催款函

目录

  • 1 什么是催款函[1]
  • 2 催款函的写作要点[2]
  • 3 催款函写作规范[1]
  • 4 催款函写作示例
  • 5 参考文献

什么是催款函

  催款函是在商务活动中针对到期应付而未付的欠款,以书面形式提醒并催促对方付款结账的信函

  写催款函除了达到催收欠款的目的外,还要注意不应当因为催款而影响双方的友好关系和继续合作,所以不要因为催款伤害双方感情,形成敌意。

催款函的写作要点

  通常来说,催款函要包括以下主要条款:

  1.欠款单位的全称和账号

  2.欠款的原因;

  3.欠款的时间;

  4.欠款的金额;

  5.发票号码;

  6.建议处理措施或意见。

催款函写作规范

  (一)标题

  即件名或主题,在第一行居中用较大字体标注,指出信函的主要内容。可以直接书写“催款函”、“催款信”等字样。

  细节提示

  ◆标注件名或主题的目的是使受信者一打开信函就知道其内容,也方便对方分发或归档时参考。

  ◆可以在文种名称前面加上单位名称,即写成“××公司催款函”的形式。

  ◆件名或主题要根据需要而用,不是说每函必有,可以酌情省略,但催款函为了醒目地提示对方,建议不省略。

  (二)称谓

  在标题之下另起—行或直接在第一行顶格书写受信者的名称。称谓后加冒号。

  细节提示

  ◆受信者的名称可以是单位或部门名称,也可以是个人姓名。

  ◆如果没有具体的受信人,则写单位或部门的名称,如“××公司行政部”。

  ◆如果有具体的受信人,其姓名前面可以加上“尊敬的”等敬语,后面应当加上“先生”、“女士”、“经理”、“主任”等称呼,如“尊敬的姚××经理”。

  ◆也可以酌情采用单位或部门名称加上负责人职衔的形式,如“尊敬的行政部经理”。

  (三)正文

  在称谓之下另起一行空两格开始书写,一般应当写上对方欠款的事项、时间、原因、金额、发票号码等信息,再说明催款单位的处理意见,如提醒对方及时付款、商议其他付款方式、最后的付款期限等,必要时还可以写上催款单位的地址、电话、经办人等。

  细节提示

  ◆出于保持友好关系的考虑,催款函可以分阶段发出:第一阶段主要予以提醒,第二阶段应当直接催款,第三阶段酌情“最后通牒”。

  ◆不论哪个阶段,语气、措辞都要保持理性,礼貌得体,不要尖酸刻薄,讽刺挖苦。

  ◆也可以制作催款单模板填写相关项目即可。

  (四)结语

  在正文之下另起一行空两格书写“恭祝”、“顺祝”等表示恭谨之意的词语,再另起一行顶格书写“生意兴隆”、“财源亨通”等表达祝愿之意的话,后面不必加标点符号。

  细节提示

  ◆不要因为催款而忽略了结语的公关功能。

  ◆如果是最后通牒阶段,结语使用“此致——敬礼”更显得坚定而有礼。

  (五)落款

  在正文或结语的右下方署上写信者的名称。在署名的下方写上写信的日期。

  细节提示

  ◆写信者的名称可以是单位或部门名称,也可以是个人姓名。

  ◆如果写信者的名称是单位或部门名称,应当书写其全称或规范化简称。

  ◆如果写信者的名称是个人姓名,前面可以标示其单位或部门名称。

  ◆如果随函附有相关证明材料,可以在落款下方另起一行顶格书写“附件:×××票据复印件”等附件说明语。

催款函写作示例

  范例1

  尊敬的XX公司研发部:

  贵公司××年×月×日从我公司购买的一批打印机,双方协议于××月×日付款,现已过期20天有余,请尽快付清款额。良好的信誉是我们双方应共同遵守的,如果贵公司有什么日难,可来人来函商议付款事宜。联系方式:XXXXXXXX。

  望速回音。

  恭祝

  生意兴隆

                                         ××办公用品公司销售部

                                         ××年×月X日

  范例2

  尊敬的XX公司负责人:

  贵公司应于X月×日向我公司付款一事迟迟未兑现,现已过付款期1个月有余,其间多次去函催问,未见回音。我公司投入再生产急需该笔款额,请务必于×月X日前付清全部货款,以免发生向法院提出诉讼等不愉快事宜。

  此致

敬礼

                                        ××办公用品公司

                                        ××年×月X日

  范例3

  尊敬的XXX先生:

  贵方于X×年X月X日订购××节能灯管60箱,货款金额合计1.5万元,发票号为X××XX。贵方业务繁忙,疏忽大意在所难免,故致函提醒,敬请执行结算。我公司账号XXXXXX。逾期按照银行规定加收2‰的罚金。如有特殊情况,请与我公司财务科××联系。

  电话:××××××邮编:×××××地址:×××××

  谢谢。

                                          ××公司事业部

                                          ××年×月×日

参考文献

  1. 1.0 1.1 金常德编著.常用应用文写作规范与技法.广西人民出版社,2009.06.
  2. 晓佳编著.最新实用商务文书范本大全.中国言实出版社,2007.1.
阅读数:350