商业物流信息系统

　　商业物流信息系统，就是为有关部门提供商业物流信息，谋求商业物流各项职能的相互衔接和高效率，并正确而迅速地传递和处理这些信息的系统。以前的物流信息是由人工作业完成传递的，现在这项工作则由让计算机网络来完成。

　　具体来说，商业物流信息系统具有以下特性：

　　1、商业物流信息系统是以商业流通为自己的环境。这就决定了物流信息的输入来自商业流通部门，输出也是为商业流通部门服务的。

　　2、商业物流信息系统是由商业物流信息的收集、加工、传递、提供、存贮等一系列相互的不同阶段组成的。商业物流信息系统总是处在物流信息不断传递的动态之中。

　　物流活动对物流信息系统提出了及时、准确、适用、经济的要求，在进行物流信息系统设计时，必须遵循下列基本原则：

　　1、系统的原则。建立商业物流信息系统要从系统的原则出发，使商业物流信息系统与物流的职能和物流组织机构相互联系。物流组织及手段的变化，物流方法的变化，会在一定程度上引起信息需要的变化，而物流机构的变化，也会改变物流信息流的方向和密度。

　　2、经济的原则。建立商业物流信息系统需要花费一定的财力、物力、人力。应努力做到耗费少，而又能提供数量多、价值高的信息，这就是经济的原则。

　　3、逐步发展的原则。商业物流信息系统不可能一开始就十分完善。总要有一个逐步的发展过程。根据物流业的发展要求，物流对信息变化处理手段，在现有的基础上，去积极完善和改进。

　　4、统一的原则。在流通信息系统中，商业物流信息系统只是一个分系统。同时，物流信息系统又可分解为若干子系统。

　　因此，物流信息系统要遵循统一的原则，便于进行物流信息的收集、加工、传递，也便于该系统与流通信息系统相联系，以便于物流信息系统中的其它各子系统相互协调地工作，提高整个系统的工作效率。

　　为了使信息系统充分发挥其作用，使社会物流水平得到广泛提高，因此，必须建立整个社会的商业物流信息网。

　　(一)中央商业物流信息系统

　　这是由国内贸易部等部门建立的物流管理信息系统。是物流的决策、计划、组织、控制和提供各种物流信息的场所。

　　1、收集和加工国民经济有关的物流信息，建立信息库，预测物流的未来。

　　2、向国民经济信息中心提供物流信息资料，以便国家进行宏观经济的调控。同时，传递国民经济信息中心的信息，以便物流部门制定科学的决策。

　　3、为下级信息机构和行业预测、咨询中心提供物流资料，并指导物流信息工作。

　　(二)中心城市商业物流信息系统

　　以中心城市为依托建立的若干个商业物流信息系统是中央与基层物流信息系统的桥梁。其主要任务是：1、收集和加工中心城市的有关物流信息，并建立信息库存进行存贮。

　　2、接受中央物流信息系统提供的物流信息，并定期或不定期向中央提供物流信息，形成信息的纵向传送。

　　3、与其它中心城市物流信息系统进行各种形式的信息交换，组成横向的信息传递。

　　(三)商业物流企业物流信息系统

　　商业物流企业信息系统是整个国家物流信息系统的基本单位。它一方面收集企业内部有关物流的各种信息，为企业物流活动提供服务。另一方面要向有关方面如中心城市物流信息系统提供信息，并接受中心城市传来的信息。

　　(一)商业物流企业信息系统的构成

　　一般来说，商业物流企业的信息系统由两部分构成：

　　1、外部信息系统

　　(1)经理决策需要信息

　　经理需要同仓库、运输公司、客户直接发生联系，以了解服务全过程的信息。

　　(2)客户需要了解信息

　　为了解决信息处理问题，还需要建立数字处理中心(DEl)。因为客户的信息处理系统要和数字处理中心联机联网，实现数据转换。物流中心需要得到客户的信息，了解客户的要求，知道为他们做什么，再通过信息系统的网络及时告诉客户他们所需要的信息，例如任务已经完成，或需转运的货物已经运出，等等。作为物流企业有责任让客户及时收到他们所需要的商品，所以，物流中心t或配送中心)还需要与汽车运输公司、铁路运输公司、船舶运输公司，甚至司机交换信息，有什么货，什么时间要运到什么地点。运输公司也要物流中心交换信息，何时能派车提供服务，到达目的地后，也要反馈给物流中心信息，告之何时送到，面交何人收货。数字处理中心，可以便经理、仓储、运输、客户同时知道物流信息。有了一个DEl系统，把信息储存在一起，仓储、运输和客户都可以在其中寻找自己所需要的信息，例如"货物现在何处".于是所有人员都可得到信息，使整个物流系统少出差错。如果没有这个系统，就必须由许多人来处理信息；有了这样的系统，95%的订单可利用该系统来处理。信息处理系统的建立，需要花很多资金，但其作用非常之大，且投资回收很快。

　　2、内部信息处理系统

　　这里最主要的是库存信息处理系统，但它和客户、运输公司都有联系。它的主要处理内容有：

　　(1)库内有什么货物；

　　(2)哪些货物已损坏、哪些货物已被订购，尚有哪些货物可以发运；

　　(3)根据订单，尚缺哪些货物，哪些货物又即将送到仓库；(4)库存货物存放的具体位置，具有认址功能，以便能迅

　　速找到货物并能将货卸下来；

　　(5)货物运输的距离(一般在库内搬运距离不超过75米)

　　(二)商业物流企业信息系统的功能

　　1、即时或定时掌握物流状态

　　通过计算机网络或其它信息传递方式即时或定时掌握物

　　流系统内各子系统及分店的库存量、库存能力、配送能力等。

　　2、接受订货、发货业务

　　把物流中心和仓库等的库存量、订货点、配送能力和往来客户的住址、结算帐号等，记在电子计算机里。

　　通过来自顾客的电话和传真等接受订贷后，将订货信息从批发中心或零售店的末端机输入，传送给信息中心。信息中心的电子计算机处理各种订货信息，查询库存量是否充足，制订供货计划；如果能满足供货要求，那么就选择附近发货网点，向设置在网点的末端机传送发货指示书；如果库存不足，那么向网点下达采购命令。发货网点根据发货指令，先计算装载效率，选定配送路线和配送车辆，制定最优配送计划并发出配送命令。发货时输入发货信息(变更部分等)，配送一旦完成，就输入送达信息，以加强配送管理。'依据订货信息和发货信息计算订货余额，进行订货管理和销售管理。根据订货信息，进行预测库存管理，根据发货信息，进行实际库存管理。根据物流企业的采购计划和零售店的前期订货情况，发出补充库存的指令。回答对订货信息和库存信息等的查询，支持营业活动。

　　3、日常管理

　　计算订货、发货余额、库存水平等，以进行库存管理，订货、发货管理。

　　(三)商业物流企业信息系统化的效果

　　1、可以随时回答顾客对库存的询问。

　　2、由于不用手工记录库存台帐，误差减少，精度提高(特别是订货、发货业务)。

　　3、提高作业的准确性，具备控制错发货、错配货、漏配送的系统。

　　4、因为提高了情报处理速度，也就提高了物流服务质量。

　　5、能够进行库存管理，可以大幅度降低库存和节约流转资金。

　　6、调节需求和供给，把订货信息和库存信息反馈给生产和营销部门，使生产、物流、销售形成一系列的连贯活动，从而提高效率。

　　7、缩短从订货到发货的时间。

　　8、提高运输效率。

　　9、提高装卸作业效率。

　　10、省力化(特别是订贷、发货业务)

　　ll、降低物流总成本。

　　〔一)商业物流活动的调查与分桥

　　回--出--回这个阶段的任务是通过分析、研究，了解商业物流活动的现状，按照物流活动的进程，设定计算机所要完成信息加工与处理的任务和方法。调查分析阶段要求：1、明确系统的目的。目的不明确，不仅成本高，系统失去了实效性，对其评价也困难，不易找出改进方向。

　　2、掌握商业物流信息的内容、格式、传递方式、途径、方向、路线等。这个阶段通常包括：各种物流台帐的内容、用途、流通路线以及各台帐之间的关系。

　　3、对企业的物流功能进行分析，作出物流功能和物流信息之间的关系图。不同的物流功能之间存在着不同的关系，在作关系图时应充分调查、分析物流的功能。如库存控制功能与物流信息的关系，可建立如下的信息图。该图说明库存台帐是表示流通信息的；提供货源、实际供货是由供货单位来完成的；供货单位与需货单位问的关系，要由物流管理部门进行控制。

　　4、充分调查商业物流信息系统与企业内其它部门信息系统的关系，如销售、财务等系统的联系，必须对输出入方法、信息内容中的重要因素进行修改、筛选，组成一个效率好的系统。

　　5、对相关企业之间的信息系统进行调查研究。不仅在本企业信息系统之间要建立相互联系，还要从相关企业之间的整体物流合理化的观点出发，取得企业的协作，从而研究建立由有关企业组成的物流系统。

　　6、选定由计算机处理的信息。根据物流部门的实际需要和计算机的功能，判断哪些信息将由计算机处理。计算机处理信息的效果可分为直接效果和间接效果。直接效果表现为计算机处理的信息，推动物流活动开展的情况；间接效果也称之为计量效果，指由于使用计算机后减少了人员、设备、节约了资金、提高工作效率等效果。

　　7、对输入方法、时间和输入内容要进行充分的研究。

　　8、选定计算机处理的方式。计算机用于信息处理的方式有两种：

　　(1)成批处理方式i这种信息处理方式是将通信线路传来不需要立即处理的信息积存在磁盘上，选定一定的时间后再进行处理。成批处理的优点在于处理费用较低，但不适用数据产生之后需要立即处理的场合。

　　(2)实时处理方式。这种处理方式就是每当物流信息出现以后，马上将数据输入计算机，立即进行处理。这种方式显然适用于有实时性要求的场合；由于物流管理方式存在着多方向性和多功能性，上述两种信息处理方式通常在不同的场合选用。一般地说，对于物流现场的管理多采用实时处理，在物流决策部门多采用成批处理方式。

　　9、要重视软件的灵活性，因为商业物流周围环境经常发生变化，要组织一个能够适应环境变化并在与其它系统连接时，能保持一定主动性的系统。为此，要研究按功能建立独立软件，并使其互相连接的系统。

　　(二)建立信息处理模型

　　物流信息处理模型的建立，要根据物流管理的对象和物流信息处理的方法来确定。物流信息处理模型可以不断进行修改，它不一定是最终方案。建立物流信息处理模型可分为五个阶段：

　　l、设定输出条件

　　首先按物流活动调查与分析所得到的物流功能和信息之间的关系图再进一步进行分析比较，以判断某种物流功能的模型是否有需要改进之处，然后再进一步讨论物流信息的形式和内容，最后设定输出的条件。

　　2、设定输入条件

　　输出条件设定后，为得到这些输出信息，就要考虑应采用哪种输入方式的路径，以及输入信息的数量、形式和内容。

　　3、设定文件

　　将物流数据汇总之后所得到的数据集合，通常称之为物流文件。所谓设定文件，是指选择好文件的种类、形式和内容。

　　4、设定代码

　　计算机处理的信息必须代码化。设定代码要求系统化，以便于使用、添加、订正、删除。

　　5、设定处理模型

　　待输出、输入、代码等均已设定后，再进一步研究、确定实际的计算机处理系统。内容包括确定电子计算机机种、外部设备及时间的调度方式等，作出流程图以及进而设定处理模型。

　　(三)详细设计

　　物流信息处理系统的详细设计直接与程序设计相关，其

　　主要内容如下：

　　1、输入、输出代码的设计

　　按照所设计的信息处理模型，确定计算机输入数据的形式；确定所用的设备；物流台帐设计；制定检验数据错误的方法等。进行输出信息的设计'选定输出设备；制定报表文件格式。文件设计的内容包括确定：是选择采用顺序查找文件还是选择随机查找文件。设定处理过程时，要画出处理过程的流程图，以作为程序设计的依据。

　　2、写出程序说明书并进行程序设计

　　根据系统软件的条件，对程序编制进行说明和进行程序框图的设计，进而采用高级计算机语言进行程序设计，编制出具有各种功能的程序，并进行调试。

　　(四)信息处理的实施

　　信息处理的实施，是运用计算机对信息处理的程序进行运行，以便得到人们所要得到的各种物流信息，达到物流信息处理的目的。

　　1、程序设计处理

　　就是对物流信息处理程序进行标准化，以使程序可以通用。同时，对已经完成的各种信息处理程序进行登记和保管，以便随时调取使用。

　　2、计算机的操作管理

　　操作管理，要求写出计算机运行说明书，制定运行的操作，输入、输出设备操作，各种信息的选择处理、显示等。

　　3、计算机的运行管理

　　在计算机用于信息处理的具体运行时，对输入数据、输出信息、以及整个运行情况进行的管理，称之为运行管理。

　　商业物流信息是否科学，评价标准主要有以下几点：

　　(一)物流信息收集的制度化

　　在商品的流通过程中，要求对各种物流活动信息收集的时间、空间、收集的频率以及对收集人员等要统一规定，明确要求，使之制度化。

　　(二)物流信息表达形式的标准化

　　物流活动信息的表达形式，特别是大量表格形式，要有统一的标准，如需变更，也要按统一的标准变更。

　　(三)物流信息传递的规范化

　　物流中的信息数以万计，而且瞬息万变。这些信息的形式不同，内容不同，而且不同的信息有不同的使用部门，如果不对信息的传递方式、途径、方向、路线等作出明确的规定，井加以制度化、那就容易造成信息在传递中出现拥挤、排队、混乱，失真，甚至出错，进而造成通道阻隔、反馈不灵等。

　　(四)物流信息内容的系统化

　　商业物流信息系统不仅能在时间上连续地提供信息，而且提供的信息在空间上也具有系统性，即信息内容能够全面地反映物流的各个方面、各个时期的变化。

　　(五)物流信息存储的档案化

　　在物流信息的使用过程中，有的信息使用后仍然有价值，为再次使用需要存储，要求不断增加物流信息的储存量。为了把它储存好，又便于检索，这就要求物流信息系统做到信息储存档案化。