电子文件

　　电子文件是指在数字设备及环境中生产，以数码形式存贮于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

　　信息的非人工识读性

　　系统依赖型

　　信息与特定载体的可分离性

　　信息的易变更性

　　信息存贮的高密度性

　　多种信息媒体的集成性

　　信息组织的多维性

　　物理结构与逻辑结构的分离性

　　信息的可操作性

　　按电子文件的信息存在形式划分：

　　文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、程序文件、多媒体文件、超文本文件。

　　按电子文件的功能划分：主文件、支持性文件、辅助性、工具性文件。

　　按电子文件的生成方式划分：原生的电子文件、数字化电子文件。

　　全程管理原则

　　从文件产生到永久保存或销毁的整个生命周期中进行全程管理。

　　全程管理是一种全面管理。

　　全程管理是一种过程管理。

　　前端控制原则

　　前端指文件的形成阶段。

　　档案人员从文件的最初形成就要介入。

　　前端控制是保证文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。

　　前端控制是优化管理功能，提高管理效率的科学理念。

　　集成管理原则

　　集成管理是全程管理思想的延伸和深化，不仅要求关注文件流，也要关注与文件流相关的业务流。包括：文件流与业务流的集成；文件流与其他信息流的集成；文件流内部管理活动的集成。

　　动态管理原则

　　动态管理是指对电子文件全程加以监控，以动态适应性管理措施实时应对电子文件生成、运转、利用过程中发生的变化和对管理工作提出的新要求，以保证管理目标的实现。

　　确认哪些文件需要开展鉴定工作，将文件从非文件信息中挑选出来，其实质是明确机构需要形成哪些电子文件。

　　鉴别的步骤一般包括两步：

　　第一，确定电子文件的生成节点；第二，设计文件登记模块，赋予每份文件唯一的文件号。

　　电子文件的内容鉴定和技术状态鉴定；

　　判断电子文件信息的有用程度（内容鉴定）；

　　检查电子文件的技术状况（技术鉴定）。

　　电子文件的处置：根据确定或调整了的保管期限对电子文件所作的处理工作，如销毁、继续保存在文件系统中、脱机保存、迁移等。

　　对电子文件鉴定过程的记录：可通过一定的系统设计，内容鉴定和部分处置工作的过程及结果可以自动记录在系统中。技术鉴定及另外一些处置工作（如缩微）的过程及结果一般由人工记录在纸张上。

　　内容鉴定法

　　通过审阅电子文件的内容判断其价值。

　　职能鉴定法

　　以判断电子文件的职能活动为中心，通过确定职能活动的重要性来判断相关电子文件的价值。

　　职能鉴定法是电子文件鉴定的基本方法，内容鉴定法是电子文件鉴定的辅助方法。

　　职能鉴定法侧重宏观鉴定，明确有保存价值文件与无保存价值文件的界线；内容鉴定法侧重于对有保存价值文件的进一步去芜存精，形成于同一职能活动的不同文件可能具有不同的保存价值。

　　电子文件归档范围

　　将反映机构主要活动、具有查考利用价值的电子文件，纳入归档范围。

　　电子文件归档方式

　　逻辑归档与物理归档。

　　在计算机网络上进行，不改变原存贮方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

　　物理归档是指以网络传输方式（在线）或以介质传递方式（离线）将文件移交给档案部门的过程。

　　在线归档与离线归档。

　　电子文件检索的概念：广义上应包括电子文件的著录、查找两方面内容。

　　目前存在两种类型的电子文件检索工作：现行机构电子文件检索、档案馆电子文件检索。

　　电子文件著录：范围——全面性；时间——全程性；手段——综合性；关系——多级性；

　　电子文件的利用：复用性、利用形式多样性、系统依赖性、便于传输。