采购计划管理
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什么是采购计划管理
采购计划管理是指对企业的采购计划进行制定和管理，为企业提供及时准确的采购计划和执行路线。
采购计划管理的工作
(一)实行采购计划管理责任制
1．生产单位责任。
(1)根据生产要求，提供本单位物资需求的实际情况，作为物资供销分公司制定采购计划的基础；
(2)根据生产实际，提出本单位物资补充计划和急需计划；
(3)负责反馈物资使用单位的意见。
2．保供服务中心责任。
第三章物资采购流程再造一保供服务中心作为计划管理中心，负责对计划进行统一调度和管理。具体责任是：
(1)汇总、审核生产单位上报的物资需求计划，编制物资采购计划；
(2)对有库存或有需要调剂的无动态物资计划，建议并监督采购中心进行平衡利库；
(3)建议物资计划的采购方式；
(5)对计划执行情况进行在线监督，并对物资供销分公司的采购事务进行统一调度，对未按规定时限到货的计划执行部门，进行责任追究；
(6)对年度和月份的计划执行情况进行分析和评判。
3．物资采购中心责任。
物资采购中心是物资采购计划的执行单位，具体的责任是：
(1)认真研究计划管理中心下达的采购计划，并对所有计划逐条处理；
(2)按照“应招尽招”的原则，具体组织招标采购和比价采购工作，保证物资质量可靠和价格低廉；
(3)对物资到货情况负责；
4．仓储配送中心责任：按计划将物资送达使用单位。
5．信息网络中心责任：为物资采购计划的制定、库存情况、采购计划执行全过程提供信息支持。
(二)采购计划的编制与管理
1．物资需要量的确定。
首先，要按消耗定额来计算物资需要量。也就是用计划期内的生产计划和物资消耗定额来确定需要量。其计算式为：
Ft=TtH
式中：Ft表示计划期内某种物资需要量；Tt表示使用该物资的计划期内生产任务量；H表示该物资的消耗定额。
用这样直接计算法计算需要量是比较准确的。凡有消耗定额的物资，都应该这样确定需要量。随着技术的发展，煤矿的消耗定额，要按实际情况定期进行修订。
其次，没有消耗定额的物资，按经验估算法确定物资需要量。所谓经验估算，包括历史数据的统计分析，以及同类条件的类比计算。在进行经验估算时，要注意根据煤矿井下条件变化的情况，对物资需求进行预测分析。
第三，参照其它计划，调整、补充物资需要量。特别要注意的是设备检修计划、基建工程计划、技改工程计划。这是除生产计划之外，对物资需要量影响最大的计划。设备检修，要按检修方案准备物资；基建工程和技改工程，按工程预算，准备物资。
以上是确定物资需要量的主要依据，是年度和月份正常物资采购计划编制的基础。
2．急用料计划管理。
急用料计划，是生产单位在紧急情况下，上报的物资需用计划。
急用料计划的处理，以不影响生产为原则，随时提报，随时办理。
对急用料形成原因，要根据情况逐条登记分析，看是由于计划失误，还是突发情况所致，如果是计划工作失误，应追究责任。
3．专用物资计划管理。专用物资计划，是生产单位在停产检修、防汛、防寒等非日常生产所需的物资需用计划。由使用单位根据不同项目需求提报。
一般来说，专用物资时间要求急、对生产影响大，必须在第一时问完成专用计划的处理，并进行跟踪落实。
4．设备计划管理。
设备计划分为年度维简计划、大修计划、基建计划、零星购置计划等。
设备计划有工程项目的，注明工程项目名称。工程项目信息统一纳入计算机管理，其信息由供应站设备管理员录入。
设备采购员应加强与供应站设备管理员的业务联系，并积极做好与相关部门及使用单位的协调工作。
计划员对于仓库中有库存的设备，在提交计划时，要进行平衡利库。
5．补充储备计划管理。
补充储备计划，是计划员根据生产单位需用计划和仓库的储备水平，对储备进行必要的补充而编制的计划。
计划员要充分研究生产消耗规律，适时对储备进行补充，尽量避免急用料采购计划的生成。
补充储备计划，要根据物资的消耗规律和物资库存情况编制，要做到既充分保证物资供应，又少占用储备资金。计划好坏，是计划员工作水平、工作质量的集中体现。
(三)采购计划的执行
计划的编制，是计划工作的开始。但更重要的是计划的执行。物资采购计划执行工作主要是由物资采购中心和仓储配送中心完成。物资采购计划执行的内容包括：落实物资、控制进货、组织供应。
1．落实资源。落实资源是指按照物资计划所列的品种、规格、型号、质量、数量和需用的时间，积极组织力量做好采购、加工定制、进口等工作，同时做好选择和评价供应商的工作。不仅使计划所列的物品有好的供应商来供货，而且在企业需用时，能及时拿到质量合适、数量足够的物资。
2．控制进货。控制进货是按照计划规定的物资品种、规格、质量、数量和交货时间来控制供应商的供货。采购人员要经常与供应商保持联系，做到按需进货，既满足生产经营所需，又使库存量保持较低的水平。
3．组织供应。组织供应是将物资按计划送达、发放。有消耗定额的物资按定额发放，没有消耗定额的物资，按需用单位提出的计划发放，对计划外需用的物资，发放要严格控制。
(四)采购计划执行的检查
采购计划的执行情况，由计划中心(保供服务中心)负责检查。检查的方法，分为日常检查、计划期末检查和物品核销分析。
1．日常检查。日常检查是指在计划执行过程中进行的不定期检查，或随时进行在线检查。日常检查的主要内容有：
(1)资源的落实情况。包括计划采购物资是否逐项有了安排，供应商的选择是否合理，采购合同有无问题，用什么方式采购，质量、数量、价格如何等；
(2)物资进货情况。包括合同执行情况，交货时间和验收结果；
(3)物资的供应情况。包括是否按时交付使用，以及使用单位的意见。
2．计划期末检查。计划期末检查是在计划期结束后，对采购计划执行情况进行全面检查。检查主要内容有：
(1)计划期需要量和实际消耗量的对比分析；
(3)计划期合同执行情况的检查分析；
(4)物资消耗定额和实际平均单耗的对比分析；
(5)实际库存资金占用和储备资金定额的对比分析。
3．物资核销分析。物资核销是对物资采购供应计划执行一个阶段后，或在计划期末，对物资使用情况进行考察分析的工作。分析的内容有：
(1)物资实际用项是否与计划规定用项相一致；
(2)物资实际消耗量是否与消耗定额相一致。
通过分析，为修订消耗定额和编制物资供应计划提供可靠的依据。
采购计划管理的流程
流程描述
(1)矿厂生产技术部门向物资供销分公司基层供应站提出物资需求，供应站根据掌握、了解的情况，进行平衡汇总，每月5日前，提出该单位全月物资需求计划。
(2)计划科汇总各单位需求计划。
(3)计划科依据材料消耗定额，对各单位需求计划进行审核。符合定额要求的，通过审查；有问题的，与相关单位沟通，按实际情况对需求计划进行调整。
(4)计划科按调整后计划，并考虑工程物资独立需求，以及库存情况，编制出当月的物资计划。(5)计划科对物资计划进行分解处理。库存物资，向配送中心下达配送计划；需订购物资报主管领导审定后，形成采购计划下达。其中，属于招标采购的，向商务科下达招标采购计划，日常采购则向相应的采购业务科下达比价采购计划。
(6)采购中心执行采购计划。
(7)配送中心按计划配送物资。
(8)计划中心对计划执行情况进行全程监督。
(9)计划中心编制物资计划统计报表，上报、存档。