是:

1. 信息的非人工识读性；
2. 信息存储的高密度性；
3. 信息与载体之间的可分离性；
4. 多种信息媒体的继承性；
5. 系统依赖性。

　　（一）字处理文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等。

　　（二）图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。

　　（三）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。

　　（四）影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。

　　（五）声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。

　　（六）多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。

　　（七）数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。

　　（八）超文本文件：超文本文件以节点为信息单位（传统文本文件以字符为信息单位）。它可以是文本、图形、图像、动画、声音、甚至计算机程序或它们的组合体。在概念上，一般把已组织成网（WEB）的信息称为超文本文件。

　　（九）计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关支撑软件等。

　　（十）数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。

　　电子文件具有对计算机系统的依赖性、非人工直接识读性、复制传递的高保真性、信息与载体的可分离性、信息内容的易改性、载体的不稳定性等特性，并且对于不同信息类型的电子文件，由于其技术特点不同，存储载体和记录信息的标准、算法也不同，所以电子档案的存储应根据电子文件的特点分别采取措施保证其原始性、真实性、完整性。

• 字处理文件

　　1、TXT文档可以作为电子档案直接存储。

　　2、XML文档可以作为电子档案直接存储。

　　3、WORD97以上版本文档可以作为电子档案直接存储。4、PDF文档可以作为电子档案直接存储。

　　4、WPS、RTF等文档作为电子档案存储时应转换一套XML文档或PDF、WORD文档同时存储。

　　5、对于其它类型的文档，如果无法转换为XML、PDF格式则应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。

• 图像文件

1. TIFF格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。
2. JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。
3. 其它格式图片应转换为以上两种格式中任意一种，有特殊压缩参数的要作说明。
4. 对于无法转换格式的图片应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。
5. 由扫描仪获得的图像电子档案，对于普通纸质档案来说光学分辨率不低于200dpi，对于照片档案来说分辨率不得低于600dpi。
6. 由缩微胶片扫描仪获得的电子档案，对于16mm胶片来说分辨率不低于200dpi，对于35mm胶片来说分辨率不低于600dpi。

• 图形文件

　　1、图形文件的存储要求参见图像文件的存储要求。

　　2、归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，对相关软件及各种数据信息应一并存档。

• 影像文件

　　1、MPEG2格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作为电子档案直接存储。

　　2、对于无法转换格式的影像文件应按原格式存放并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存档。

• 声音文件

　　1、WAV格式声音文件可以作为电子档案直接存储。

　　2、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。

　　3、对于无法转换格式的声音文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。

• 多媒体文件

　　1、多媒体文件包含多种信息形式，信息完整的多媒体文件可以作为电子档案直接存储。

　　2、多媒体文件依赖的计算机软硬件信息及相关参数应一并存档。

• 数据库文件

　　1、DBASE3数据库文件可以作为电子文件直接存储。

　　2、对于无法转换格式的数据库文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。

• 超文本文件

　　1、超文本文件包含的信息较多，存储时注意数据的完整性。

　　2、信息完整的超文本文件可以作为电子档案直接存储。

　　3、超文本文件依赖的计算机软硬件信息应一并存档。

• 计算机程序

　　1、计算机程序可以作为电子档案直接存储。

　　2、计算机程序依赖的软、硬件平台说明应一并归档。

• 数据文件

　　1、数据文件的类型较多，包含以上所示的多种类型，具体类型的存储办法参考以上各类型的存储办法。

　　2、数据文件应对数据来源进行说明并一同归档。

• 电子会计档案
• 档案计算机管理系统