沟通规划

沟通规划(Communication Planning)

　　沟通规划就是确定利害关系者的信息交流和沟通的要求。简单的说，就是谁需要何种信息、何时需要及应如何将其交到他们手中。

　　1、沟通对象

　　在沟通规划中，必须将所有下属进行分类，因为工作特点及员工特性不同的下属有着不同的沟通需求，一般来说，下属工作时间的长短是分类的主要标准，也可以将下属分为管理与技术两种类别或其他分类方式。

　　为了便于说明，本文以入职时间来对沟通对象进行分类，以入职1年为界限将员工分为新员工和老员工。

　　2、沟通形式

　　根据沟通的人数来说，通常有一对一、一对多、多对一、多对多等四种沟通方式。

　　一对一，是指与下属单独进行沟通面谈；一对多，则是与多个下属同时进行沟通，常指小座谈会、沟通会的形式；多对一，由多位相关管理者与特定下属进行的沟通，这种沟通方式多针对具体的问题解决而进行的；多对多是指由多个相关的管理者与多个下属进行沟通，以座谈会形式多见。

　　沟通可以很正式的开展，也可以很自然随意的进行，具体取决于沟通的目的。根据沟通的正式程度来分，通常有正式、半正式、自由式等三种沟通方式。正式沟通，是指选定场地，在场地内进行目标明确的沟通，以工作沟通为主；自由式沟通，是不拘泥场地、形式的沟通方式，多为关心员工、了解情况或与工作主旨没有直接关联的沟通。半正式沟通则居于两者之间。

　　无论是何种沟通形式，建立双方公平、亲切、轻松的沟通环境和氛围都是必须的。

　　3、沟通时间

　　以新员工与老员工的分类为例。新员工是企业的一个特殊群体，由于对企业及所在团队并不熟悉，认同度也不高，因此，对新员工的有效沟通直接影响一个新员工融入团队的程度。

　　(1)一般来说，与新员工的沟通至少有五个时间点。

　　第一次，上班的第一二天

　　原因：员工刚入职对企业会根据所见所闻产生第一印象，第一印象的形成直接影响接下来的员工工作心态，因此，应第一时间了解新员工的想法，及时纠偏，并针对性的解决员工的误解及困惑。如果感觉员工对企业的不认同度很强烈，也可主动与员工达成相互淘汰的口头协议。

　　第二次，上班一月后

　　原因：相对刚入职，上班一月对工作对团队都已有了实质的接触但了解还不够深入，这个时候员工对公司的认同感并不稳固。因此很有必要及时与员工的沟通，以利于及时调整员工的工作方式方法，给员工更多的鼓励。一方面让员工在接下来的工作中少走弯路，另一方面也及时了解员工的心理动态。

　　第三次，上班三个月后

　　原因：三个月多是试用期结束要转正了，这是与员工沟通的关键时间点。

　　第四次，上班一年后

　　原因：这是一个总结的时间。对于一般性岗位的新员工来说，一年的时间足够使新员工向老员工开始过渡转换，这个时候的沟通面谈很有必要。

　　第五次，员工工作重大成绩或重大失误发生的第一时间

　　原因：重大成绩或重大失误的沟通，是为奖惩提供准确的依据，也了解重大事件对员工的影响，以便为该员工的管理提供依据。对员工重大成绩的沟通面谈，当然是以激励为主。

　　(2)而对老员工的面谈时间点的选择则为灵活，多在一些事件主动或被动发生时的第一时间沟通：

　　第一，定期与老员工进行沟通，如半年一次；

　　第二，在员工出现工作上的重大或突出问题时或生活变故时；

　　第三，在周期性绩效评估前；

　　第四，在员工提出离职时；

　　第五，在员工异动或晋升的第一时间等等。

　　沟通时间的选定依据是员工需要及企业利益的需要，确保不疏漏任何一次，确保第一时间介入沟通。

　　4、沟通地点

　　沟通面谈地点根据沟通的目的、对象来定，一般分三类

　　自由场合：即不论场地，以自由、随性的沟通为目的。比如，新入职第一天的员工，也许在下班的路上就可以聊一聊，或在饭堂里边吃饭边沟通。

　　非正式场合：对场地限制不严格，可以是办公场所，也可以是生活场所。如果发现下属最近似乎情绪很不好，需要主动与下属进行沟通，可以从关心的角度直接到下属的宿舍里去谈。

　　正式的场合：一般为室内，没有他人打扰，封闭式进行。一般为目的明确，针对性强的沟通。对周期性绩效评估前或具体工作事件的沟通，更适合在比较正式的场合进行。