会议成本控制

　　会议成本控制是指从参加会议人员花费在会议期间的时间价值与会议后勤工作等实际经费开支上实施控制，减少企业在举行会议上的花费。

　　1、与会人员的时间价值

　　与会人员的时间价值是指与会人员以正常工作水平在相约的时间内所创造的价值总和。根据我国企业的具体情况，与会人员的价值由下列三个部分构成：

　　（1）与会者的工资及其从本单位获取的其他收入。

　　（2）因开会而少创造的，除工资和其他收入之外的劳动价值。与会者在劳动时间内所创造的价值往往可分为两部分：一是为个人创造的价值，即工资和其他收入之和，一是为社会创造的价值，这一部分一般为个人工资和其他收入的二倍之上，这里以二倍作为计算标准。

　　（3）因出席会议而引起的一些经常性工作的停顿，相关的管理工作削弱，以及耽误一些重要而紧急的事项，错过一些重要的企业发展的机会和间接地给第二者带来的损失。如此种种，这里以其相等时间内所创造的总价值的一倍计算。

　　会议的后勤工作开支名目繁多，其大致有：文件、资料费、会议用品费、交通费、伙食补贴、出差补贴、住宿费、会场租用费。

　　2、会议花费的时间量

　　会议人员的岗位，职务、智力水平不同，其单位时间的客观价值标准也不同。这一价值标准也很难一个人、一个人的准确确定。但是，每个人单位时间的客观价值可以与其工资水平相联系起来进行考察。在一般情况下，领导者与参加会议人员的工资水平与其时间价值是相当的。这样，就可以以会议人员的工资水平作为其时间价值来计算会议成本的基本参数。

　　会议花费时间量的价值包括以下三个方面：

　　（1）会者的工资及其从本机关取得的其他收入

　　这一价值的计算，将各个人的平均小时工资与平均小时其他收入之和乘以其实际参加会议时间（小时），即得该人的此项时间价值。然后，将所求得的参加会议人员各个人的值相加，即为参加会议人员的工资及其从企业取得的其他收入值。

　　（2）因会议时间而减少的个人工资与其他收入之和以外的劳动产值

　　在任何一个企业中，个人劳动产值总是大于其工资与其他收入之和。否则，该企业就无法维持再生产，哪怕是简单再生产。一般说，个人劳动产值应为其工资等收入的三倍以上。在这里取三倍，即因会议时间而减少的个人工资与其他收入之和以外的劳动产值应为上述“第一”项的两倍。

　　（3）因会议时间而引起的经常性领导工作停顿而造成的损失

　　这一价值损失是显而易见的。比如，由于领导者开会而使得相关的管理工作被削弱，而使得相关问题得不到及时解决造成失误，而使得企业内外人员来找，不能接见，耽误这些人的时间，等等。特别是，由于开会而贻误了重大成功的机会，拖延了紧急、重大问题处理的时间，领导者参加会议时间对实际工作造成的损失就难以估量了。

　　在一般情况下，因会议时间而引起的经常性领导工作停顿而造成的损失以上述1,2项之和的两倍计算。

　　以上三方面相加，即为会议花费量价值。由此可见，企业管理者应当重视会议这一精神活动的经济代价，注重以提高会议效率来抵消领导工作中会议活动的人力与经济投入。

　　控制会议成本的基本方法是每个部门根据具体情况，提出比较合乎实际的会议成本计算公式，在送审会议计划时，将这一成本同时上报，全部款额作为会议的经费预算，上级在审批预算时，也将这一款额中有形成本与无形成本一并计算分别“拨付”。超过预算的有形支出与无形支出都必须认真查究，并全部从该部门一年中的实拨经费中扣除。超支时一律由这些部门从其他正常开支总额酌扣，或者直接向上级部门缴纳“会议超支费”。这种办法在我国的一些企业中试行的结果，很令人满意。它强化了人们的会议成本观念、时间观念和效率观念，不仅减少了会议的有形和无形的支出，而且简化和减少了会议，提高了会议的效果。