商务信函

　　商务信函是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理具体交易事项。其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。属于商务礼仪文书范畴。

　　商务信函是商务活动中重要的沟通媒介之一。在商务活动中，从联系业务、协商谈判、签订合同到履行合同、处理投诉、理赔索赔，每一个环节都需要信函这个重要的媒介工具来传递信息以实现有效地商务沟通，达到顶期的商务活动目的。因此，商业往来有求于人的一方，一定要很好地利用这种手段来进行交流与沟通，加速建立信誉，加快生意的进程。

　　商务信函的应用范围非常广泛，种类十分繁多，但不管何种类型的信函，只是具体的内容不同罢了，其写作的基本格式却是一致的。商务信函因其涉及具体的经济事项，写作格式要求较严格。商务信函的格式由信头、称谓、正文、信尾四部分组成。

　　1)信头

　　信头是信函的开始部分，包括标题和字号两部分。

　　标题位置在信函纸首行中间，其内容是标明事由，即简明地指出要告知的事情，使收信人通过标题就能知道信函的主旨，如“事由：800吨钢材报价”。

　　字号即发函编号，其位置在标题的右下方。发函编号是为了便于发函双方格信件归档存查，一旦发生经济纠纷，便可作为经济往来的文字依据，以助纠纷的解决、维护自己的合法权益。“字”代表发函单件，“字”前面要写上午份，并加上括号；“号”是单位发函的顺序号。

　　有时，信头除写明标题和字号两项外，还要写上发函单位的名称、地址、电话号码、传真等。

　　2)称谓

　　称谓，即对收信人的称呼，在字号下面一行顶格写。若收信人是单位，则要写全称，如“××贸易公司”；若收信人是个人，一般是在姓名后带上职务头衔，以表示尊重，如“××经理”。

　　3)正文

　　正义是信函的主体部分，包括开头、主体、结语3个部分。

　　开头一般引出发信缘由，或简述事实、引述来函要点、做简要自我介绍、表明目的和要求等。例如：在秋季广交会上，得知贵公司生产儿童鞋……，我公司是××市最大的纺织厂生产厂，求购制作服装的优质蚕丝……。

　　若信函内容较简单，则省略上面的发信缘由，而直接进入主体。主体一般是根据发信缘由详细地陈述具体事项。信件的主要内容在此体现出，主体部分是信函写作的重点所在。

　　结语一般是把主体所叙述的事情加以简要地概括，并提出与本函意图相关的要求，如希望回信、回电、订货等；再如，候复、希望速予办理等。

　　4)信尾

　　信尾是信函的结束部分，由落款和附件两部分组成。

　　落款位置在正文末的右下角，主要是签署发函单位或个人姓名、发函时间，重要的信函加盖公章。

　　若发函附有附件，则在信末的左下角注明附件和内容，如附件：076男童鞋彩色图片一张，附件：我公司最新商品报价，等等。

　　若是商业社交信函，其写作格式与商务信函又有所区别。商业社交信函并不直接洽谈交易，而是以联络感情、增进友谊达到促进贸易的目的。这类信函很讲究感情的交流，因此，

　　写作时不能带有公文腔、要省略信头、不用编号、取消事由性标题；正文的开头要写几句问候语，结尾处还要写上几句祝福语，以示礼貌。

　　商务倍函的目的在于传递具体的经济信息，求得对方的难确理解和合作，进行实质性的经济交往。因此，商务信函的写作不同于一般的社交信函，严格排斥文绉绉的语言，力求简洁明确、条理清晰。具体来讲，在写作时要应注意以下几点。

　　1、主旨鲜明

　　商务信函是商务工作的具体表现，任何一封信函都是为了解决一项具体的商务问题，都是对一项具体的商务活动的安排和商讨。因此，每封信的主旨都必须鲜明突出，使收信人迅速了解发信的目的并及时给予回应。

　　写作商务信函要使主旨鲜明突出，应该注意以下几个方面：

　　(1)充分重视“事由”。事由位于信头，是收信人最先关注的地方。要使收信人一眼就能明白信函主要将解决什么问题，应该在“事由”部分用简明的语言写明发函的主旨。如果将事由“事由：200箱饮品索赔”写成“事由：200箱饮品”，这样的信函主旨不突出，收情人如果不看正文很难知道这是在写索赔的事情。

　　(2)以结论开头。将结论放在开头，能使读者一下子就能抓住作者写信的目的，并立即引起读者的重视，如“我公司求购××”等。

　　(3)一事一函。一事一函的目的也是为了突出主旨。如果一封信同时谈几件事情，势必让读者难于抓住信的主旨，从而会忽视某一件或几件事。因此，一般主张一事一函原则。

　　2、内容完整

　　商务信函的内容必须完整，应该写的事项必须全部写进去，不能省任何的遗漏。比如报价函就要求将商品名称、规则、数量、价格、装运期、结算方式、有效期限等报价条件全部明确无误地告知对方。其他信函也类似，具体地说，为保证信函内容完整应该注意以下几点：

　　(1)分条列款表述。为了保证在写信时不遗漏任何要点，在写作前可以先把写作要点列出来，然后根据这些要点的内在逻辑联系，一一列明具体事项，这样就不至于遗漏细节。例如，还是写刚才的报价函、在写作之前，可以先将商品名称、规则、数量、价格、装运期、结算方式、有效期限等条件列出来，然后再开始写作，这样就可以保证内容的完整。

　　(2)5WlH法。检查所写信函内容是否完整的另一种方法是5w1H法。一般来说、完整的商务信函一般具备5W1H，即What、Who、Where、When、How、Why，这6个要素不能缺少。而有些商务文书只是简单陈述事实而不需要陈述理由，因此，对于这类书信没有why这一项。所以，在检查书信内容是否完备时，可以从这几个方面来检查。例如一封完整的订货函，只要具备订货人、货物名称、何时发货、发往何地、如何结算这5个方面的内容即算内容完整。

　　3、关注对方利益

　　写好商业书信的关键和诀窍仍然是关心对方的利益，在信中写对方感兴趣的事，不要以自我为中心、在信中要谨慎地提及对方利益所在，强调做成生意为对方带来的好处。这样，就能引起对方的兴趣，从而对信中的要求做出反应或答复。

　　4、表述准确清楚

　　很多商务信函的主要任务就是对商品价格、款项收付等实质性的商务活动进行磋商，因此，对于这类信函的语言的表达方面要做到清楚，其意义是不言而喻的。如果模棱两可，或是使用让对方容易产生误解的语言，那么经济纠纷在所难免。这样于人于己都会带来不必要的麻烦。

　　商务信函的清楚准确是指对信函中的各项具体事项的表述要清楚准确。例如，报价函中的商品名称、规则、数量、价格、装运期、结算方式、有效期限、地点等以及有关的数字、时间、商业术语等项目要用准确无误的文字表述出来。

　　数字除清楚地标明阿拉伯数字外，还要用汉字大写，以避免数字发生差错，如“总货款10000元(大写；壹万元)”。这样就可以避免因笔误少一个零或多一个零而带来的麻烦。时间一定要写明具体的年月日或期限，禁止使用“大约”“左右”“近期内”等模糊词语，如“大约10天可以发货。”到底哪一天发货，让人迷惑。

　　此外还应该避免使用任何可能产生多重理解的词语和模糊性描写，以免引起歧义或令人难以置信。例如，“l00元起售，最高售价到140元止。”其中的“到140元止”是否包括140元在内呢?

　　5、语言恰当得体

　　通过商务信函，不仅仅只是为了实现某一特定的商务目的，还在于通过信函这种正式的方式，增进双方的相互了解、建立友谊、树立自己的良好形象。因此，在行文的语气上，要讲究策略，要根据对象、场合、情况的不同，选择相应的措辞和语气、举例如下：

　　(1)写推销函，宜用劝购语气，不能强买强卖。如“此种产品不仅质量绝对保证，而且价格也极具竞争力，我相信我们会很快达成交易。”

　　(2)写催装函，用词宜谦逊礼貌、替对方着想。如“盼即将交货期见告”。

　　(3)写索赔函或拒赔函时，词语宜直截了当、不卑不亢。如“我们除了这样做之外，别无选择。”

　　(4)传递不愉快信息，如货物受损、不按期发货、拖欠贷款等，比传递一般的信息更难下笔，处理不当可能会影响双方的关系或使己方名誉受损。写这类商务信函一般是根据对方的资信情况、与己方关系以及不愉快事件本身的严重程度的不同，选择相应的修辞策赂。

　　①对于资信良好、与己方长期合作的老客户，或是首次合作、相互不太了解的新客户，行文时应就事论事，措辞不要太强硬，语气宜委婉、并在信函末尾表达相互支持、密切合作之类的愿望。如“令我们为难的是……”或者“我方不得不……”

　　②对于资信较差、无故违约甚至屡经函电催促仍不答复的客户，就应针锋相对、言辞强硬，如“这将不可避免地影响你方声誉……”，又如“我方的谅解与忍耐是有限度的……”，再如“现郑重告知……”。

　　6、文字简明扼要

　　与其他所有商务文书的写作一样，商务信函也要求简明扼要。不需要写的东西，就坚决不写进信函中。正文开头直接切入主题，不要躲躲闪闪。遣词造句长话短说，不要重复，而且尽量避免使用形容词等修饰成分，用简单的句式直接陈述即可。即使难于启齿的事情也应当坦白明确地写出，不应绕圈子，如“刚收到责公司×月×日的信，我们非常高兴。没想到你们这么快就寄来了订单，我们十分感激。”此开场白明显啰嗦，应做如下修改：“贵公司×月×日函及订单收悉，谢谢。”

　　当然，简明扼要不能以内容完整为代价，如果一味追求简洁而损害了内容的完整，那么简洁也就失去了意义。

　　7、行文谦恭有礼

　　一封谦恭而有礼貌的信函会给人留下良好的印象，从而使对方乐于与之合作。因此，写作商务信函必须谦恭有礼。那么如何做到在商务文书写作中谦恭有礼呢?

　　(1)遣词造句委婉礼貌。商务信函的措辞和行文语气应该彬彬有礼、不卑不亢，既不过分谦恭，也不盛气凌人。落实到具体行文上，就是多使用敬语，如“请”“贵方”“您”“谢谢”等；多用表示高兴、遗憾、感谢等的表达法，多用虚拟语气缓和地表达己方意见，避免使用强迫性的词语，如“我们不得不遗憾地告知贵方，……与兹告责方……”。

　　(2)体谅对方。先看例句：“兹告贵方欠款已逾期，请即汇10万元给我方。”但如果换一种方式，如改为：“贵方可能因为业务过于繁忙，以致忽略承付×月×日应付款10万元……”。修改过的表达方式从对方的立场出发、显得善解人意、运情达理，既达到了催款的目的，又给对方留下了好印象，其实际效果就完全不一样。因此，在写作商务信函时，应尽量站在对方的角度来写，以体谅对方。

• 郑兰先;王双萍主编.《商务沟通实务 第2版》.北京大学.2015年5月.第115页