广告档案

广告档案（Advertising Archive）

　　广告档案，又叫广告业务档案，是指广告经营者在承办广告业务活动中形成的，保存备查的广告文字、图像、证明文件、审查记录及其他有关的各种原始记录。

　　根据广告管理法规规定，广告经营者应当建立广告档案，以备查验。广告档案的保存时间，根据广告管理法规规定，不得少于一年。广告业务档案保存时间计算方法是，从广告经营者为广告客户办理完广告业务之日起计算，不得少于一年。

　　广告档案应当分类保存，建立广告档案的分类方法很多。

　　1、根据广告客户委托办理的广告业务是自己直接办理，还是需要交由第三人办理，可以将广告业务档案分为直接广告档案和代理广告档案。

　　2、根据承办的广告种类不同，可以将广告档案分为商品广告档案、服务广告档案等。

　　3、根据广告发布媒介的形式不同，可将广告业务档案分为报纸广告档案、电视广告档案、广播广告档案、路牌广告档案等。不论采取哪类分类方法建档，档案内保存的文件材料应当完整，真实地反映广告承办的全过程，同时便于查找，利用。

　　广告档案的基本作用有两个：

　　一是凭证作用。广告业务档案是广告承办过程的历史记录，可以作为查考，争辩、研究和处理问题或纠纷的依据，具有法律凭证作用。

　　二是参考作用。广告业务档案可以为查考以往广告经营情况，掌握广告经营历史足迹，研究广告活动的发展进程和规律性，总结经验提供原始资料，具有有益的参考作用。

　　广告经营者在本单位办理完广告客户委托办理的广告业务后，应将下列文件材料归档保存：

　　1、承办的广告样张（刊、带）图片、照片等。

　　2、收取和查验的广告证明和查验记录（广告证明文件有些只能交验而不能提交原件或自行复制的复印件，对此，广告经营者应当将证明文件内容进行记录并归档保存）。

　　3、广告审查情况记录材料。

　　4、广告合同。

　　5、其它应当保存的材料。