通知
通知(notification)
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什么是通知
通知是要求有关单位了解、执行、协作和办理的指挥性、知照性公文。
通知的分类
根据适用范围，通知分为以下四类：
(1)批转性通知
这类通知包括批、转两重意思，区别在于“批”字。“批”，有批示、批准的意思，只能对下级使用。对上级或不相隶属单位的公文无权“批”，只能“转”。比如《国务院批转煤电油运和抢险抗灾应急指挥中心关于抢险抗灾工作及灾后重建安排报告的通知》(国发[2008]6号)和国务院办公厅《转发环保总局等部门关于加强重点湖泊水环境保护工作意见的通知》(国办发[2008]4号)。
(2)发布性通知
用于颁布、印发各级行政领导机关制定的行政法规和规章，包括条例、规定、办法和细节等。发布性通知和发布令不同之处在于：发布令紧急，口气坚决，毫不犹豫，有关法规也较为重要。而通知的发文机关非常广泛，内容的重要程度也没有规定。例如《国务院办公厅关于发布北京百花山19处新建国家级自然保护区名单的通知》(国办发[2008]5号)，显然就没有《国务院关于在西藏自治区拉萨市实行戒严的命令》(发布令)那样紧迫和严厉。
批转类的通知和发布通知一样，被批转和发布的文件都必须在附件中标示，作为正文的有机组成部分。
(3)事务性通知
主要用于向下级传达需要周知或要求执行的事项，包括布置工作、安排活动、召开会议、设置机构等。例如《国务院办公厅关于进一步开展安全生产隐患排查治理工作的通知》(国办发([2008]15号)，将工作目标，范围、内容和方式，重点时段，工作要求等逐一安排，作为深入推进隐患治理、防范遏制重特大事故的措施，希望贯彻执行。
(4)任免性通知
除国家高级人事变动用任免令行文之外，任免和聘用下属机关干部都用通知发文。例如国务院《关于香港特别行政区政府曾俊华3人职务任免的通知》(国人字[2001]106号)。
通知的特点
虽然通知的种类繁多，但是其特点主要有三个方面：
1．广泛性
通知在使用范围上具有广泛性。通知的制发不受发文机关的级别限制，任何机关都可以使用。通知的行文路线没有严格限制，一般是作为上级机关对下级机关的下行文；但平行机关之间、不相隶属的机关之间，也可以使用通知知照相关事项。通知内容写作时灵活自由，使用起来比较方便，所以被很多机关单位在公务活动中广泛使用。
2．指导性
无论何种用途的通知，一般都具有指导性。上级机关向下级机关发通知时，其指导性可以明显地体现出来。特别是部署和指导工作、批转和转发文件等，都需明确阐述处理某些问题的原则和方法，说明需要做什么，怎样做，达到什么要求等。有的通知对下级机关具有约束力，起指挥、指导作用。有的通知则主要起告知作用，但有的告知内容本身也是具有指导作用的。
3．时效性
通知事项一般是要求立即知晓、执行或办理的，不能拖延。有些通知只在指定的一段时期内有效，特别是会议通知，过期之后，通知也就随之失去了相应的效力。
通知的行文对象
批示性通知是上级机关批转下级机关的公文，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文时使用的通知。其行文对象明显，就是上级机关所辖的下级机关。一般要对所批转、转发的公文提出意见或评价，并分情况写明批转、转发的目的，使得行文对象能准确地把握上级机关的发文意图。
指示性通知是上级机关对下级机关就某项工作有所指示和安排。它的行文对象也是下级机关。告知性通知所告知的内容一般具有广泛适用性，所以它的行文对象不是单独的发文机关的下级机关，而是所有可以阅读到这个通知的人。
事项性(工作)通知的行文对象也是特定的执行所述事项的下级机关。会议通知的行文对象则是所有应参加会议的人员。
通知的写作
通知的结构和写法
根据各类通知的特点，通知的撰写可分为转述式写法和直述式写法两种。批转转发性通知使用转述式写法，事项性通知、告知性通知使用直述式写法。无论哪种写法，通知的主体部分均由标题、主送机关、正文、成文时间和印章等部分构成。
- (一)转述式写法
批转转发性通知适合用转述式写法。因为这种通知或转述其他机关公文，或发布经讨论通过或上级批准的事项。这种通知，发文的重点不是通知本身，而是被批转、转发、印发的公文。发布的法规规章文件或被转发、批转、印发的公文，以“通知”为载体发布，而通知只是提出对被批转、转发、印发公文的态度和执行要求，目的是使印发的法规规章文件或被转发、批转的公文进入周知和生效流程。
- 1．标题
批转转发性通知常采用四要素标题。
除发文机关、事由、文种以外，又增加了“原发文机关”，标题中有“批转(或转发)”字样。变成：批转或转发机关+“批转(或转发)”+原发文机关+事由+文种+通知。侈|f如：《国务院批转教育部面向二十一世纪教育振兴行动计划的通知》，其中“国务院”是“批转机关”，“教育部”为“原发文机关”，“面向二十一世纪教育振兴行动”是事由，“计划”是文种。这样的批转性通知标题，清楚地交代了谁批转，谁的文件被批转，什么事由以及什么文种，便于受文单位迅速知晓。
拟制转发标题时，一般将新拟制标题中发文机关名称后的“关于”和被转发文件标题文种前的“的”字去掉，以免标题中出现两个“关于”、两个“的”(被转发文件标题文种前的“的”字，现文种前的“的”字)。例如，批转前原标题是：《国家发展改革委关于20lO年深化经济体制改革重点工作的意见》，而新拟制的批转标题是：《国务院批转发展改革委关于20lO年深化经济体制改革重点工作意见的通知》，新拟制标题在发文机关“国务院”后省略了“关于”；去掉了批转前原标题文种前的“的”字，去掉的原标题文种前的“的”字，在新拟制的批转转发通知的正文中恢复。例如：
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
国务院同意发展改革委《关于20lO年深化经济体制改革重点工作的意见》，现转发给你们，请认真贯彻执行。
国 务 院
二0一0年五月二十七日(印章)
批转转发性通知的标题省略发文机关名称后介词“关于”的原因：
“关于”在标题中有两个作用：一是领起事由，二是隔断发文机关与事由之间的动宾关系，表明动作行文的主体与发文机关并不一致，从而使表意更准确、清楚。例如：“××市教育局关于加强××××工作的通知”，就不能写成“××市教育局加强××××工作的通知”，因为原标题题意表明“加强××××工作”的行为主体并非发文机关“××市教育局”，但后者因无“关于”，则表明“加强××××工作”的行为主体是发文机关“××市教育局”，这就违背了原意。而在批转转发性通知的标题中，动词“批转”“转发”的行为主体就是发文机关，所以在发文机关名称后省略“关于”不会造成歧义。
如果遇到所转发或批转的文件是“通知”，为避免在同一标题中出现两个“的通知”现象，可使用一个“的通知”。例如：《××省转发国家劳动人事部关于严禁招用童工的通知的通知》，可改为《××省转发国家劳动人事部关于严禁招用童工的通知》，被转发的是《国家劳动人事部关于严禁招用童工的通知》。
由于批转转发性通知是复合体公文，就有一个被批转、转发、印发的文件名称加不加书名号问题。《办法》第三章第十条第六款规定：“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”法规和规章性文件，主要有条例、规定、办法、细则、实施方案等名称。因此，如果被批转、转发、印发的文件是条例、规定、办法、细则等法规和规章性文件，标题必须在这些法规或规章性文件名称中加书名号，否则不加。例如：“国务院关于发布《国家行政公文处理办法》的通知”“国防科工委关于印发《武器装备科研生产许可证管理暂行办法》的通知”，由于“办法”是法规性文件名称，因此必须加书名号。而“国务院批转发展改革委关于2010年深化经济体制改革重点工作意见的通知”中的“意见”不是法规规章名称，因此不加书名号。
由于批转转发性通知的标题中要标明被批转、转发的文件标题，因此，批转转发性通知的标题就可能出现过长的问题。一般来说，如果某公文的标题超过50个字，则可视为该公文标题过长。造成批转转发性通知标题过长的原因有以下3种：
(1)如果被转发的公文是由多个机关联合行文的，转发时就会使新拟制的标题过长。例如：中国残联、教育部、民政部、人力资源社会保障部、卫生部、中央宣传部、发展改革委、科技部、司法部、财政部、住房城乡建设部、交通运输部、工业和信息化部、文化部、人民银行、扶贫办等16个部门或单位，联合拟制了《关于加快推进残疾人社会保障体系和服务体系建设的指导意见》，如果国务院批转该文时不采取措施，势必造成标题过长。
(2)如果被批转转发公文标题中的事由部分文字多，就会使新拟制的标题过长。例如：《监察部关于贯彻实施行政许可法加强对贯彻执行行政许可法情况进行监察的通知》，如转发该文时不采取措施，势必造成标题过长。
(3)由于多层转发造成公文标题过长。转发性通知的标题一般由“发文机关+关于转发+原文标题+通知”组成。如转发层次多时，同一个标题就会多次出现“关于”“转发”“通知”等词，十分累赘，读起来别扭，理解起来困难。如转发该文时不采取措施，势必造成标题过长。
针对上述造成批转转发性通知标题过长的3种原因，有以下3种解决办法：
(1)用省略法。如果被转发的公文是由多个机关联合行文，转发时致使标题过长，可用省略法。具体方法是：只列举主办机关名称后加“等部门和单位”，省略其他联合发文机关名称，在正文里再一一列出联合发文各机关名称。例如：
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
中国残联、教育部、民政部、人力资源社会保障部、卫生部、中央宣传部、发展改革委、科技部、司法部、财政部、住房城乡建设部、交通运输部、工业和信息化部、文化部、人民银行、扶贫办《关于加快推进残疾人社会保障体系和服务体系建设的指导意见》已经国务院同意，现转发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。
国务院办公厅
二0一0年三月十日(印章)
省略法使用前后标题长短比较：使用省略法前的标题是：“国务院办公厅转发中国残联教育部民政部人力资源社会保障部卫生部中央宣传部发展改革委科技部司法部财政部住房城乡建设部交通运输部工业和信息化部文化部人民银行扶贫办关于加快推进残疾人社会保障体系和服务体系建设指导意见的通知”，共107个字；使用省略法后用47个字。
使用省略法拟制标题的规范体式是：
××××转发×××等部门和单位关于×××××(事由+文种)的通知
(2)用替代法。如遇被转公文标题事由部分文字过长时，可用发文字号作为新拟标题的事由来替代原文标题。例如：用替代法前，“转发监察部关于贯彻实施行政许可法加强对贯彻执行行政许可法情况进行监察的通知”；用替代法后，“转发监察部监发[2004]2号文件的通知”。
使用替代法拟制标题的规范体式是：(3)用直转法。如遇被转公文已多层转发时，在同一标题内频现“关于”“转发”“通知”等词，标题变成：“转发×××关于转发×××关于转发×××关于×××的通知的通知的通知”。为避免出现这类多层转文标题，可采用直转法，即直接转发第一个发文机关的文件，变成“转发××关于×××的通知”。例如：中共上海市教育纪律检查工作委员会“沪教纪[2003]8号”文件的标题是：“中共上海市教育纪律检查工作委员会关于转发《中共上海市纪委、监察委关于转发(中共中央纪委、监察部关于转发<北京市纪委、监察局关于严明纪律确保非典型肺炎防治工作顺利进行的紧急通知>的通知>的通知》的通知”，由于没有使用直转法，致使写成令人啼笑皆非的标题。
遇到多层转发情况时，一般保留末次发布(批转或转发)文件机关和始发文件机关，即最低机关直接转发最高机关的文件，去掉中间“搭桥”单位，只保留一个“关于”和一个“的通知”字样。例如：“××县人民政府关于转发《××市人民政府关于转发<××省人民政府关于转发人事部×××同志恢复名誉后享受××级待遇的通知>的通知》的通知”，这个标题有四个层次，用了三个“关于转发”、三个“的通知”，很不顺口。可简化为“××县人民政府转发人事部关于×××同志恢复名誉后享受××级待遇的通知”，至于省、地区等曾转发过等情况，可在正文中交代清楚。如果上级在转发其上级文件时，结合实际提出了具体落实意见，可将上级的转发意见作为“附件”附在正文之后、主题词之前；当上级转发最上一级文件时，如果没有提出具体执行意见，则不必附中间机关的转发文件，可在正文中说明，也可不提及。
此外还有一种情况：如果一个标题中有批转、转发、下发混在一起的情况时，则不能简化，如果转发的文种不一致，例如：某单位批转某单位转发某单位关于某某事项的通报的通知，则批转、转发不能省，“通报”“通知”也不能省。
2．主送机关
通知的主送机关与请示、批复以及报告有所不同。因为通知常具有普遍的指导意义或对所有下属布置工作、告知事项，因而通常有多个主送机关。如《国务院办公厅转发国务院纠正行业不正之风办公室关于2010年纠风工作实施意见的通知》中的主送机关为“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”。
3．正文
对于批转转发性通知来说，可以把批转转发性通知称为“批语”，把被发布、批转的文件看做是通知的主体内容。批语表明发文机关的态度，提出贯彻执行的要求，一般起提示、按语的作用。批转转发性通知正文的结构比较程式化，一般由“批语(按语)+转(印)发语(意义)+执行要求”组成。例如：各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各有关部门：
《医药卫生体制五项重点改革2009年工作安排》(以下简称(Cr-作安排》)已经国务院同意，现印发给你们，请结合实际，认真组织实施。
深化医药卫生体制改革是一项艰巨而复杂的工作，要明确方向，统筹规划，循序渐进，量力而行。《工作安排》围绕医药卫生体制五项重点改革三年目标，抓住关键，突出重点，提出了2009年推进改革的10项任务，并明确了牵头部门。各地区、各有关部门要加强领导，精心组织，进一步分解工作任务，细化工作安排，切实抓好落实。国务院深化医药卫生体制改革领导小组办公室要加强对医改工作的统筹协调，指导和督促地方推进改革。年底前，国务院深化医药卫生体制改革领导小组将对《工作安排》落实情况进行全面检查。
(印章)
二00九年五月一日
【评析】
本例文是一篇印发通知。按语部分的第一段首先点明被印发的文件内容：《医药卫生体制五项重点改革2009年工作安排》，并说明已经经过国务院同意，要求下属单位遵照执行；第二段中提出具体要求，包含以下几层意思：一是深化医药卫生体制改革的重要性，二是《工作安排》的主要内容，三是向各地区各部门和领导小组办公室提出要求，四是说明年底要对落实情况进行全面检查。有的正文的执行要求部分更简单。例如：各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
科技部、中央编办、财政部、人事部《关于推进县(市)科技进步的意见》已经国务院同意，现转发给你们，请结合本地区、本部门实际认真贯彻执行。
国务院办公厅
二00六年四月二十七日(印章)
批语由“原发文标题+原发文机关的上级对原发文件的明确态度语”组成，上例中的“科技部、中央编办、财政部、人事部《关于推进县(市)科技进步的意见》已经国务院同意”是批语，“现转发给你们”是转发语，“请结合本地区、本部门实际认真贯彻执行”是执行要求。批转与转发通知在发文机关上有区别。本转发通知的发文机关是“国务院办公厅”而不是“国务院”，科技部等将《关于推进县(市)科技进步意见》呈报上级机关国务院后，国务院表示“同意”，由国务院办公厅转发给“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”。本例文的发文机关与主送机关不是上下级隶属关系，因此，转发通知的发文机关不具有“批”的权限，只能“转发”。转发上级和不相隶属机关文件都用转发通知。本例文开头表示了转发意见后，提出了执行要求。
印发性通知一般没有批语，因为印发性通知印发的是本机关或本机关与其他机关联合制定的公文，本机关对本机关制作文件的态度是不言自明，不能本机关对本机关制作的文件加批语，因此没必要再写批语。例如：各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
现将《医药卫生体制改革近期重点实施方案(2009--2011年)》印发给你们，请结合本地区、本部门实际，认真贯彻执行。
国务院
二00九年三月十八日(印章)
印发性通知正文常用以“将”字结构组成的宾语提前的旬式。即常用“现将”作为起首语，目的是开门见山地提到被印发的文件，突出被印发的文件，引起受文者注意，并使行文语气刚劲有力。例如上文的“现将《医药卫生体制改革近期重点实施方案(2009-2011年)》印发给你们”。很明显，这种“将”字提宾句式要比“现印发给你们《医药卫生体制改革近期重点实施方案(2009-2011年)》”的正装陈述句具有明显的修辞表达效果。因此，这种“将”字提宾句式也用于批转、转发通知，以及批复、复函等文种开头的写作中。
批转转发性通知正文应写明三层意思：一是写明被转公文的名称；二是指明通知事项的意义，阐明该文件的重要性和必要性，在批转性通知中还常常对批转文件的内容加以高度概括和强调；三是提出具体的贯彻执行的意见或要求。有的批转转发性通知的正文会写明法规或制度批准，通过的依据、形式或生效的时间，基本精神和贯彻执行的原则意见和要求，需要说明的问题等。有的正文写法比较简单，仅写上“现将××发布，望认真贯彻执行”或“将××转发给你们，望遵照执行”。
【批转转发性通知参考格式】××××(主送机关)：
××××××同意××××××《关于××××××的意见》，现转发给你们，请认真贯彻执行(主旨)。
(印章)
××××年××月××日
绝密公文一般不得转发，如必须转发应当报经制发机关批准。转发上级公文，均需抄送原发文机关。
4．成文时间
成文时间标注在正文部分右下方。被转公文成文时间仍应保留，原版记部分应当略去。
5．印章
通知正文完成后，加盖发文单位印章。被转公文的印章应当略去。
- (二)直述式写法
事项性通知和告知性通知常使用直述式写法。
1．标题
事项性通知和告知通知标题的写法一般采用三要素式的写法，即发文机关+发文事由+通知。如：《国务院办公厅关于进一步做好房地产市场调控工作有关问题的通知》《国务院办公厅关于2011年部分节假日安排的通知》等。
2．主送机关
事项性通知和告知性通知主送机关的格式写法与转述式写法中主送机关的格式写法相同。
3．正文
事项性通知和告知性通知大多是布置某项工作、作出指示或使有关部门知晓某件事情，正文一般由缘由、事项、结尾语三部分组成，也有的无结尾语。
缘由部分，一般先概述情况、说明目的、交代背景或者陈述理由，说明下发这一通知的原因，指出根据，即通知所依据的政策、方针、指示等，进而引出主旨，然后用“特作如下通知”“现将有关事项通知如下”等习惯语过渡，转入事项部分。
事项部分是通知的中心。事项部分要写明应知、应办的事项及对工作的具体部署，对如何实现该事项、执行该规定提出较明确具体的要求。一般采用分条列项式写法，用序码和段旨句作小标题。理论的表述与具体的要求相结合，要层次清楚，结构严谨，便于领会，便于执行。
这种写法要注意各项内容之间的逻辑关系，安排好先后顺序。较简单的通知，如果事项和要求不易分开，可结合在一起写，利用一个自然段，采取篇段合一的贯通式写法。在语言表述上，要求通俗准确，清楚明白。
例文各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
《国务院关于坚决遏制部分城市房价过快土涨的通知》(国发[2010]10号，以下简称国发10号文件)印发后，房地产市场出现了积极的变化，房价过快上涨的势头得到初步遏制。为巩固和扩大调控成果，进一步做好房地产市场调控工作，逐步解决城镇居民住房问题，促进房地产市场乎稳健康发展，经国务院同意，现就有关问题通知如下：
一、进一步落实地方政府责任(以下内容略，下同)
二、加大保障性安居工程建设力度
四、强化差别化住房信贷政策
五、严格住房用地供应管理
六、合理引导住房需求
七、落实住房保障和稳定房价工作的约谈问责机制
八、坚持和强化舆论引导
(印章)
二0一一年一月二十六日
【评析】
这是一篇事项性通知，对进一步做好房地产市场调控工作有关问题作出布置安排。正文第一段为缘由部分，首先概述实际情况，交代发文背景，指出发文依据，说明了发文目的。然后以一句“经国务院同意；现就有关问题通知如下”领出下文。事项部分中，以分条列项的形式展开，从八个方面不同角度布置调控房地产市场的相关工作，条理清晰，布置具体。
【事项性通知参考格式】××××(主送机关)：
××××××××××××(事实依据)，根据××××××，……(道理依据)为了×××××××××××× ××××××，……(目的主旨)，现将××××通知如下：
一、××××××××××××××(分旨一)
二、××××××××××××××(分旨二)
三、××××××××××××××(分旨三)
(印章)
××××年××月××日
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
根据国务院《关于修改<全国年节及纪念日放假办法>的决定》，为便于各地区、各部门及早合理安排节假日旅游、交通运输、生产经营等有关工作，经国务院批准，现将2011年元旦、春节、清明节、劳动节、端午节、中秋节和国庆节放假调休日期的具体安排通知如下。
一、元旦：1月1日至3日放假公休，共3天。
二、春节：2月2日(农历除夕)至8日放假调休，共7天。1月30日(星期日)、2月12日(星期六)上班。
三、清明节：，4月3日至5日放假调休，共3天。4月2日(星期六)上班。
四、劳动节：4月30日至5月2日放假公休，共3天。
五、端午节：6月4日至6日放假公休，共3天。
六、中秋节：9月lO日至12日放假公休，共3天。
七、国庆节：10月1日至7日放假调休，共7天。10月8日(星期六)、10月9日(星期日)上班。
节假日期间，各地区、各部门要妥善安排好值班和安全、保卫等工作，遇有重大突发事件发生，要按规定及时报告并妥善处置，确保人民群众祥和平安度过节日假期。
(印章)
二0一0年十二月九日
【评析】
这是一篇告知性通知，告知事项为2011年全年节假日放假安排。正文第一段为发文缘由，指出理论依据和事实依据，然后以过渡语引出发文事项。这份通知发文事项简单，以分条列项的形式告知公众主要节假日的放假安排，最后一段提出要求。
【告知性通知参考格式】××××(主送机关)：
根据××× × × ×，……(依据)，现决定× × × × ××，……(主旨)为了××× × × × × × × ×××××××××，……(目的主旨)，现将××××通知如下：
一、××××××××××××××(分旨一)
二、××××××××××××××(分旨二)
三、××××××××××××××(分旨三)
(印章)
××××年××月××日
会议通知是告知性通知的一种。在正文中要写明会议召开的依据及有关会议事项，即缘由部分和事项部分，有关事项是主体部分。一般包括：会议时间和地点、会议内容、与会人员、参加会议的准备工作(如发言材料、送交会议的资料和样品等)，以及其他事项(如伙食开支、会议其他活动等)。会议通知正文撰写要求各项内容写得要简要、准确、规范，绝不可丢三落四、随意省略，以免影响会议的顺利召开。
下文是会议通知的例文：各县(市)、区人民政府：
为了总结全市人民调解工作的经验，部署今后的工作任务，表彰在跋法工作第一道防线上作出突出贡献的先进集体和先进个人，推动全市人民调解工作的开展，根据国务院《人民调解委员会组织条例》和河北省第八次人民调解工作会议精神，市政府决定召开全市人民调解工作会议。现将有关事宜通知如下：
一、会议内容：表彰先进、总结工作、交流经验、部署今后的工作。
二、参加人员：各县区主管县长、区长一人，司法局长一人，基层科长一人及防止民间纠纷激化先进集体代表、先进调解委员会代表、先进调解人员代表各一人，请各县区政府负责通知所属各有关部门。
三、会议时间：7月3日上午9时，会期半天。
四、会议地点：××宾馆三楼会议厅。
五、其他事项：各单位接此通知后，请将与会人员的名单于6月25日前报会议筹备组。
联系人：陈军、王丽
电话：5850400、4043034
邮箱：slajf@163．corn
(印章)
二0一0年六月十八日
【评析】
这是一份会议通知。正文第一段指出发文的目的、事实依据、理论依据，以过渡语引出发文事项。事项部分以会议内容、参加人员、会议时间、会议地点、其他事项等内容通知与会单位和个人，具体明确，并在最后附上联系人和联系方式，方便与会者联系，是一篇要素齐全的会议通知。
【会议通知参考格式】××××(主送机关)：
根据××××××，……(依据)，为了××××××× ××××××，……(目的主旨)× ×××决定召开××××××会议(意图主旨)，现将××××通知如下：
一、会议时间：××××××××××××××
二、会议地点：××××××××××××××
三、会议内容：××××××××××××××
四、会议日程：××××××××××××××
五、与会议人员：××××××××××××××
六、与会议要求：××××××××××××××
……(分旨)
(印章)
××××年××月××日
4．结尾
事项性通知的结尾语，可以写明贯彻执行的意见或要求，通常有如下写法：“特此通知，请认真贯彻执行”“请照此执行“请遵照执行”“按照执行”；也有的可以酌情变通执行，提出“请结合实际情况贯彻执行”；有的用“特此通知”结尾；也有的无结尾语。
“执行要求”部分“严格执行”“认真执行”“遵照执行”“贯彻执行”“参照执行”“研究执行”辨析：
“严格执行”：对提出的政策、制度或标准认真遵守不放松。
“认真执行”：对提出的事项严肃对待不马虎。
“遵照执行”：以规定的各项规定为依据，遵守并依照执行。
“贯彻执行”：要按照文件所提出的规划、方案彻底地去办。例如：“现将《玉树地震灾后恢复重建总体规划》印发给你们，请认真贯彻执行”。
“参照执行”：对提出的规定、方法等参考并仿照执行。
“研究执行”；对提出的规定、办法等结合本地区、本单位、本部门实际商讨执行的标准。
5．成文时间
成文时间标注在正文部分右下方。
6．印章
通知正文完成后，加盖发文单位印章。
通知写作的注意事项
(一)内容要具体明确
通知与实际工作关系非常密切，因此通知的内容要具体明确，便于理解与执行，充分保证日常工作的正常开展。
(二)制发要迅速及时
通知具有很强的时效性。及时行文，不仅仅是在部署安排重大工作，大量的日常工作也必须及时处理，所以通知应撰制及时，传递及时，执行、办理及时，力求高效益。
(三)用语要准确具体
通知的适用范围不同，行文方向不同，因此必须根据实际的需要，区别使用不同的公文用语。
通知语体的特点
通知的行文比较灵活、自由，既没有指示那么抽象、宏观，也没有决定那么严肃、庄重；但它们的法定效力是一样的，都是要收文者贯彻执行的。所以在通知的写作过程中，形式和格式上要具有规范性；在行文过程中，观点要具有严谨性，态度要具有鲜明性。
由于通知种类众多，所以在写作时既可以是事务性语体，也就是重点使用明确的语言来表达出通知中的要求及态度的语体；也可以是政论性语体，也就是表达中多采用社会政治词汇，并对其他各种词汇成分加以协调运用的语体。特别是在告知性通知中，政论性语体使用得较多。
在通知的具体写作中，要根据通知的不同行文对象，恰当地选择合适的语体风格，灵活运用修辞、句式搭配。比如，指示性和事项性通知就要求权威性强，要求下级机关严格遵守和执行；而告知性通知和会议通知就要求语言平易、简洁，使行文对象容易理解。
通知的内容往往长短不一，但是无论长短，都要做到层次分明，条理清晰，使行文对象可以很快地抓住中心和重点，以便掌握通知的主题思想。
通知的遣词造句技巧
通知的语言重在表达“知”性，阐明有关机关就某些事项做出的安排，要求下级机关或者相关人员知道并执行，因此，它的遣词造句的技巧相对简单。
首先，要用词准确。汉语词汇丰富，特别是同义词和近义词众多，都可表达精确的含义，其词义只有细微的差别，所以在起草和审核通知时，要根据其具体内容，准确地选用词语，使其重点恰如其分地表达出来。
其次，要适当地运用修辞。通知适当运用对偶、对比、排比等修辞方式，既可以使其内容层层展开，层次清晰，结构完整，也可以使其文采斐然，血肉丰满。
通知与指示的区别
通知和指示都可以用来向下级机关布置工作，其区别在于：
(1)通知的内容比较具体，侧重于要求下级机关知晓、办理或执行某些事项；指示的内容具有很强原则性，侧重于向下级机关阐明工作活动的指导原则，一般要求下级机关结合实际情况贯彻执行。
(2)通知行文具有广泛性，国家领导机关、企事业单位都可以用；而指示一般只能由党政领导机关发出，而且必须是重大事项才能使用，一般行政机关及企事业单位不可以使用。
(3)通知属于行政公文的一个文种，而指示则不属于，它是中国共产党党机关所使用的公文。