公关部

公关部(Public relation department)

　　公关部即公共关系部门，组织内部设立的专门性公共关系工作机构。

　　组织的公关部同组织内部的其他部门一样， 是一个重要的职能部门。公关部在组织内充当的角色为：

• 信息情报部；
• 整体形象策划部；
• 决策参谋部；
• 宣传部、外交部。

　　1．信息收集和处理

　　通过与组织内各部门、各方面保持接触和联系，对组织外公众进行调研、收集信息并汇总，做出分析和处理，掌握组织内外公众的要求和倾向，为最高领导层提供决策的参谋。

　　2．新闻传播

　　公关部根据组织的决策，担负对内外公众宣传、阐释、传递信息的职责：

• 编制刊物、画册等宣传品；
• 直接与社会媒体沟通，并提供相关新闻资料；
• 负责其他对内外公众公共关系原理与实务施加影响的广告设计和信息传播。

　　3．协调沟通

　　公关部要与组织内外公众(即与组织发生联系的社会组织和个人)保持沟通和协调，并组织创造上下、内外、左右各方面关系和谐的人际环境和社会心理环境。

　　4．处理突发事件和举办专门活动

　　对突发事件可能给组织的形象与发展带来的影响，公关部门要及时协助组织最高当局，迅速客观地调查处理。包括与媒体积极接触，传播真相，对公众组织沟通或安 抚、释疑，与法律部门打交道等。为使组织形象发展有利于预期目标，公关部门要适时地策划举办各种专门活动，如展览、参观访问、新闻发布会、记者招待会、交 流会、联谊会等，有效塑造组织的良好形象，营造有利于组织生存发展的环境。

　　公共关系部作为组织内部公共关系机构，与组织外部公共关系机构相比较，有着自己的优势：

　　1.能够最大限度地发挥组织内部各种因素的作用，提高公共关系工作的成绩和效益。

　　2.能够充分提高公共关系工作的针对性和及时性。

　　3.有利于保持公共关系工作的连续性和稳定性。

　　4.有利于节约经费开支。

　　公关部是组织内部的一个专门从事公共关系工作的部门，它的组建必须遵循一定的组织原则。

　　1．精简原则

　　这是组建一个机构的基本原则，在组建组织内部的公关部时首先要考虑的也是这一原则。这意味着公关部下属的二级机构要精简，不要臃肿，公关部的人员岗位和编制要精简，不要因人设岗而导致人浮于事。

　　组织的公关部的规模可大可小，大者几千人甚至上万人，小者3—5人甚至只有1人。在确定公关部的规模时，一般要考虑组织本身规模、组织内部各职能部门的职能分配、组织对公关部的要求、组织的公众特点等情况。

　　一般说来，公关部的规模与组织规模呈现一种正相关态势。美国公关学者经过调查发现：年产值超过10亿美元的大型企业，公关部平均人数为44人，一般的大中型企业平均为10人，其他文教、医疗、基金会等组织为6～7人。 英国著名公关专家弗兰克•詹夫金斯在其《实用公共关系学》中也提出了一个参考标准，如表-1所示。

　　2．效能原则

　　公关部是专门开展公共关系工作的组织机构，它的每一项工作都可能涉及到组织的声誉和形象。因此在设立公关部时，一定考虑让公关部充分发挥其 效能，行使其职能。这就要求一方面要界定公关部的职责和权利，要让公关部门拥有其职责范围内相应的人、财、物的决策权，以保证其工作的主动性和积极性；另 一方面要合理设置公关部内部的二级机构，使整个公关部能有效地整合起来，形成整体效应，发挥最大威力。

　　3．灵活机动原则

　　公关部的工作既包括日常性的信息收集和整理分析、公众来访接待、常规公关宣传 等工作，也包括一些临时性大型专题活动的组织和临时性突发事件的处理。这就要求组织在设立公关部时，充分考虑这两种不同性质工作的特点，使组织的公共关系 部能适应客观环境变化和组织工作的调整，保持高度的灵活性和应变能力。

　　组织内部的公关部可以用不同标准来进行分类。

　　1．按公关部在组织内部的位置来分类

　　1)最高领导直接负责型

　　这是一种比较理想的模式，对公共关系工作的开展最有利。公关经理直接向总经理报告工作，对总经理负责；也有的由最高领导(总经理)直接兼任公关经理。其组织结构如图-1所示。

　　2)部门并列型(最高领导间接负责型)

　　在这种模式中，公关部是组织的一个二级职能部门，与生产部、财务部等业务部门处于并列地位，公关经理向其主管领导报告工作。其组织结构如图-2所示。

　　3)部门附属型

　　在这种模式下，公关部只是组织二级部门下的一个附属机构，也即组织的三级机构。这公关部可能隶属于销售部门、广告宣传部、外事部或行政办公室。其结构如图-3所示。

　　4)公共关系委员会型

　　有的组织不设常设的公关部门，也没有专职的公关人员，而是成立一个公关委员会，负责组织的重大公关事务，一些日常工作则分散到各职能部门。公关委员会的成员一般包括最高负责人及各位副职、各职能部门第一负责人及相关人员，其组织结构如图—4所示。

　　注：图中虚线表示公关委员会为非专职职能部门，即非常设固定机构。

　　2．按公关部的内在结构来分类

　　1)按公共关系过程设置 如图-5所示。

　　2)按公共关系对象设置 如图-6所示。

　　3)按公共关系手段设置 如图-7所示。

• 黄德林等主编，《现代公共关系学》，中国商业出版社，2000年8月；
• 翟向东主编，《中国公共关系教程》，中国商业出版社，1997年12月；