文书登记

目录

  • 1 什么是文书登记
  • 2 文书登记的形式及要求
  • 3 文书登记的工作程序
  • 4 文书登记的注意事项

什么是文书登记

  文书登记是指在文书登记簿上记录文书的来源、去向、密级、缓急程度、编号、内容和处理、运作过程情况,以保证文书的收发和办理。登记是为了保存和管理文书,防止疏漏甚至丢失,便于检查和查找文书,方便文书的统计和催办,作为核对和交接文书的凭证。建立、健全完善的登记制度是搞好登记工作的必要条件。

文书登记的形式及要求

  形式:(1)簿式登记。用预先装订成册的登记簿进行登记。

  (2)卡片式登记。用单张卡片进行登记,每张卡片登记一份文书或一组内容联系紧密的文书。

  (3)联单式登记。采用一次复写两联或两联以上的方式进行交书登记。

  要求:(1)按登记簿所列内容逐项登记。

  (2)不能漏登、错登。

  (3)字迹清楚、工整、规范。

  (4)不可随意涂抹。

文书登记的工作程序

  1、确定登记范围

  凡属正式的往来的文书和需要答复办理的文书要逐件登记。

  2、选择登记方法

  选择登记方法,要考虑各种登记形式的特点。簿式登记容易保存,适合按时间顺序进行流水登记,应用比较广;卡片式登记便于多人同时登记,利于分类查找,但容易散乱丢失,分类不当不便查找,主要为中型单位采用;联单式登记能够减少重复登记的手续,提高办文效率,但不便于保管和整理,个别单位采用这种形式。

  秘书要根据各种登记形式的优缺点,针对单位的具体情况,选择本单位适宜的登记方法,以利于发挥登记的作用。

  3、填写登记表

  (1)收文登记簿的填写

  登记项目包括:收文时间、来文单位、信封号、缓急程度、来文序号、密级、内容(标题)、份数、处理隋况、处理时间、处理人等。

  (2)发文登记簿的填写

  登记项目包括:发文时间、发文单位、文件字号、文件标题、秘密等级、文件份数和发文编号等。

  (3)收文登记卡的填写

  登记项目包括:收文时间、来文单位、来文号、收文单位、标题和处理结果等。

  (4)联单的填写

  登记项目包括:收到日期、时间、发信人、收信人、发信日期、主要内容、处理情况及日期等。

文书登记的注意事项

  1、联单的保存

  采用联单式登记,文书收受人员和登记人员可在不同时间、不同地点分别填写。填写完的联单,一联保存,另一联或二联随同文书送承办人员或单位继续登记,文书办理完毕后统一归档保存。

  2、密件、急件的登记

  为了保证密件、急件的安全和及时运转,可以分别建立密件、急件登记簿。

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