样品

样品(sample)

　　样品是能够代表商品品质的少量实物。它或者是从整批商品中抽取出来作为对外展示模型和产品质量检测所需；或者在大批量生产前根据商品设计而先行由生产者制作、加工而成，并将生产出的样品标准作为买卖交易中商品的交付标准。

　　样品作为商品品质的展示时，代表同类商品的普遍品质，包括商品的物理特性、化学组成、机械性能、外观造型、结构特征、色彩、大小、味觉等等。

　　1.当样品被作为产品推广展示时，可以使买方对商品的整体特征有个非常清晰的概念和了解。通常在使用样品表述时，都会辅助文字或图形说明。

　　同时，作为展示所用的样品与实际交易的商品的品质可以出现差异，买方不能根据样品品质要求生产商或销售商承担责任。

　　2.将样品品质作为交易中商品交付标准的，卖方要承担交货品质与货样必须一致的责任。如果交付商品的品质与样品不同的，买方可根据样品标准要求卖方承担责任。

　　凭样品交易在商品品质比较复杂、描述非常困难的情况下，简单约定：凭样品交易确实比较容易，所以这种模式在现实中经常用到。

　　但完全依据样品标准来交付商品的情况并不常见，约定商品各项标准都严格与样品一模一样，实践中非常难操作。

　　通常运用样品标准作为支付依据的，都只是将样品标准作为商品某方面的品质依据，比如：颜色、款式等。如果生产商制作的商品在货物品质上不能做到完全一样的话，不应为了简便而采用这种支付方式。

　　实践中采用了依样品支付，应在合同中注明“品质与样品大致相同”。

• 样品管理目的

　　对抽（采）样过程，样品的接收、流转、贮存、处置以及样品的唯一性标识实行质量控制，保证样品的代表性（或可获性）、有效性、完整性和必要时的可追溯性。

• 样品管理适用范围

　　适用于样品从采集、流转、贮存、识别、处置的全过程。

• 样品管理职责
  • 质量管理科样品受理处负责接收样品并移交给检测科室；
  • 检测科室负责样品的检测；
  • 样品管理员负责样品管理过程中的质量控制工作，并配合质量体系审核组对样品管理这一要素进行审核。
  • 质量监督员负责对各检测室内样品管理情况进行督查，并配合质量体系对样品管理程序的审核。

• 工作程序
  • 抽（采）样管理

　　质管科受理处受理“委抽”业务时，根据委托方的要求与本中心的能力，共同签定《委托检测合同》，由相关卫生科室安排抽（采）样。

　　抽（采）样应确保科学、公正。所得样品应具有代表性或可获性，并保持完整。

　　抽（采）样应按标准规定方法进行。对于食物中毒、污染的产（商）品的采样，应注意具有可获性；对于其它产品（商品）的卫生监督或质量评估的采样，一般按标准以随机的原则进行，所取样品应对总体具有充分代表性。采样容器应符合要求（如洁净无菌等）。

• 样品的接收、识别、标识、登记、划区摆放
  • 样品的接收、识别

　　质管科样品受理处接收客户送检样品时，应根据客户的检测需求，认真查验样品与资料的完整性、符合性以及确认样品的可检性，对样品进行唯一性标识与检测状态标识，详细签订《委托检测合同》、记录登记，并将样品与《样品检验申请通知单》及时移交检测科室。

• 样品检测状态标识

　　其中，“待检”指样品处于待检状态；“在检”指该样品正在检测中；“已检”指该样品已经检测完毕；“备查”指该样品留作必要时复检之用。

　　样品管理员接收样品后，分别在待检样品和备查样品标识卡相应栏目的圈内打“√”。

　　“待检”样品移交给检测室后，检测人员在检测工作开始前和结束后，分别在样品标识卡相应栏目的圈内打“√”。

• 样品的划区摆放
  • 样品室分区

　　样品室分为“待检”、“已检”和“备查”三个区域，并明确加以标记。

• 样品摆放次序

　　样品分类摆放的优先级次为状态标识、样品来源类别、样品序号。即先根据样品的状态标识（待检、已检、备查）确定样品摆放区域,再根据样品来源类别（本中心自行抽样和客户委送），在既定区域内分块摆放。摆放次序按样品的序号。

• 样品的登记

　　检测科室样品管理人员接收样品时，应认真校核样品情况与《样品检验申请通知单》的符合性。同时确认样品的可检性。必要时应会同抽（采）样人员进行验收。确认后在《样品登记本》上签字，方可把样品领走。

• 样品的流转
  • 样品按流转顺序流转，每一个“接口”交接签署时，应检查样品数量与状态。
  • 样品在制备、测试、传递过程中，应避免非检测性损坏或丢失等检测意外的发生。如发生意外，应予以说明，进行补救并追查责任。
  • 检测室测试完毕的样品一般情况下由各实验室保管至检测报告发出后十五天，必要时可延迟或缩短保管期限。
• 样品的贮存
  • 样品贮存于专用且适宜的样品室，专人管理，限制出入。样品应分类存放，确保安全、不污染、不变质，做到物帐相符。
  • 检测科室样品管理员负责保管样品的完好性。根据专业要求、样品性质的不同，在体系文件中对保管条件作出具体规定。
  • 样品管理员应忠于职守。充分控制样品存储室的条件，防火、防盗。保证样品不丢失、不混淆、不变质、不损坏。对委托方的样品、附件及有关信息负保密责任。留样期内的样品不得以任何理由挪作它用。
• 样品的处置
  • 备查样品保留期一般为90天（自报告发出之日起计算）。保质期短于10天的样品，保存到其保质期。散装样品保存10天。易腐易变质样品不予保存。
  • 留样期满，由样品管理员填写《样品处置单》，经质量负责人审批，进行处置。
  • 受检方需领回备查样品时，应在《样品登记本》的相应位置上签注“对本样品的检测报告无异议”后方可办理。易腐易变、低值、已启封和检测结果不符合相关标准的样品概不退回。
• 样品的保密与安全
  • 本中心严格履行有关保密之承诺，对委托方的样品、附件及有关信息负责
  • 保密。留样期内的样品，不得以任何理由挪作它用。
• 相关的体系文件
  • HJK／CX05保密和保护所有权程序
  • HJK／CX19样品管理程序
  • HJK／CX*2检测室内务管理程序
  • 质量记录
  • HJK／JL－44委托检测合同书
  • HJK／JL－45样品登记表
  • HJK／JL－46样品处置单
  • 各种采样单

　　一、 样品的接收、登记、标识、入库、发放、留样、处理等由样品管理员负责。

　　二、 建立样品入库和出库台帐，登记抽检样品的名称、规格、数量、日期等。

　　三、 样品管理员须将样品入库，并按类别进行统一标识、摆放整齐。

　　四、 检测完毕后必须按规定数量留样，留样务必做到标识清楚，摆放有序。

　　五、 保持样品的清洁，妥善保管，在规定的留样期限内，不得随意挪动样品，严禁随意处置样品。

　　六、 样品室环境条件及设施应满足存放样品的要求，确保样品不变质损坏或降低性能。

　　七、 管理员须随时统计各类样品的抽检频率和数量，并及时上报室主任。