精益信息管理

　　精益信息管理思想是信息系统计划的一个非常重要的组成部分，它可以用来方便地确定需要改善的环节和要求，支持信息部门找出有价值的信息。

　　为了精益管理的思想能够在信息管理中顺利应用，分析和研究精益信息管理的基本原则是十分必要的。益信息管理的基本原则见表。

　　1.价值

　　价值是指能增加企业产品或服务的价值并传递给最终用户的行为。从信息管理的角度来看，它能够为用户提供有价值的信息的系统功能，信息的最终用户就是系统的“顾客”，它需要有价值的信息。信息管理的顾客与企业的最终客户存在巨大差异。企业需要管理的信息有3种等级，首先是国家法规和监管要求管理的信息，其次是企业进行有效管理和运作的必要信息，再次是支持企业核心竞争力和企业生产(或服务)的具体过程的信息。每种等级的信息都有很多的明确数据、背景资料和原始资料。每种等级的信息对于企业都有不同的价值。所以，识别和定义价值需要相关利害关系方参与、详细评估、企业信息需求审计和深入的讨论，特别需要指出的是价值的概念是非常主观的。信息审计(Buchanan & Gibb,1998)和信息需求评估(Nicholas,2000)等都是定义价值的非常有效的工具。

　　2.价值流

　　对于信息管理而言，价值流可以看作是将信息传递给信息需求者的一系列过程和行动。这些行动和过程包括对信息收集、整理、处理、存储、传递与应用。实际上信息处理的全过程不会包含很多的流程和处理系统。为了达到减少浪费的目的，整合各环节是非常重要的，因为很多情况卜这些环节都是自动处理的。此外，理解直接或问接的价值也非常重要，直接的价值可以直接让用户受益，问接的价值可以让企业的其他部门和用户受益，但是需要一个或多个用户履行相应的任务或程序使得价值能够流动。在价值流理论中，有很多的工具可以用于信息处理流程，例如信息价值流图就是识别和理解所有信息流(价值流)的基础。

　　3.流动

　　精益思想中“流动”的概念就是创造价值的步骤必须流动起来。在信息处理活动中，单件流是非常罕见的，它只可能出现在传统的生产制造领域。就信息而言，目的是要确保信息有效地流动和最有价值的信息(适当、准确和最新)流动，即这些信息一旦产生(或被需求)就应该在第一时问传递给需求者。毫无疑问，信息管理要形成“价值流”的一个关键因素是完善的信息管理基础设施，只有这样才能自动及时地进行数据交换。除此之外，所有的信息处理过程和支持过程都必须在尽可能短的时问内进行，并尽可能地以最简单的方式来处理。另外一个非常重要的原则是尽量减少企业、部门、用户和供应商的重复、过时、不必要的信息和重复的行为。实现这一目标的核心就是业务流程再造和优化整个信息流程。

　　4.拉动

　　精益思想中“拉动”的原则是制造者仅仅设计和提供顾客需求的产品或服务，并且仅在客户需求时提供。因此，在信息及其管理信息系统中，信息和额外的功能只有在需要和最终用户要求时执行。除此之外，为了实现用户拉动，企业内所有信息系统的界面、方法和程序都必须全部符合拉动的原则。实现“拉动”的核心就是:获取用户和企业的要求，建立统一的接口设计(Galitz,2000)和高效的信息设计(Jacobson,2000)。

　　5.持续改进

　　持续过程改进，包括定期评估信息管理体系、所有相关的基础设施和流程。定期的评估是非常重要的，如信息系统、法规、商务流程、物流流程都会随着时问而改变，改善的机会和浪费的程度也产生变化。除了定期评估，当采用新的或变更的信息系统和流程后，快速的应用支持和培训也是非常重要的，这可以有效地缩短从系统采用到全面实施和整合商务流程的时问。研究表明，用户经常会觉得新的或变更的系统和流程是一种时问的浪费，特别是当这种变革不能提供直接的价值时。另外，延长实施时问带来的浪费远远地大于对用户时问的浪费，因此尽量缩短这一时问是非常重要的。