会议质量控制

　　会议质量控制是指为了使得会议有效对会议质量实施控制。企业实施会议质量控制有利于提高企业的开会效率和提高员工的会议参与度与积极性。

　　会议是否有效取决于：是否具有召开会议的必要；召集会议的单位是否具备必要的行政权力；会议准备是否充分；与会人员范围与人数是否有利于必要的信息交流；会议期间能否排除各种干扰（打电话、找人、无关人员入场、与会者退场等）；主持人、与会者的学识、业务水平、工作作风、情感等条件；环境卫生条件（房间大小、室内温湿度高低、光线好坏、空气流动情况、安静程度、家具是否舒适、会间休息是否合理等）；技术设备条件；议程是否合理科学；对会议决议的执行是否实施有效的监督等。

　　控制会议质量，提高会议效果的方法，就是有针对性地消除那些降低会议质量的不利因素，保护和创造有利于提高质量的因素与条件。其中主要的措施包括：

　　（1）严格执行会议审批制度，不合乎标准的会议一律不准开，不能开。能小开的决不大开，能短的决不拖长，能低规格开的，决不搞成高规格的。

　　（2）建立健全并严格实施包括会议规则在内的一整套会议制度，以这些严格的制度约束与会议有关的行为，刹住不良会风。特别对动辄请领导陪会，讲排场，游山玩水，大吃大喝，私分、挥霍企业资财，走过场，搞形式主义，小会大开，凑日程，争高规格等错误做法应明令禁止。同时，要规定对违犯禁令者的制裁措施并严格实施。

　　（3）科学、有效、充分地做好会议准备工作，会前应注意使每一位与会者明确会议目的、宗旨、议题，掌握有关文件材料并做好发言准备，不开“空手”会，不开无准备的会。

　　（4）主持人和与会者应具有足够的权利和明确的责任，以保证议而有决，决而有行。

　　（5）严格控制会议人数，不允许无关人员与会，尽量将人数控制在能有效交流信息、形成法定有效决议即可的最低限度内。

　　（6）保证会场秩序，尽最大可能为会议创造各种有利的物质条件、环境条件、卫生条件。

　　（7）议题应集中，不宜太多，日程务必紧凑，尽量缩短时间，保证与会者能集中精力。有关资料表明，会议连续进行的最佳时间是在3小时之内，超过这一限度，会议效果将呈下降趋势。

　　（8）以各种方式如明确制度、举办训练班等，培训与会者，使其掌握正确与会的要领，掌握有效与会的技巧，提高其与会水平。

　　（9）以切实可行的制度和措施监督会议决议的执行过程，避免只开会而不管不问效果的偏向，以保证会议有效。

　　（10）充分运用现代化技术手段，灵活运用图板、实物、模型、照片、广播、电话、录音、录像等用具和设备，提高信息传递的效率与质量，节约时间，缩短会议，提高会议效果。

　　（11）提高会议主持人控制会议进程的能力与水平，使其掌握有效主持会议的规则与技巧。