会中服务

　　会中服务是指会议召开过程中的会务工作，主要有“会议签到”，“会场服务”和“会议记录”三方面。这些会务工作的质量，直接影响到会议的效率。

　　参加会议人员进入会场一般要签到，会议签到是为了及时、准确地统计到会人数，便于安排会议工作。有些会议只有达到一定人数才能召开，否则会议通过的决议无效。因此，会议签到是一项重要的会前工作。它是出席会议的人员到会的首要事情，也是会中任务的重要内容之一。会议签到一般有以下几种方法：

　　1、簿式签到

　　与会人员在会议工作人员预先备好的签到簿上按要求签署自己的姓名，表示到会。签到簿上的内容一般有姓名、职务、所代表的单位等，与会人员必须逐项填写，不得遗漏。簿式签到的优点是利于保存，便于查找。缺点是这种方法只适用于小型会议，一些大型会议，参加会议的人数很多，采用簿式签到就不太方便。

　　2、证卡签到

　　会议工作人员将印好的签到证事先发给每位与会人员，签证卡上一般印有会议的名称、日期、座次号、编号等，与会人员在签证卡上写好自己的姓名，进入会场时，将签证卡交给会议工作人员，表示到会。其优点

　　是比较方便，避免临开会时签到造成拥挤。缺点是不便保存查找。证卡签到多用于大中型会议。

　　3、会议工作人员代为签到

　　会议工作人员事先制定好参加本次会议的花名册，开会时，来一人就在该人名单后画上记号，表示到会，缺席和请假人员也要用规定的记号表示。例如：用“Y”表示到会，用“X”表示缺席，用“n”表示请假等。这种会议签到方法比较简便易行，但要求会议工作人员必须认识绝大部分与会人员，所以这种方法只适宜于小型会议和一些常规性会议。对于一些大型会议，与会人员很多，会议工作人员不能认识大部分人，逐个询问到会人员的姓名很麻烦，所以大型会议不适宜采用这种方法。

　　4、座次表签到方法

　　会议工作人员按照会议模型，事先制定好座次表，座次表上每个座位按要求填上合适的与会人员姓名和座位号码。参加会议的人员到会时，就在座次表上消号，表示出席。印制座次表，与会人员座次安排要求有一定规律，如从x号到x号是某部门代表座位，将同一部门的与会人员集中一起，便于与会者查找自己的座次号。采用座次表签到，参加会议的人员在签到时就知道了自己座位的排数和座号，起到引导的作用。

　　5、电脑签到

　　电脑签到快速、准确、简便，参加会议的人员进入会场时，只要把特制的卡片放到签到机内，签到机就将与会人员的姓名、号码传到中心，与会者的签到手续在几秒钟即可办完，将签到卡退还本人，参加会议人员到会结果由计算机准确、迅速地显示出来。电脑签到是先进的签到手段，一些大型会议都是采用电脑签到。

　　会场服务是保证会议顺利进行并取得圆满成功的重要环节，会场服务工作内容很多，一般包括以下几点：

　　1、引导座位

　　大多数会议，与会者的座位都是事先安排的，与会者应该对号入座，或者将会场划分为若干部分，以部门为单位集中就座。参加会议的人员事先可能不熟悉会场，因此，会议工作人员要引导座位。这样，既方便与会者，又维持了会场秩序，保证了会议效果。一些大型会议，会场较大，参加会议的人数也很多，更需要引导座位。为减轻会议工作人员的负担，可以采用印刷“座次表”，在会场上设立指示标记、在签到证或出席证上注明座次号码等方式，引导与会者顺利地找到自己的座次。

　　2、分发会议文件的材料

　　会议中所需要的文件材料，会议工作人员应及时、准确地分发到每位与会者手中。分发会议文件和材料有两种形式：会前分发文件和材料，可以在与会者进入会场时，由会议工作人员在会场入口处分发给每位与会者，也可以在开会之前按要求在每位与会者的座位上摆放一份文件材料；会中分发文件材料，可以把会议工作人员分派到各组，每人负责每组的文件材料的分发和收退。需要收回的文件材料，一般在文件的右上角写明收文人和收文时间，收文时要登记，以免漏收。

　　3、内外联系、传递信息

　　会议进行中，不是与外界隔绝的，需要会议工作人员进行内外联系，传递信息。如有关部门的紧急情况要转达与会者，传递信件、电报、接电话等。在内外联系、传递信息中，会议工作人员应该注意会议内容的保密，任何保密的会议内容均不可泄露出去。

　　4、维持会场秩序

　　如制止与会议无关的人员进入会场，保证会议地点安全。会议进行时如发生混乱，会议工作人员要及时制止和调停。特别是重要的密级较高的会议，防止在混乱中发生意外情况。

　　5、处理临时交办事项

　　会议进程中，可能发生一些意想不到的临时变动，会议工作人员应及时向领导请示，并对领导的指示采取应急措施，妥善处理。

　　6、其他服务工作

　　及时准备好会议期间所需的物品，如笔、墨、纸张等。保证会场光线，保持会场清洁卫生，会场摄影留念等等。时间较长的会议还要准备好茶水。

　　一般会议都应有记录。会议记录包括两部分内容，第一部分是会议的组织情况：包括会议名称、时间、地点、出席者、主持人等。第二部分是会议的内容：会议议题、讨论发言、形成的决议等。会议记录真实记载会议的情况，客观地反映会议的内容和进程，是重要的档案材料，它不仅为会议简报、会议纪要的撰写提供重要的素材，而且为日后分析研究会议提供依据，还是检查会议决定执行情况的凭证。因此认真做好会议记录，具有十分重要的意义。

　　会议记录一般有两种方法：一种是摘要记录；一种是详细记录。通常日常性的工作会议多采用摘要记录。摘要记录是抓住重点，摘录要义，如发言要点、结论、会议通过的决议、决定等。摘要记录对记录人员素质要求较高，记录人员在记录时必须迅速做出分析概括，抓住重点，领会要义，明白取舍，既要准确地表达发言者的中心意思，又要做到简明扼要。会议的重点一般都是高层管理人员的发言、会议的决定、决议。表1,2是某公司的会议记录、摘要记录，仅供参考。

　　详细记录要求有言必录，不但要记录要点，而且要按照原话的方式记录下论述要点的材料和证据。做详细记录要求速度快，记录者精力集中，思想不能分散，否则就不能全面、准确、详细地记录会议内容。为了快速准确和全面详细记录，可采用速记符号或借助录音机，会后再进行整理，原始记录和录音磁带作原始资料保存。

　　会议记录要求真实、准确、完整。做好会议记录，不仅要求记录人员有认真负责的态度，而且要求记录人员有一定的秘书工作的专业知识和实际训练。会议记录人员必须熟悉会议的情况，明确会议的宗旨和基本精神，否则会影响记录人员迅速地对会议内容做出完整准确的记录。