对外开放参观

　　对外开放参观是指组织或企业为了让公众更好地了解自己或为消除对本组织的某些误解，通常由公关部门负责组织和邀请有关公众前来本组织参观。对外开放参观这种公关活动有时会起到意想不到的效果。

　　广东大亚湾核电站风波，就是以组织公开参观活动来平息的。1986年正当我国政府决定在广东大亚湾建造核电站时，前苏联切尔诺贝利核电站突然发生核泄露， 造成严重人员伤亡和环境污染。 面对核泄露惨状，我国香港各界、各阶层人士纷纷陈词议论，反对在与香港毗邻的大亚湾建造核电站。一时风雨满城，舆论哗然。为了证实大亚湾枋电站的安全可靠，我国政府在加强舆论宣传的同时，请香港选民代表参观了大亚湾民站站址，并在现场向他们介绍了各种安全的防御措施和多方面的核能知识。这些代表回香港后，社会和新闻界的许多反对意见就渐渐地销声匿迹了。公开参观的宣传效果之大，由此可见一斑。

　　组织的对外开放参观，既是一种很好的公关活动，也是一项很繁杂的工作。因此，在组织对外开放参观时需认真研究一些问题。

　　一、对外开放参观的目的

任何一次对外开放参观活动都应有明确的目的。公关人员要搞清楚通过参观活动可以达到怎样的效果，让观众留下怎样的印象，是否有真正值得报道的材料。

　　二、对外开放参观的规模

　　参观活动开展之前要确定规模的大小，从而作出相应的安排。如果只是少数几个人参观，可以陪同他们到几个部门去，并介绍情况，赠送资料和纪念品等；如果是较大规模的团体参观，最好制订一个计划，安排好接待次数、每次参观人数和开放时间等。一次接待15个人比较恰当。每天接待2～3次，有专人伴随进行讲解介绍，回答参观者所提出的问题。

　　三、对外开放参观的时间

　　不但要考虑开放参观的时间，也要考虑整个参观活动所需的时间。开放参观的时间最好安排在一些特殊的日子，如周年纪念日、企业开工日、节日等。如上海电视台每逢元旦、中秋节、春节便邀请本台职工家属来电视台参观，让他们为自己亲属在这里工作而感到骄傲，使他们支持并协助本台职工的工作。

　　要有足够时间准备对外开放参观活动。规模较大的开放参观活动需要3～6个月的准备时间，如果还要准备大规模的展览会，编印纪念册或其他特别节目，则需时间更多，这时就需要注意时间安排的合理性，要尽量避开假期，并考虑好天气、季节的变化等。

　　四、对外开放参观的人员安排

　　从有开放参观的构想起一直到活动的结束，都应有高层主管人员参与其事。组织大型的参观活动，最好成立一个专门的活动筹备委员会。委员会成员应包括：企业领导、公关人员、行政和人事部门人员等。还要根据参观的不同目的，选择不同的人参加，如果参观的目的是强调服务或产品，还要请销售部门人员参加。

　　五、宣传材料

　　要想使开放参观获得成功，最重要的是做好各种宣传工作，准备一份简单易懂的说明书或宣传材料，发给参观者。

　　六、划分参观线路

　　提前划好参观线路，防止参观者越过参观所限范围，出现不必要的麻烦和事故。有些组织的主管人员往往顾虑开放参观活动会使某些秘密技术或某些制造过程的细节泄露，其实，只要安排得当、向导熟练，就可以防止泄露事件。因此，不必在这方面有过多的顾虑。

　　七、做好接待服务工作

　　对参观者应热情周到地做好接待工作，如安排合适的休息场所和备好茶水饮料；需要招待用餐的，也要事先做好安排；如果邀请的对象有儿童，更要特别小心，要准备点心、休息场所、必要的盥洗设备等，也可送一些印有介绍组织材料的玩具。