内隐危机

　　内隐危机是组织机构内部由于管理人员观念和管理体制落后，以及人员素质、技术等原因，对某种事情疏忽或处理不当，致使事态逐渐向不良的方向发展，从而引起危机。并具有不明性、隐藏性、长期性。如早期能够引起重视，加以预防、阻止，可避免事态发展。

　　一、档案管理内隐性危机的诱因分析

　　(一)载体寿命危机

　　主要指纸质、光、磁性介质载体档案。一是部分纸质档案保存年久，纸张变黄、易碎、腐蚀、捆迹等，随时威胁着纸质档案的寿命。纸质档案形成的主要是纸张、字迹材料，长时间保存，在高温、酸、酶的作用下，会发生水解氧化反应，加速内部不利化学成分对纸张的影响，使字迹材料发生扩散、泪化。一般而言普通纸质的保存期为几十年，特殊纸质几百年。但并不是每份档案都是特殊纸质。据英国《今日历史》(History.Today)杂志报道，欧洲已有80%的古代图书和手稿，如古罗马时代的达芬奇和伦勃朗的素描，以及巴赫和亨德尔的乐谱已面临着被墨水破坏的危险。由于大量的手稿和文件都是用铁——没食子墨水书写，其主要成分为硫酸铁、没食子和阿拉伯树肢，年久墨水中的硫酸铁与空气发生反应，墨水逐渐侵蚀与其接触的材料使纸张变黄而易碎。我国湖北省档案馆的“汉冶萍公司”档案(形成1858-1949年)、“江汉关”档案(形成1861-1949年)等一批“国宝”已接近保存寿命期，四分之一的纸质档案出现了破损、霉变、捆迹和因字迹腐蚀而形成大量的空字的现象。

　　二是光盘、磁性介质载体寿命的实际操作与理论不相一致。如光盘从现理论而言，一张光盘数据可保存100年，但实际操作中的第一张CD-ROM问世仅仅能维持20多年，远远没有到达理论设计的使用年限。磁性介质更甚，处理得好也有10-30年，但10年前5.25英寸软件，现在没有一台普通电脑可以读出。美国1976年火星探测项目的核心数据磁盘已开始分解，在磁盘转换的过程中，有10%-20%的磁盘发生错误。

　　(二)技术过时危机

　　数字化档案是以二进制编码的形式记录，存储在数字化媒体上，必须有相应设备，若其中有硬件、媒体技术、软件、格式等任何一项技术不匹配，都无法正确读取信息。目前信息技术显得十分脆弱和不稳定。一方面计算机硬件和软件存储更新技术加快，3-4年就更新换代；另一方面计算机机读语言、格式平均每3个月就会问世一种，而语言之间的互换大部分存在问题，旧格式、旧标准与新格式、新标准并不配套，若干年后旧的数字信息很难被新的硬件设备和软件系统读出。目前应对技术过时，采用数据迁移，但每迁移一次，就会丢失一定的相关信息，迁移信息的积累就会增加信息准确恢复的难度。

　　(三)资金危机

　　档案数字化信息建设必须要有较高的资金投入。搞信息化，发达的国家是在完成工业化、技术人才充足、资金实力雄厚的前提下完成的，如美国政府每年投入1200亿美元。而我国尚处于工业化中期阶段，国家经济实力不够雄厚，底子薄，国家对档案事业财政拨款是极为有限的。档案部门因技术人才和资金的缺乏，多数数字化管理只停留在一台计算机、一个管理软件的设备基础上。如一台好的高速扫描仪，就要几十万元，加上维护费和使用费亦不少于初建时。从旧软件、硬件系统转换到新软件的迁移费用也不低，且不是一次性迁移。如广东有36所本科院校，据2005年统计，设专项经费的有26所，仅有一所经费超过10万以上，其余均在几万或几千元不等。且大部分高校都在负债经营，本身资金紧张。

　　(四)服务危机

　　服务危机主要来自于利用者与档案管理者的关系。由于档案信息的本源性、滞后性特点，使其传播功能时效性也比其他信息略逊一筹，加上我国长期封建专制统治的传统习惯，利用者对档案传统的封闭定势思维没有彻底改变。另一方面许多档案管理部门的阅览环境未能营造一种舒适、宽松的阅览气氛，有的仍然凝聚着浓厚的政治氛围，利用处于被动状态，如果工作人员素质偏低，因服务态度恶劣导致服务的程度、质量时效不尽人意时，利用者档案信息需求不强，就会产生能不来且不来，或者选择其他途径来求取信息。

　　(五)安全隐患危机

　　安全意识隐患。安全意识隐患是安全危机中最大的杀手，如表1。

　　从表列的事件中，可以看出事故表面上是技术或人为因素所致，但这些技术或人为因素与部门没有相应的安全管理制度和缺乏常规检查措施、职责不分明密不可分的，但实质归根于组织领导及管理人员的安全意识问题。

　　技术运作隐患。据IDN的调查，在所有数据库丢失的案件中，有80%是人为造成的，其中不排除技术人员经验不足以及操作熟练程度。目前档案信息管理有两类人：一类为计算机专业人员，但对档案管理业务不是很熟悉；另一类计算机水平低，对数字化管理的游戏规则缺乏了解。

　　网络安全隐患。黑客、病毒人侵是最大的安全隐患。病毒会利用各种途径潜伏或寄生在存储媒体、程序中，迅速扩散，甚至通过远程工作站将病毒传播到千里之外。即使是单机环境操作，病毒还可通过软盘带到另一台机，若多台机器协同工作，还可引发病毒交叉感染。有人统计，全世界每隔20分钟就会产生一种新的计算机病毒，通过互联网，以每秒30万公里的速度，向全球各个角落传播，这意味着上网的计算机每隔20分钟就有可能被新的病毒感染一次。在档案管理网络中，如果稍不留意，就很容易中招，严重时整个管理系统、管理工作瘫痪。

　　软件先天不足隐患。在软件编制过程中，一方面软件公司的设计编程人员为了自己维护方便，往往开设了一个不为人知的“后门”，另一方面编写软件每1000行程可能会出现一个漏洞，而微软操作系统是由几千万个行程序组成，为黑客的攻击留下了余地。再加上我国微电子技术与发达国家存在着很大的差距，关键技术设备必须从美国等发达国家引进，为此不排除这些国家在出口产品中安装了线门，预设对外声称用于网上远程维护“机关”的可能性。如1990年海湾战争，美军通过带病毒芯片的打印机设备发送指令，致使伊拉克军队系统瘫痪，轻易地摧毁了伊军的防空系统。

　　二、加强危机预防管理，杜绝危机事件发生

　　(一)以思想意识为行为规范，防范于未然

　　一个正常人的思想行为活动过程，应是先思想意识，后有行为动作，正确的意识理念能带动主体行为规范。当一个人的主观思想烙上了潜危机意识，就能与个体情操产生相一致的行为效应。因此个体的主观思想意识是控制内隐性危机事件发生的重要导向。一个部门如果组织文明和结构严谨，管理有方，就会把潜危机杜绝于萌芽状态，否则相反。如湛江市档案局的两次虫害发生，很明显上至管理层，下至一般工作人员对虫蚀的危害思想认识不足。虫害危机事件是显而易见的，但不是独立的，是与组织内在文化结构及领导的危机意识有着必然的联系。组织结构松散，没有相应的管理制度，和缺乏常规检查和保护措施，随时都有危机事件发生。

　　(二)以在岗转型为基础，提高业务技术水平

　　档案部门引进技术人才难是共通点，据有关资料显示，我国专业技术人员严重缺乏，“与国外相比，每千人中的科学家和工程师数量，日本为4.7人，美国为3.8人，中欧和东欧为2.1人，亚洲新兴工业化国家和地区为1人，我国仅为0.4人”。在引进人才上与其他部门相比档案部门可谓“弱势群体”，再加上目前档案管理部门人员的专业结构分布极不尽人意。从某市登记的6侧多名档案工作人员中，档案专业约占总数的15%-20%，文史、英语、计算机等相关专业毕业生约15%，60%以上则是经济和行政管理专业。因此档案部门在杜绝或减少因技术问题引发的危机，最理智的解决办法就是通过继续教青帮助在岗转型培训，来提高管理人员的专业技术水平。

　　(三)以安全保障为指导，做好预防管理工作

　　内隐危机是可以控制、防范的，为了消减危机发生的可能性，切实加强档案日常管理工作，要做好几个保障环节：

　　管理保障。优化档案管理组织机构设计，明确各部门的职责与分工，尽量消除责任权限不明、惩罚不公、五相推语等因素造成的人为危机：培养员工敬业爱业意识，提高员工的凝聚力；建立完善、规范的管理制度：如安全操作管理制度、文档管理制度，并编制各种应急预案和计划，以应对不同情况的需要。

　　技术保障。一是争取补充新鲜“血液”，引进一定的复合型人才；二是建立一套继续教育理论机制，对现有档案专业技术人员进行必要的技术培训；三是制定一个全国性的信息安全技术操作规范标准，确保数字化档案信息安全运作。

　　科研保障。针对潜在危机，建立紧急处置工作科学决策咨询机制，形成消除危机的科学研究小组，并给予一定的经费，配备有关的技术专家，对建立紧急处置管理模式和运作机制进行探讨研究，特别是加大先进救灾技术、装备研究。

　　立法保障。加紧制定和紧急处置工作相关的规章和政策性的配套文件，档案安全管理相关的规章制度，强化法制意识。建立网络安全、信息安全、电子文档管理安全、计算机系统操作安全、载体管理安全等方面制度。加大执法工作的力度，健全现有的法律体系，严厉打击各种档案犯罪行为。

　　(四)建立危机事后管理体系，尽快恢复正常运作

　　不管怎样预防，终有百密必有一疏的可能。危机事件一旦发生，控制后，危机管理进入一个新的重要修复重建管理阶段，不仅修复管理带来一定的有形或无形的心理损害，也是弥补事件暴露的漏洞与不足契机。因此平时就要组建一个相对独立精干、负责、高效的事件调查小组：一是调查事件发生的原因，评估事件造成的损失，形成改进意见，进行必要的改革和完善；二是以事件暴露问题的解决为契机，配套地解决和控制一些与突发安全事件相关的、可能导致事件再度发生的各种问题，巩固事件处置的成果；三是重建突发安全事件的辅助机制，尽快使组织系统从危机状态进入到正常状态。

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