会议公文

　　会议公文是指围绕一个会议使用的、直接反映会议精神并为会议服务的有特定格式的文字材料的总称。

　　一般可分为以下八种：

　　一、会议指导文书。会议指导文书包括上级会议文书、上级指示文书、本级开会起因文书。

　　二、会议主题文书。会议主题文书包括开幕词、工作报告、大会发言、选举结果、正式决议、闭幕词。

　　三、会议程序文书。会议程序文书包括日程安排、讲话程序、选举程序、表决程序。

　　四、会议简报、记录文书。会议简报、记录文书包括会议简报、会议发言、情况反映、会议记录。

　　五、会议参考文书。会议参考文书包括调查报告、典型材料等。

　　六、提案信访文书。提案信访文书包括会议代表提案、群众来信、与会代表来信和各类来访者交来的书面材料。

　　七、公告、传达文书。公告、传达文书包括会议公告、新闻报道、接受来访、宣传文章、传达提纲、会议纪要。

　　八、会议管理文书。会议管理文书包括开会通知、会议须知、会议证件、保密制度、作息时间、生活管理等。

　　会议公文形成或使用于会议，因而在内容性质、用途、表现形式、语言特色等方面均受会议性质的制约，呈现不同于其他公文的特点。现分述如下：

　　一、内容上的聚合性

　　从表面上看，会议公文的内容较丰富庞杂：既包括有关会议的过程，又包括有关会议的内容和精神；既包括有关会议的规则，又包括会议作出的规定和决议。实际上，会议公文的内容无非有两个方面：程序方面和实体方面。前者涉及会议的程序、过程、规则等，后者涉及会议的主题，前者是从属于、服务于后者的。同时，在实体方面，会议公文的具体议题、内容又从属于会议的主题和精神。因而，会议公文在内容上具有高度的聚合性。

　　二、性质上的异质性

　　会议公文是形成或使用于会议的多种公文的总称。它包含的诸文种，在性质上各有不同，如领导讲话稿是指导性的，会议通知则属知照性质；有些文种甚至同时兼有几种性质，如会议报告，既有陈述、呈请性，又有一定的指导性。因而，就其整体性质而言，会议公文具有较强的异质性。

　　三、用途上的复杂性

　　会议是一项复杂的活动，无论是会议过程、会议规则、会议内容，还是会议性质、会议目的，均有着特殊的性质、特殊的要求。因而，服务于会议的公文，在用途上具有复杂性，如会议通知要告之与会者准时有效地参加会议所必须知晓的信息，开幕词则要概括会议的纲领，会议记录则须真实反映会议的面貌。

　　四、表现形式的多样性与特殊性

　　会议公文性质和用途上的复杂多样性，决定了其表现形式的多样性。同时，在此多样性之中，又有着一种特殊的规定性，即无论何种表现形式，主要靠受文者的听觉接收信息这个特点。它要求会议公文在语辞、句式、段落、层次结构、语气、文势、感情等方面，既要照顾到书面语言的庄重和典雅，又要照顾到口头语言的通俗与生动。

　　会议文书工作的基本要求是：

　　第一，实行集中统一领导。不论是小型会议还是大型会议，都要加强会议文书工作的统一领导，严格会议文件的签发、印制、分发、立卷归档制度；

　　第二，把握、贯彻会议的指导思想，及时提出有价值的供领导参考的建议；

　　第三，准确、周密。从文件的起草到校对、印刷、分发，都应该保证高质量，不出现纰漏；

　　第四，迅速，及时。这是对工作效率提出的要求。

　　第五，保守党和国家的秘密。

　　会议及会议讨论的文件都具有不同程度的机密性，必须采取有力措施，加强会议保密，保证文件的安全。

　　(1)议案

　　一个完整的议案，一般由提案、理由、办法、落款等四部分组成。

　　①提案，又叫“案由”。要概括明了地写出建议、主张、意见的内容。这部分类似于文章的正标题，往往用一个表示范围的介词结构“关于……提案”表达出来。要求写得简明扼要。如提案被采纳，则由主管部门在这部分前面加上编号，往往写上“X X省(市)第X届X X代表大会第X次会议第X X号提案”的字样，以备查找。

　　②理由。这是议案的主要部分。即对提案的说明或论证，使提案有理有据，有说服力。一般写法是列举事实，指明性质，提出解决问题的必要性。注意说话中肯，讲究分寸，实事求是。

　　③办法。要写清楚实现提案的办法和措施。办法的内容要具体明确，切实可行；表述要有层次，可以分条列项写，也可以写成一个大段包含几层意思，即几个办法。

　　④落款。写上提议人和附议人，签名盖章，如果是以集体名义写的提案，则要把单位的全称写出来。最后还要写明提案日期。

　　(2)开幕词

　　开幕词一般分三个层次进行表述。

　　第一，说明会议是在什么形势下召开的，借以帮助与会人员理解这次会议的重要意义，提高认识，引起重视。为此，常常要阐明政治经济形势，以及社会背景，概括回顾以往的主要工作、成绩、经验和教训。要求高度概括，不可过于冗长，使与会人员有所了解和掌握，以便为完成会议任务奠定基础。

　　第二，交代会议的主要任务，也就是会议的主要议题和议程，同时提出对会议的具体要求。凡是重要的会议都要在筹备期间事先确定任务和要求，这是开幕词的重要部分，必须重点突出，以便与会人员心中有数，做好思想准备，把握会议进程，为共同完成会议任务而努力。

　　第三，阐明会议指导思想，提出今后的方针、路线和任务，以便与会者在讨论中有所遵循，准确把握，从而统一认识，统一步调，促使会议能够健康发展，达到预定目标，取得圆满成功。

　　当然，上述三个层次只是一般要求，并不是一成不变的，作者可以根据具体内容，调整先后顺序，决定层次结构。

　　(3)闭幕词

　　一篇较为完整的闭幕词，一般包括四个部分：

　　①标题部分。闭幕词的标题形式、写法与开幕词标题的形式、写法相似，只要把“开幕词”换成“闭幕词”就可以了。

　　②开宗部分。在称谓语之后，首先说明会议已经完成预定任务，就要胜利闭幕。接着，简述这次大会议程的进行情况，恰如其分地对会议的各项成绩、收获、意义和影响作出概括陛评价。

　　③伸展部分。这是闭幕词的主体所在，通常分为两个层次：一是总结会议讨论通过的主要事项和基本精神；二是向与会人员提出贯彻执行会议决议的要求。这一部分要从理论高度进行概括，做到层次清楚，重点突出，言简意明，具有深刻性和鼓动性。当然，如果内容丰富，可以增加层次，至于层次的顺序，也可以调整变化。

　　④收束部分。通常用简短有力的坚定语气发出号召，提出希望，表示祝愿，使与会者在激动、振奋中离席。有时还要以热情的话语，对为大会圆满成功而辛勤服务的全体工作人员表示诚挚的感谢。最后用一句话郑重宣布会议胜利闭幕。

　　(4)演讲稿

　　从结构上看，演讲稿一般可分为三个部分：开头、主体和结尾。

　　①开头。开头也叫演讲稿的导入部分。“万事开头难”，当然，演讲的第一句也是最难的，因为说得不好，就可能给听众留下一个不好的印象，使他们失去再往下听的兴趣。而演讲能否成功，关键也在于开始的一两分钟是否能造成某种气氛，抓住听众，让听众把注意力投入到演讲中去。所以，演讲稿的开头必须有吸引力。

　　一般地说，演讲稿的开头都要求开门见山、开篇点题，开头要起到提纲挈领的作用。因为开篇点题，把要点先提出来，之后，听众就会依据这一线索，集中注意力去聆听演讲的内容，也能够更有针对性地消化和吸收。

　　②主体。主体是演讲稿主要展开的部分，它针对演讲题的具体情况加以展开。在这一部分，应该从多方面去阐明或证明演讲的主题。如果是叙述式的演讲，就应当把人物的事迹或事件的详细过程叙述清楚；如果是议论式的演讲，就应当对论点进行充分的论证；如果是说明式的演讲，则主要是进行详细的解说。

　　同一般文章一样，演讲稿主体部分的安排也要从突出主题、详略安排、层次与段落的划分等方面来考虑。首先，主题必须集中，一篇演讲稿只应有一个主题，主体部分必须是围绕这一个主题来铺陈展开，这样，才能使听众得到一个明了而深刻的印象。其次，要考虑到演讲口头表达的需要，结构上不要过于死板，要有一定的灵活性，要有张有弛、有起有伏，给听众以生动、新鲜的感觉，不能只是平铺直叙地往下说，如流水账一般。因为这样容易使听众产生单调乏味的感觉，难以取得好的演讲效果。

　　③结尾。结尾主要是对全文做一收束。演讲最重要最精彩的，还是在结尾的时候。如果说没有精彩的结论，演讲就等于只开花而不结果。的确，一篇没有精彩结论的演讲稿，不论结构如何奇妙，不论题材如何新颖，到最后仍会令人很失望。因此，写演讲稿，必须安排一个佳妙的结尾。

　　演讲稿的结尾部分，可以写口号、提建议，可以给听众一个诚恳的希望，可以引一段恰当的诗文，可以简洁地总结一下前边讲过的各要点，还可以用成语及，古今的格言来加重你结束演讲的力量。

　　(5)会议记录

　　由于会议的目的和要求不同，由于会议内容的重要性和意义不同，会议记录方法也有所不同。在会议组织情况部分，重要会议的时间、地点应该更加具体确实，出席人、缺席人、列席人也要一一列出姓名、职务，主持人、记录人及会议记录最后的签名都不能缺少。在会议内容部分，记录一般有两种方法：

　　①整体重点记录。这种记录只记会上报告或传达的内容是什么，讨论的问题是什么，通过的决议有哪些，不记会议的整个过程，特别突出的是不分别记录讨论时各人的发言。

　　②个体分别记录。就是把会议进程，尽量详细地记录下来，特别是讨论时每个人的发言，都尽力按原话分别记录，努力做到如实准确。