项目会议管理

　　开会是一种正式沟通的渠道，项目经理通过会议解决问题，安排工作，制定计划和决策，是推动项目最终达成目标的重要手段。因此，项目会议管理就变得十分的重要。

　　通过项目会议,项目经理可以将有关政策和指标传达给项目团队成员,使与会者了解项目共同目标,自己的工作与他人的关系,并明确自己的目标，同时项目经理可以及时地获得反馈信息；项目会议可以充分表现与会者在项目组织中的身份、地位和影响，使会议中的信息交流能在人们的心理上产生影响，可以使与会者产生一种共同的见解、价值观和行动指南，密切相互之间的关系，可以帮助澄清误会，处理各种冲突并利用他人的知识和技巧来解决问题；通过项目会议，被人们所忽视的问题有可能被发现，进而认真地加以研究和解决；会议交流的正式性也可以使每一位与会者产生责任感和约束力，会议还可以帮助营造民主气氛，给与会者提供共同参与和共同讨论的机会，最终做出良好的决策。

（一）项目会议的类型

　　项目沟通中常用的项目会议有项目启动会议、项目情况评审会议、项目问题解决会议、项目技术评审会议等。

　　（1）项目启动会议

　　项目启动会议是项目成立以后第一次召开的全体会议，它是项目实施前的内部会议，由项目经理负责筹备和主持，要求所有的项目利益者都应参加会议。（如果没有必要，客户以及主管部门的管理人员可以不参加）。

　　项目启动会议的目的是，为以后的项目会议树立榜样；为项目成员之间的相互了解和熟悉提供机会，为以后的合作打下基础；使项目成员全面深入地理解项目目标、意义；明确项目经理的权力职责范围；明确项目成员的工作任务、工作岗位和职责范围；统一项目团队及利益相关者对项目的组织结构、工作方式、管理方式等的认识；讨论项目工作的实施规则和项目实施中的管理控制方法；处理团队成员对现阶段工作的意见，并尽可能将其解决。

　　项目启动会议的内容涉及到项目的基本情况（如目标、意义、规模、完成时间等）、主要成果、管理制度、主要任务及进度安排、项目所需资源的要求以及项目可能会遇到的困难及变化等。

　　（2）项目情况评审会议

　　项目情况评审会议是项目管理者获得信息、解决问题以及了解项目进展情况一种方式。召开项目评审会议的基本目的是通报项目进展情况、找出问题和明确下一步的行动计划。

　　项目情况评审会议的内容涉及到：自上次会议后所取得的成绩，即已实现的项目目标和已完成的项目工作，以及以前会议决定要开展的活动的落实情况；以已完成的任务、实现的实际质量和实际成本等方面的最新信息为基础，与计划指标进行比较，分析各种计划的完成情况；明确项目实际工作和项目成本、质量以及进度方面与计划要求之间的差异，这种差异可能是正的，也可能是负的，找出存在差异的原因；明确项目工作的发展变化趋势，无论这种趋势是如是坏，都必须明确，并在会议上进行讨论，以便项目可以按规定日期完成；根据项目的进展情况和发展趋势，分析预测项目完工日期和完成成本的情况，并结合项目目标和计划进行比较分析，给出预测，各种需要采取的措施，最后要确定出下一步具体的行动计划安排,注明每一项行动的负责人及预计的开始和完成日期。项目情况评审会议应该定期召开,以便及早发现项目进展中存在的问题,防止危及项目目标实现的情况发生.会议同期根据会议的中心议题确定,可以是一周\一个月\一季度\一年。这种会议通常由项目经理主持召开,会议成员一般包括项目项目团队的全部或部分成员以及项目业主/客户或项目的上级管理人员。

　　（3）项目技术评审会议

　　不管何种项目都要召开项目技术评审会议，以确保项目业主/客户同意项目提出的技术方案。不同专业领域的项目召开的技术评审会议会有所不同，但大数项目都会召开项目技术初步评审会和项目技术终审会议两种技术评审会议。 本文转自项目管理者联盟

　　项目技术初步评审会议是为了在项目开始之前或项目初期获得客户对设计方案符合技术要求的批准，在项目初期或开始之前，项目承担者完成最初的概念说明、图形或流程图设计后，由项目业主/客户对项目的技术初步方案进行的审批而召开的会议。

　　项目技术终审会议是为了在项目承担者开始建设、装配和生产项目交付物之前获得项目业主/客户对技术方案的批准，在项目初期或开始之前，项目承担已经完成详细设计和说明、各种图形和报告格式准备妥当之后，由项目业主/客户对最终技术设计方案进行审批而召开的会议。

　　（4）项目问题解决会议

　　项目问题解决会议是当项目团队成员发现项目进展中存在问题时召开的会议。在项目开始时，对于该种会议的主持者、参加者及召开时间等都应当设立相应的规章和准则。

　　项目问题解决会议通常涉及到以下内容：描述和说明项目存在的问题；找出项目问题的原因和影响因素；找出解决项目问题的各种可行方案，并对这些方案进行评价，从中选出最有可能或满意的方案，作为解决项目问题的实施方案；最后，如果所选定的项目问题解决方案涉及计划变更问题，则会议还需要对项目计划进行修订，反之则结束会议。以上各项内容都需要与会者共同讨论，共同分析。

（二）项目会议的意义

　　项目会议是项目经理沟通项目信息、跟踪项目进展、制定项目计划、形成项目决策、解决项目冲突、确保项目按计划顺利进行的有效手段。通过举行项目会议，项目经理可以与组织外部的客户、供应商、分承包商、政府机构以及组织内部的发起人、项目组成员、相关职能部门经理等项目利益相关者进行充分地、面对面地沟通，一方面可以帮助项目经理全面了解项目的进度、成本、质量、工作任务的完成状况，以及人员表现，客户满意度，项目执行过程中暴露的问题和出现的冲突，另一方面也有助于项目经理集思广益，博采众长，充分听取各方面意见，从而为提升项目团队士气、进行项目决策、解决项目冲突奠定坚实的基础。

　　进行项目会议管理时应该坚持以下一些原则：（1）制定会议管理的政策；（2）会议应在真正需要的时候召开，会议应该解决一定的实际问题；（3）确定会议的目的，不召开无意义、无目的的“糊涂会”；（4）明确参加会议的人员，与会议议题无关的人员无需要参加会议；（5）准备会议议程；（6）准备会议材料；（7）严格遵守会议的开始是时间；（8）按议程进行，提高会议效率；（9）鼓励与会者的积极参与，发扬民主，集思广益；（10）掌握和控制会议，引导会议发言朝着结论进行，避免会议跑题太远；（11）会议不要超时，避免冗长的会议，在必须延长会议时间时，应征得大家的同意；（12）结束时进行总结，编写会议记录（或会议纪要）：（13）即使分发会议记录与会议成果。

　　管理会议是一项很重要的管理功能。这包括计划、组织、指导和控制。一个管理良好的会议是分享信息、明确方向和消除模糊的有效方式。它有益于协调团队成员的努力和对项目事项获得即时反馈，提供了一种集体解决项目问题机遇的方式。会议主持人通过计划、主持和引领会议，创造适当的团队气氛。他/她必须明确对会议的期望。依据项目要达到的目标，主持人必须指导、阐明、控制、总结和评估会议结果。如果主持人在会议上讲得过多，会议可能会低效。主持人的影响取决于与会者对他/她要达到会议目标努力的认可度和他/她帮助与会者达到这些目标的技能和效率。

会议可能是低效的或完全是浪费时间的，特别是项目经理犯下面一些常见的错误时：

• 召集太多或太少的会议；
• 在会前忽视分发会议日程；
• 没能邀请有决策权的管理人员；
• 没能与在会上做主要发言的人员协调；
• 在琐碎的事情上花费了太多的时间；
• 没能将活动任务分配给具体人员。

　　项目会议是否成功依赖于各种不同因素。这包括会议类型（严肃的还是自由的）、会议形式（正式的还是非正式的）、提前计划的程度和主持人表现的权力水平。项目经理必须意识到这些因素，并恰当地利用这些因素，以便有效地管理会议。 下面就如何有效管理会议提供一些实用性指南。

　　充分计划和良好管理的项目会议，可能会非常富有成效。就像下面将要讨论的那样，有效的会议管理发生在会议之前、会议期间和会议之后。

　　（1） 会议前。

按前面所论述的问答程序，决定会议是否确实需要。如需要，那么就要：

• 确定会议目标，要把项目进展或状态评审与问题解决会议分开举行；
• 为会议讨论设定基本规则；
• 确定谁确实要参加，并只邀请这些人员；
• 尽早通知与会者会议的目标、地点和时间；
• 事先分发会议日程；
• 列出要在会上涉及到的事项，并预演会上的发言；
• 按时开始和结束会议。

　　（2） 会议期间。

为了使会议尽量简短，且富有成效，项目经理应做到以下几点：

• 制定具体时间限制，并坚持这一时限；
• 会议一开始，就要明确会议的具体目标；
• 多从与会者处了解情况（听应多于讲）；
• 使会议按日程进行，防止与会者“跑题”；
• 利用直观教具帮助说明你的观点，鼓励其他与会者效仿；
• 就是否达成一致意见或仍然存在分歧，定时总结讨论结果；
• 当工作需要进一步完成时，将工作分配给团队成员。

　　（3） 会议后。

　　当然，绝大多数工作要在会议之外完成。因此，要跟踪团队成员所分配的工作和分发准确的会议记录，并在下次会议上使用会议记录，检查工作结果。要保留会议记录，特别是项目计划、组织和评估会议的记录。这些记录要简洁、清楚和具体。会议记录可以包括下面内容：

• 下次会议的时间、地点和说明；
• 这次会议的时间和地点，与会者名单及其在项目中担任的角色；
• 讨论的会议事项；
• 已达成一致的决定和需要进一步研究的问题；
• 活动事项和负责跟踪及在下一次会议上向团队汇报的人员。

　　美国的统计数据表明，一个项目经理一生中，平均大约八年的时间开会。在项目环境中，时间通常是很紧迫的，因此使用一些能使会议重点突出和富有成果的特殊方法是重要的。这可以通过确保主持人和与会者都能很好地扮演其角色来实现。下面是一些能使团队会议更富有成效的建议：

• 主持人的角色是设定期望，确保团队集中讨论会议主题和避免偏离主题，并鼓励团队成员积极参与。参与会增加团队成员对项目的接受和承诺。
• 与会者的角色是做好准备，表现出自信和兴趣，发言时不要“垄断”讨论。
• 幽默的角色是活跃会议气氛，并可提升和指明团队的道德水准。幽默要健康，即不要讽刺和指向任何团队成员。任何时候都要避免使用种族和性别偏见的幽默。中国的《读者》和美国的《读者文摘》上的幽默是为大众广泛接受的，可供参考。

　　如果要参加由别人召集的会议，项目经理和职能经理一样可能都不喜欢这类会议。毫无疑问，良好组织的项目会议为项目成功提供了有效工具。但是，项目经理有时可能利用电话，与团队成员私下讨论或召开简短的特别会议来解决一些很重要的问题。

　　项目经理必须记住，好的项目会议本身并不是沟通的终点。项目经理必须通过增加他/她们对结果的承诺水平，使团队成员遵从他/她们的承诺。可能通过下表中所介绍的技巧来激励这样的承诺，以便能召开GREAT会议，即会议能使团队成员更有效和更富有成果。

表 GREAT会议的主要元素