采购监控

采购监控(Procurement monitoring)

　　采购监控是指对采购活动进行的监控，包括对采购的有关人员、采购资金、采购事务活动的监控。

　　采购监管与控制其主要目的是为了保证实现采购工作的目标和完成采购购监管与控制是采购主管的重要职责，也是直线管理人员的重要职责，采购制的主要依据是采购计划，因为在采购的运作过程中，实际工作与采购计划现偏差，而采购监管与控制的职责就是纠正偏差的过程，采取各种措施，把合要求的采购活动纳入到正常的轨道上来，使企业稳定地实现采购的目标，理工作的一项重要内容。

　　采购监管与控制的目地就是实现“5R”的采购、目标，即适时(Right Time)、适质(Right Quality)、适量(Right Quantity)、适价(Right Price)、适划(Right Place)。

　　(1)尽可能最低价：

　　采购人员应以询价、劳务的价格为最低价。报价、比价、让价，或公开投标的方式，确保所采购的商品或

　　(2)合格的供应商：

　　供应商的优劣，直接影响采购商品或劳务的价格、品质、交期及服务。合格的供应商应具备一般管理、生产管理、品质管理及财务能力，且以政府核准，领有正式执照的厂商。企业的采购人员、管理人员、设计人员及财务人员，应在交易前对重要供应商的合格性，加以评估。

　　(3)合乎企业需要的：

　　数量——订购单的数量应依据请购单的数量。供应商交货的数量，应为订购单的数量，并经检验无误。

　　品质——订购单应订明品质规格的标准或要求。供应商交货的品质，应经管理部门检验合格。

　　交期——订购单所要求的交期应依据请购单。供应商的交期应遵守订购单的要求，不可过早交货或逾期交货。

　　服务一包括售前服务及售后服务。

　　企业因采购商品或劳务所产生的应付帐款，应注意入帐金额的正确性(时间及金额)，付款期限应经最高财务主管核准及考虑付款方式的安全性。

　　针对采购监控的对象不同，可以分别采取不同的监控方法。

　　(一)对采购目标的监控

　　采购目标要明确，不能随意变动。在执行采购活动时，不能偏离目标，要尽可能保证目标的实现。

　　(二)对采购方式的监控

　　从企业采购的实际情况来看，常用的采购方式主要有三种，即议价采购、比价采购和招标采购。

　　(三)对采购人员的监控

　　(1)加强采购人员的素质管理。采购人员应当具备较高的道德素质，要有敬业精神，热爱企业；要品性正派，不贪图私利；采购人员应当有较高的业务素质，对材料的特性、生产过程、采购渠道、运输保管、市场交易行情、交易规则等有深入的了解；采购人员应当思维敏捷。表达能力强。

　　(2)制定采购人员行为规范。要经常就规范加以宣传，一旦有人违反该行为规范，应及时、严格执行奖惩。

　　(四)对采购资金的监控

　　首先，对于采购资金的使用要建立起一套严格的规章制度，资金的领取、审批、使用，一般要规定具体的权限范围、审批制度书面证据制度。对于货款的支付，要根据对方的信用程度，具体的风险情况进行稳妥处理。例如，一般货款的支付，要等到货物到手并验收合格以后，再付全部货款；差旅费的领取金额、领取的审批等都要有较详细的规定。其次，采购人员必须按照预算使用采购资金，努力使采购计划符合实际，贯彻既保证生产又节约的原则，需要什么就采购什么，需要多少就采购多少，对采购的顺序也要做到心中有数。

　　(五)对采购信息管理的监控

　　采购监控过程是通过采购信息的传输和反馈得以实现的。由于采购业务牵涉范围广、涉及的部门多，要使采购业务顺利进行，必须要求采购部门与企业内部的其他部门之间达成良好沟通，而这依赖于信息在各部门之间的有效传递。如采购部门与生产部门之间为了确保原料供应的稳定性，需要经常交换信息，生产部门应尽早通知采购部门有关产品的生产计划与材料的需求计划，使采购部门有充裕的时间寻求货源，与供应商议价。而采购部门与仓储部门、采购部门与财务部门等之间也同样需要交换信息，以确保库存空间充足和货款的顺利支付。

　　因此，采购信息管理的关键是确保信息在企业各部门之间的真实、无障碍传递。这对于采购监控的实现是至关重要的。

　　(六)对采购货物接收的监控

　　采购的货物到达合同约定的场所时，应及时进行验收工作，对于合格的货物，要尽快接收；对于不合格的货物，要视情况做出不同的处理。