报表系统
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什么是报表系统
报表系统是指将计算机技术与会计报表的编制方法相结合设计出专门用于报表数据处理的软件。
是报表系统的内容
- 标题：用来表示报表的名称。包括正标题、副标题、修饰线等内容。
- 表头：主要用来描述报表的编制单位名称、编制日期、编制计量单位、报表栏目名称等内容。
- 表体：是一张报表的核心和主体，是报表数据的主要表现区域。
- 表尾：指表体以下进行辅助说明的部分以及编制人、审核人等内容。
- 报表文件及报表：
报表：指一张二维表页，由若干行（表行）和若干列（表列）组成。因此确定一张二维表中某个数据所在位置的要素为：<列>、<行>。
报表文件：是报表系统中存储数据的基本单位，以文件的形式保存在磁性介质中，报表系统中的打开、关闭、保存等命令都是根据报表名字进行处理的。报表文件的文件名结构是：名称、扩展名。扩展名以“.”开始，在UFO报表系统中，报表文件的扩展名是“REP”。
若干张结构相同的报表组成一个三维表，也就是报表文件。因此，在报表文件（三维表）中确定一个数据的要素为：<表页名或表页号>、<列>、<行>。
- 单元：又称表单元，即单元格，指由行和列确定的最小区域（单元格）。行号用1、2、3、……表示，列号用A、B、C、……表示，则表单元可表示为：<列号><行数>。例如：第4行第3列的单元用“D3”表示。每个单元中可以填制公式、数字、文字等内容。
- 单元区域：又称为块，即单元格区域，由一组相邻的单元组成的矩形区域。在报表系统中，区域是二维的，最大的区域是一张二表（即一个表页），最小的区域是一个单元。单元区域表示为：起始单元：结束单元。例如：从B2单元至D5单元组成的单元区域表示为：B2：D5。
- 组合单元：在处理复杂表格时，需要将数个单元合并起来，当成一个大单元来使用，从而形成组合单元。它是由相邻的若干个单元组成区域，这些单元必须具有相同的单元类型（如数值型或字符型）。在报表系统中，一旦将某个单元区域设置为组合单元，报表系统处理时将这个组合单元视为一个单元。
- 单元类型：即单元格中数据的类型，可以是数值型数据、字符型数据、公式或关键字。
- 单元格式：指单元内数据的显示格式。
- 关键字：指报表的标识符，是在对三维电子表进行操作时，在多个表页间起对表页进行定位、辨识作用的一类特殊的标志。关键字可以唯一标识一个表页，关键字的值和表页中的数据相关联。在UFO报表系统中设立的关键字主要有：单位编号、单位名称、年份、季度、月份、日等。
- 报表格式：包括表样格式（含标题、表头、表体、表尾、表格线和所有辅助说明文字等内容）、单元类型（指对报表中每个单元的内容规定的类型）、单元格式（指报表数据的显示格式，如左对齐、右对齐、居中等）、公式（指报表或报表单元中的各种公式，如表内单元计算公式、取数公式、审核公式等）。
报表系统的计算
报表是企业管理的基本措施和途径，是企业的基本业务要求，也是实施 BI 战略的基础。报表可以帮助企业访问、格式化数据，并把数据信息以可靠和安全的方式呈现给使用者。传统的报表主要以excel为主，而目前的报表比较广，已经不仅仅局限于excel那种简单的管理了，现在已经将数据库跟软件相结合，用户只需要录入数据，就可以得到各种各样的报表，包括列表、图表、分组、树形列表、树形空间等等。这种报表系统使用方便，数据永久保存，不会丢失，如果你有分公司的话，效果更加明显，可以将各个分公司的数据正合到一个报表中，更加准确的将各项数据显示出来，图表显示更形象。当然，这类报表系统市面上越来越多，比如润乾、飞扬、FineReport，ET等等，相比之下。报表系统分为三大步骤：报表的格式设计、报表的数据处理、报表的打印输出。
报表系统的主要功能包括：文件管理功能、格式管理功能、数据处理功能、图形功能、打印输出功能和其它功能等。
在报表系统中，报表中数据获取的方法有：对于一小部分最基本的、最原始的报表数据，必须通过手工直接输入的方法获取；对于报表内小计、合计等数据，通过建立单元公式自动计算的方法获取；对于需从其他报表中提取的数据，通过建立表与表之间数据连接公式的方法获取；对于需从账簿中提取的数据，通过建立账中取数函数公式，自动从账务核算系统或其他会计核算系统中采集数据。
（1）建立表页的计算公式：
- 可采用直接输入单元公式：先选择要输入公式的单元（将光标定位于该单元），再在指定单元中输入计算公式。
- 交互式输入公式两种方法：利用函数向导，按照计算机的提示，编辑输入公式。
（2）建立从账务系统中获取数据的公式：（重点掌握）
- 账务函数的作用：账务函数是联系报表系统和账务处理系统之间数据传递的桥梁。利用账务函数定义单元连接公式，将会计账簿中的有关数据直接通过单元公式提取到相关的会计报表中，将会给报表的编制带来极大的方便，既避免了数据的失真，又节约了时间，提高了效率，实现了账表的一体化。
- 账务函数的分类：利用函数可以提高系统的数据处理能力，可以与账务处理有机结合，实现账表一体化。