事务工程分析

　　在工作的场所中，除了对原材料进行加工，使其发生物理或化学性质的改变外，数据记录、信息传递、事故处理、工作安排、材料收发等事务性的工作也必不可少。而且，随着自动化、机械化程度的提高，事务性工作所占的比重也越来越大。对贸易或服务类行业而言，这方面的情形尤其明显。

　　事务性的工作往往涉及多人、多部门的配合，一般以文件、表单的传递来作为配合的信号或依据。许多公司在作业性改善方面花费了大量的精力，却没有注意到身边许多事务性工作的不合理给公司带来极大的浪费和损失。因此，以文件和表单的流动为中心展开调查，进而实施改善的事务工程分析也就成为一种必要了。

　　事务工程分析的记号与制品工程分析大致相同，另外增加了一些事务工程分析的独特的记号，详细如下表所示:

　　事务性的工作虽然不起眼，并不会对制品的性质产生直接的影响，但其重要性却不可忽视。有时，一个信息传递的错误，比如材料清单写错或者生产计划下达错误，可能给公司带来重大损失乃至灭顶之灾。从信息传递的角度而言应具备准确、及时、充分、便于处理的特点。事务工程分析的目的在于：

　　1.使事务作业标准化。把事务进行的流程图、传递的表单、作业的步骤等——予以规范，可起到易于入门和防范错误的作用。这方面，可以参考本公司所出版的相关制度范本。

　　2.信息传递的快速化、准确化。充分利用科技手段对信息传递进行改善，尽可能不假人手完成信息传递。

　　3.去除多余的表单文件，减少无效的事务工作。

　　要达到以上目的，就得对事务工作进行以下检讨：

• 是否有不必要的表单、文件？
• 在必要的时候、必要的地方能获得充分的信息吗？
• 是否花费很多时间在填写表单、文件呢？
• 能否减少表单、文件的数量？表单、文件的格式能否更单纯，更易于理解？
• 传送的方法是否有问题？

　　从而找出事务工作执行中存在的问题点，实施改善，使其更为合理。

　　事务工程分析的具体做法与前面所介绍过的几种工程分析类似，以下同样以具体事例的展开来说明事务工程分析的具体做法。

　　事例背景：某公司的外加工品在入库接收时，涉及的部门包括仓库、采购、品检、财务等，具体操作耗费的时间很长，中途的转账办理也相当麻烦，现在试图通过事务工程分析的方法来获得改善。

　　1．展开预备调查

　　当问题点已大致确定，调查对象也明确时，应先展开预备调查。事务工程分析所涉及的项目与其他工程分析差异较大，具体可参考以下项目：

• 表单或文件的种类内容、频度、张数。
• 有关联的部署、有关联的人。
• 表单、文件的流动与所需的时间。
• 表单、文件的填写方法、填写时机。
• 表单与事务运行的关系。

　　对于本事例而言，通过预备调查了解到，外加工品的入库接收一般按以下程序操作：

• 外加工厂把货品连同交货单、收领单交付给仓库管理人员。
• 仓库管理人员在检查完货品数量后，在收领单上盖收领章，返还给外加工厂。接着，把交货单送到采购部，货品送到品检部。
• 采购部根据交货单开出请检单，由仓库人员送到品检部。
• 收到请检单后，品检人员开始检查货品。货品检查完以后，将货品连同请检单送到仓库，请检单的一联送到财务部。
• 仓库把货品入库整理，再依据请检单在材料账簿上记下账目，保留一份请检单，将另一联送采购部保管。
• 财务部依请检单记录财务账。

　　2．绘制事务工程分析表

　　依据预备调查所了解的情况，使用表10.1 所示的工程记号，绘制事务工程分析表。绘制事务工程分析表时，应尽量使担当人员、表单的名称、表单和作业或现或流动的关系、表单之间的关系明确化。

　　3．拟订改善方案

　　针对以上分析，我们可以展开以下检讨：

• 各种表单真的必要吗？张数、内容是否有问题？
• 表单的填写是否费时费力？过账、核对作业是否太多？
• 表单的流动顺利吗？是否有停滞的现象？
• 传送方法有没有可以改善的地方？
• 时机和现场作业配合得上吗？

　　对本事例来说，通过检讨可以发现以下问题：

• 品检人员在接到货品之后还要等待请检单方可执行检查，造成时间浪费。
• 由采购部根据交货单转开请检单，不仅耗时，而且易产生错误。

　　至于改善的方法，大家一致认为，应该把交货单和请检单进行合并，变为一式四联的入库检验单，各公司的交货单一律废止，统一使用本公司印刷的入库检验单。这样，可以减少很多中间环节的重复操作。采购部不必根据交货单填写请检单，财务部也不必核对请检单和交货单是否一一对应。

　　4．改善方案的实施与评估

　　事务作业的改善往往会涉及多部门或多人员的配合，所以改善的内容应多方探讨，考虑各方面的意见。必要的时候还要实施教育训练或召开说明会，做到众所周知。改善方案付诸实施之后，应查看事务工作是否按照改善案的程序运行，以及改善的目的是否达到。比如：表单的数量是否如预想的减少，处理时间是否有所缩短，事务量是否相应减少。

　　当然，也应该检查改善方案是否也相应地带来一些副作用。比如给流程中的某些人员带来工作的不便，或者使事务的周密受损。

　　5．改善内容标准化

　　事务工程分析的标准化与其他工程分析有所不同，因为事务工程的更改有牵一发而动的全身的特点，往往不会抱着“改改看”的态度进行更改，然后再逐步进行标准化。一般改善方案在形成过程中已经过多方探讨，实施时为求统一步调，相应的标准化资料也已完成，事后的标准化仅仅是将暂行版改为正式版而已。

　　如今，办公自动化使传统的事务处理流程面临很多挑战，如何进行变革事务处理流程，是许多公司应直面的重要课题。