采购合同审计

　　采购合同审计是对采购合同的合法性、完整性和有效性等所进行的审计。

　　一、合同主体审计

　　合同主体的合法性，是确保合同法律效力的前提。为保证采购合同的有效性、合法性，避免因签订无效合同造成企业经济损失，必须对合同主体资格、经营范围、履约能力等进行审计。

　　1.审查签订合同的主体。重点审查供货方是否为依法登记的企业法人，审查供货方提供的营业执照(要求企业提供营业执照副本原件)，确认供货方是否为法人企业，避免与不能独立享有经济权利和承担义务的、不具备法定条件的公司职能部门、分公司签订合同。审查企业最近一期在工商部门的年检情况，是否及时年检；企业营业期限是否已经过期或即将到期。

　　2.审查供货方经营范围。重点审查营业执照注明的经营范围是否包括合同标的，是否超出了在工商行政管理部门登记注册的范围。

　　3.审查供货方有无履约能力。审查供货方提供的各种资质文件，关注各种资质的取得日期、到期期限及业务主管部门的年检情况；审查企业的年度财务报告，了解资产结构、生产经营人员状况、生产能力及上一年度生产供应情况、库存状况，判断供货方的履约能力；适当审查企业的资产负债情况，了解企业的偿债能力。

　　4.审查授权委托代理人的代理资格是否合法。审查授权代理书是否经公司法人授权批准，授权书是否签章齐全，提供证明身份的有效证件是否与授权人及被授权人相符。

　　二、合同签订前进行招标比价审计

　　1.注重对价格信息的收集。采购合同审计不仅需要一般的财务会计知识、基本审计取证方法，也要求审计人员掌握采购物资的市场供需变化、价格变动趋势、供应渠道、运输方式等等。审计人员平时应加强这方面的知识积累，做好市场调查，通过亲临市场、电话查询以及网上询价等途径，了解各种物资材料的来源和供销价格，并建立对应的市场信息库。

　　2.充分运用信息化管理手段。企业生产经营所需大宗物资的采购，一般具有重复性，其结果可以为以后的物资采购提供参考。事先将历次采购物资的价格、数量、供应商、合同订单号等情况按物料编码存入计算机系统，审计采购合同时，可及时从计算机中得到该物料以前已采购批次的采购日期、价格、供应商、订单号及审核日期等情况。审计人员可在此基础上，结合市场变化情况，估算现阶段合理的采购价格，并与合同价格进行对比，以保证工作质量，提高审计效率。

　　3.加强对招标过程的审查监督。通常情况下，企业小量、小额采购业务由企业自购，批量、大额采购进行公开招标，审计人员应重点审查招标程序是否合法，操作是否规范；审查招标文件中对投标方主体资格、资质、履约能力的要求，以及采购物资数量、规格、技术要求、付款方式等重要内容。

　　三、对合同条款的审计

　　1.对合同内容的审计。根据企业生产经营计划、库存管理办法、合同管理审批程序等要求，对采购合同内容的合法性、真实性、有效性及可行性进行严格审查。首先检查合同是否违反国家的法律法规，违反法律法规的合同自签订起就是无效合同，不受法律保护；合同是否以真实的经济交易为基础；合同是否有缺陷、是否遗漏必要条款、是否存在不利条款；合同是否可行、是否显失公平等。

　　2.对合同条款的审计。《合同法》中规定了购销合同的必备条款，对这些条款应逐项进行审计。

　　① 当事人双方名称或姓名和住址。该条款是对合同主体的明确，也是落实合同权利和义务的前提。主要审查合同单位名称与中标单位、营业执照名称是否一致，与所加盖的合同专用章名称是否一致，住址是否与营业执照公司登记的法定地址一致。② 标的。。重点审查合同标的物资是否与公司按计划要实施采购的物资相符，型号及规格是否准确、齐全。③数量及质量要求。该条款是确定双方权利、义务、责任大小的关键条款。应重点审查合同上是否清楚具体地写明了确切的数量及计量单位，质量要求要明确执行的是国家标准、行业标准、技术标准等。④ 价款或报酬。该条款是采购合同的核心条款。实行招标采购的，应重点审查采购合同价格是否为中标价格，是否为一口价；非招标采购的，应审查价格是否进行过市场调查、询价、比价，价格是否含税，是否高于市场价，是否包括运费、装卸费等相关费用。⑤结算方式及期限。审查采购合同是否明确结算方式和付款期限，是否符合有关结算规定，如大额资金收支不能以现金结算。付款期限应明确是一次性付款，还是分期付款，是否预留一定比例的质保金，质保金返还的最后期限等。⑥交付标的物的方式、时间、地点。审查采购合同是否明确了交货方式、交货时间、交货地点。⑦验收标准、方法、地点及期限。审查验收标准是否明确，是用国家标准、行业标准还是技术标准；是在卖方现场验收还是到货后在买方验收；是否约定了验收期限的违约责任及解决办法。审查合同的违约处罚是否明确具体，如违约金的比例、赔偿范围、赔偿方式等；解决争议的方式是否确定，如协商、仲裁，还是诉讼，首选法院是哪家。

　　四、合同执行情况及变更情况的审计

　　审查合同的实际履行情况，是否存在不执行或执行不完全的合同，分析原因，以利于企业尽快采取措施，将合同损失降到最低，也为企业将来签订采购合同提供经验教训；审查合同的变更情况，变更理由是否真实、合理，变更合同是否采用了书面形式，是否履行了变更批准、审签手续等。

　　(一)审“该不该买”，即对采购计划进行源头控制。

　　要审查采购计划是否合理，审批程序是否健全。采购计划不合理，会造成资源浪费，影响企业预期收益。首先各生产分厂应申报需求计划，经本厂领导审批；业务主管部门在分厂需求计划基础上，与库存定额挂钩，结合实际情况，确定需求计划，对多报的计划予以核减，编报物资采购计划，并报本部门领导审批和审计部备案。

　　(二)审“怎么买”，即对采购时间的审查。

　　企业要充分发挥集中采购的优势，主管业务部门应对采购计划进行分类、合并，以大批量采购质量好、价格低、售后服务好的物资。实行集中招标采购，采购单价比市场价格有显著优势，能有效地降低采购成本，提高经济效益。

　　(三)审“买谁的”，即对供应商的审查。

　　企业对供应商的选择应制定严格的标准，将遵纪守法、商业信誉好、经营状况好、产品质量好、售后服务好作为选择供应商的条件，保证在支付合理价格的同时，获得较好的产品质量。

　　1、对新入围的厂家进行实地考察。

　　审计部参加联合考察组，考察企业厂容厂貌、生产工艺、工商登记证、税务登记证、组织机构代码证、银行开户许可证以及近年来主要经营业绩、企业总资产、实收资本、净利润、现金净流量、资产负债率、固定资产成新率等方面。联合考察组在考察的基础上，写出考察报告，经主管领导审批后办理合格供应商资格认定手续，增加到供应商数据库中。对合格供应商实行动态管理，每年审核，按照经营状况、资质信誉、售后服务进行三级认定，优胜劣汰，对优秀的供应商建立长期战略合作关系，稳定供应主渠道，为实现物资采购质优价廉目标奠定基础。

　　2、对招投标全过程进行审计监督。

　　对招标过程的审查主要是为了防止开标过程中的“暗箱”操作，以维护公开、公平、公正竞争的原则。审计部门主要是对招标文件和评议标准进行审查，看是否有漏项、表达不清和不合理的事项；是否存在责任不清的事项和与法律法规不一致的事项；招标程序是否规范，开标前是否已召开招标预备会，投标书是否密封并在骑缝处加盖投标单位印章，投标函是否加盖印章。企业法人委托代理人是否有合法、有效的委托书，投标函关键内容是否清晰并按招标书要求投标，是否存在招标者内定中标单位或向投标者泄露标底等违规行为。

　　(四)审“合同”，即对合同签订的合法性、规范性、效益性进行审查。

　　合同标的物是否明确。标的物数量、质量是否明确，规格、型号填写是否完整、正确，质量标准、技术要求是否明确，对常用物资，占生产成本比重较大的物资采购计划进行审核。物资供应部门应实行定额管理，合理确定库存，编制年度、季度、月度采购计划，并经主管部门批准后执行采购，目的是在保证生产经营的基础上，防止积压浪费，加速资金周转。审计部建立物资采购台账，严格按照审批后的采购计划审计，对超计划采购要求退回。价款的审计。标的物价格是否按招标结果签订，招标结果的有关手续、资料是否完整齐全；相关的运费、保险费等费用负担是否明确；是否明确预付款进度及结算办法，支付预付款是否要求供应商提供与预付款同等金额的银行保函，最大限度地降低采购风险。合同履行期限、地点、验收方法是否明确具体，合同双方单位名称等资料是否明确，完整。明确双方的违约责任，提高合同的约束力和严肃性，保证合同的履约率。

　　(五)对“验收和结算”的跟踪审计。

　　这是一个不容忽视的环节，它关系到整个采购活动的成败。有的供应商以合理价格中标后，在供货时采用偷工减料、以次充好、降低配置水平、降低服务质量等手段。牟取不正当利益。企业验收、质检部门管理混乱，个别人员思想不坚定，也给不法供应商以可乘之机，使企业蒙受损失。要对采购物资的验收、结算环节进行必要的抽查，进行跟踪审计，确保合同履行。主要抽查以下内容：入库验收标的物数量、质量是否符合合同规定，与供应商的资金结算是否按合同执行，合同规定需留质量保证金的是否按规定留存等。